Intitulé du poste: Responsable de l’Administration et des Finances
Superviseur hiérarchique: Coordinateur Général
Durée du contrat: 12 Mois, renouvelable
Lieu du poste: Yaoundé
Aires de travail: Yaoundé avec des déplacements à Bafoussam, Bamenda, Foumban
Type de Contrat: Contrat national, temps plein à durée déterminée (12 mois) renouvelable selon financement et performance de l’employé.e
Date de démarrage contrat: Dès que possible
DESCRIPTION DU POSTE
Sous la supervision hiérarchique du Coordinateur Général et sous la responsabilité fonctionnelle du Responsable support programmes (point focal Finance) au Siège, vous êtes responsable de la gestion Financière, Administrative et des Ressources Humaines de la mission MdM au Cameroun.
Vous gérez l’ensemble des aspects financiers, administratifs et RH de la mission afin de garantir la mise en œuvre des projets via une utilisation efficiente des ressources. Vous donnez également un appui à la Coordination Générale au niveau de la Communication Interne. Ce poste supervise directement 03 personnes.
TACHES & RESPONSABILITES
I- En tant que technicien et manager :
GESTION DES RESSOURCES HUMAINES
- Superviser la gestion des dossiers du personnel de la mission (formalités administratives, processus de recrutement, contrats, constitution des dossiers individuels, briefing des nouveaux employés, confidentialité des informations RH …)
- Développer et harmoniser les politiques et outils RH (TimeSheet, processus d’évaluation, modèles de contrats de travail, profils de poste, la gestion de base de données RH, les congés, etc.) et superviser leur mise en œuvre par toutes les équipes de terrain
- En collaboration avec le Siège, mettre à jour les documents de référence RH (conditions d’engagement, règlement intérieur, politique de prise en charge médicale du personnel national, manuel admin …)
- Superviser l’établissement des contrats de travail du personnel, les renouvellements de contrats et/ou d’avenants contractuels
- Superviser les procédures administratives et de paie conformément à la législation du pays
- Définir et suivre le plan de formation du personnel national, en collaboration avec le siège celui du personnel international
- Effectuer des benchmarks réguliers, selon indications du siège.
- Superviser les procédures de recrutement du personnel, d’entrées et de sortie du personnel
- Communiquer au Siège les données administratives pour la gestion de prestations pour le personnel International
GESTION ADMINISTRATIVE ET JURIDIQUE
- Assurer une veille fiscale, légale, droits et devoirs de la mission vis-à-vis des institutions du pays
- Prendre les mesures nécessaires afin d’assurer le respect des législations en vigueur dans toutes les actions du programme
- Veiller activement aux procédures d’enregistrement de la mission auprès des autorités concernées et des différents services de l’Etat
- Assurer le suivi des procédures administratives liés au séjour collaborateurs internationaux (échéances de renouvellement des titres de séjour, visa d’entrée et de sortie)
GESTION BUDGÉTAIRE
- Assurer l’encadrement, le contrôle et la consolidation comptable de la mission (contrôle des imputations comptables et analytiques, vérification des pièces comptables, contrôle des inventaires de caisse et rapprochements bancaires).
- Elaborer les budgets et assurer le suivi budgétaire interne de la mission : produire et communiquer aux différents responsables les suivis budgétaires mensuels avec les dépenses réalisées, mettre à jour les dépenses prévisionnelles avec l’équipe de coordination et les responsables de projet
- Elaborer les propositions de budgets, rapports financiers des bailleurs (rapports intermédiaires et finaux)
- Assurer la bonne préparation des audits internes et externes en lien avec le siège
GESTION COMPTABLE
- Superviser l’envoi des clôtures comptables mensuelles au Siège y compris les pièces justificatives selon le cycle comptable mensuel de la mission
- Contrôler les imputations analytiques
- Veiller au suivi et à la régularisation des comptes d’avances
GESTION DE LA TRESORERIE
- Assurer une trésorerie suffisante pour la mission ; élaborer les demandes de trésorerie mensuelles (Demande d’Appro) pour envoi au siège
- Organiser les mouvements des fonds entre le siège-mission et entre la coordination-terrain conformément aux procédures internes (manuel de sécurité des fonds). Tenir à jour la check-list de sécurité des fonds
GESTION DES PARTENAIRES
- Évaluer la capacités des partenaires
- Participer à l’élaboration des MoU (Memorandum Of Understanding)
- Garantir le suivi de trésorerie des Partenaires
- Assurer le suivi des dépenses des Partenaires
- Apporter un appui aux Partenaires dans la mise en application des procédures de MdM CH
II- En tant que Responsable d’Équipe :
- Coordonner le travail et les tâches des différents membres des équipes Finance & RH afin de garantir un cadre de travail optimal en fonction des moyens et priorités de la mission
- Identifier les besoins en ressources humaines, superviser le recrutement, créer / réviser les descriptions de tâches et faciliter l’introduction de nouveaux membres de l’équipe
- Encadrer les membres de son équipe; élaborer les plans d’action annuels, fixer les objectifs individuels, effectuer les évaluations, organiser les backp-up en cas de congé, absence, prendre les mesures disciplinaires.
- S’assurer que le plan de sécurité est compris par l’équipe dont il est responsable et que les règles de sécurité sont respectées
- Identifier les besoins de formation (coaching, formation continue, conférences… ) des membres de l’équipe
- Former les membres du personnel concernés aux outils et procédures Fin & RH en place
- Garantir le classement, l’archivage de la documentation, et la sécurité des données produites
- Organiser et superviser les réunions du département support
III- En tant que Membre de l’Equipe de coordination :
- Participer avec l’équipe de coordination pays à la réflexion sur l’évolution de la mission, et la programmation de nouveaux projets et/ou réorientation (cycle de projet, Plans d’Actions Annuels, Stratégie d’Intervention Pays)
- Rédiger les rapports réguliers sur ses activités
- Participer à la rédaction des parties techniques par métier des demandes de financement et des rapports bailleurs
- Effectuer des contrôles internes ad-hoc lors des déplacements sur les projets
- Participer aux réunions inter-admin avec les autres ONG
Les activités peuvent être amenées à évoluer en fonction du contexte.
CONDITIONS D’EMPLOI :
- Poste à temps complet, basé à Yaoundé (il ne s’agit pas d’une affectation/délocalisation) ;
- Contrat national de 12 mois, éventuellement renouvelable en fonction des financements et de l’évaluation de performance de l’employé(e) ;
- Rémunération selon profil et grille salariale MdM ;
PROFIL RECHERCHE :
1- DIPLÔMES, NIVEAU D’ÉTUDE
- BAC + 4 dans les domaines de la finance, audit et contrôle, comptabilité, économie de gestion, administration des entreprises.
- Une formation complémentaire en gestion des ressources humaines est un grand atout
2- COMPETENCES CLÉS :
- Justifier d’au moins 02 ans d’expérience à un poste similaire dans une ONG internationale
- Bonne connaissance des principaux bailleurs de fonds (DDC, GIZ, ECHO, …)
- Parfaite maîtrise du Français et bonne connaissance de l’anglais.
- Parfaite maîtrise du pack MS Office et du logiciel comptable SAGA.
- Connaissance des politiques et procédures de base pour les volets Administration, RH et Finances.
- Compétences d’analyse et de synthèse.
- Parfaite organisation personnelle.
- Pédagogie et compétences en management et en coaching.
- Rigueur et moralité. Diplomatie. Esprit d’équipe. Flexibilité. Bonne gestion du stress. Leadership.
POUR POSTULER :
Les personnes intéressées sont priées de déposer leur dossier complet de candidature par email sous forme de fichier pdf unique. Le dossier de candidature complet comprend les éléments suivants :
- Lettre de motivation adressée au Coordinateur Général de Médecins du Monde Suisse au Cameroun ;
- Curriculum Vitae (03 PAGES MAXIMUM) ;
- Copie des attestations de travail et du diplôme requis ;
- Trois personnes de référence (Nom, Prénoms, Fonction, Adresse mail et Téléphone fonctionnel)
Le dossier devra être envoyé par email à l’adresse suivante [email protected]
Délai: le 11/04/2023 à 17H30 précises
