Médecins sans frontières (MSF) est une organisation non gouvernementale médicale humanitaire internationale fondée en 1971 . Elle porte assistance à des populations dont la vie ou la santé sont menacées, en cas de conflits armés, d’épidémies, de pandémies, de catastrophes naturelles ou d’exclusion des soins.
MEDECINS SANS FRONTIERES BELGIQUE recrute :
POSTE 1 : COMPTABLE (H/F)
Mission Principale
Sous la responsabilité du Responsable Financier et Administratif, le Comptable est chargé de :
Gérer la trésorerie quotidienne, vérifier la gestion en contrôlant la fiabilité des données, en effectuant le suivi des factures et en présentant des rapports comptables mensuels conformément aux instructions du responsable financier et des protocoles de MSF pour fournir des informations financières précises et à jour.
Responsabilité
1. Gestion de la caisse
• Tenir et mettre à jour les mouvements dans les livres de comptes pour chaque petite caisse, enregistrer toutes les opérations entrantes et sortantes, s’assurer que les soldes de la caisse reflètent toujours la somme réelle conservée dans les caisses et examiner la moindre divergence,
• Veiller au strict respect des procédures de contrôle des espèces pour chaque caisse/monnaie (assurer le contrôle quotidien des espèces, inventaires hebdomadaires des espèces, rapprochement avec le logiciel comptable de concert avec le responsable pour assurer des informations financières fiables et mises à jour),
• Effectuer les paiements en espèces et les avances en espèces en s’assurant que les règles et les protocoles de MSF sont respectés et que les montants avancés seront dûment remboursés
2. Préparation et suivi des opérations bancaires
• Procéder à la préparation des ordres de virement bancaire (en ligne ou physique),
• Procéder à l’édition des chèques pour tout paiement par chèque,
• Enregistrer les paiements effectués dans le registre approprié,
• Effectuer le rapprochement bancaire.
3. Suivi des validations de dépenses et factures
• Procéder à la vérification de la conformité des documents,
• Garder une trace des factures/reçus et autres frais de fonctionnement et analyser les renseignements connexes (coûts, contrats de services,) pour communiquer des informations fiables,
• S’assurer que tous les reçus répondent aux exigences de MSF (délais, information, signatures),
• Procéder à la bonne allocation des dépenses sur les lignes budgétaires dédiées.
4. Gestion de la comptabilité
• Effectuer la saisie au quotidien dans le logiciel comptable des paiements effectués
• Vérifier la qualité des reçus pour le paiement des chèques,
• Effectuer le paiement des déclarations fiscales et sociales selon les échéances,
• Procéder à la numérisation des documents sur base mensuelle,
• Veiller à établir un rapport comptable mensuel conforme aux procédures de MSF, en vérifiant les entrées individuelles et en préparant les documents administratifs nécessaires (originaux) comme base pour la justification et l’explication des paiements et des reçus effectués,
• Participer aux clôtures mensuelle et annuelle de la comptabilité,
• Informer le superviseur de n’importe quelles questions/problèmes qui peuvent survenir dans l’exécution des tâches.
5. Assure le backup du Responsable Financier et Administratif
Profil du poste
• Formation : Minimum BAC + 2 en Comptabilité/Finance ou tout domaine connexe ;
• Expérience dans un poste similaire : au minimum 2 ans à un poste en Comptabilité ;
• Expérience avec la gestion de systèmes d’information ;
• Avoir une bonne maîtrise du Français (oral/écrit) et l’Anglais est un atout ;
• Connaissances des normes de comptabilité locale, du système ERP (système de comptabilité à double entrée), des lois locales en matière fiscales
Qualités requises
• Précis et méticuleux
• Flexible (sens du service)
• Avoir une bonne gestion du stress
• Être orienté(e) résultats
• Être doté(e) d’un bon sens relationnel
• Être dynamique, motivé(e) à travailler, respectueux(se) ; engagé(e) ; réactif(ve) et disponible
• Être disposé(e) à apprendre et à se développer professionnellement ;
• Avoir un esprit de synthèse et d’analyse ;
• Capacités à travailler dans un environnement pluridisciplinaire et multiculturel ;
• Niveau avancé dans la suite office.
• Adhésion aux principes de MSF
Dossiers de candidature
Constitution et transmission des dossiers
Les dossiers de candidature doivent comprendre :
• Une lettre de motivation;
• Un curriculum vitae détaillé.
• Une photocopie des diplômes obtenus?;
Les dossiers de candidature en spécifiant comme objet : « Candidature au poste de Comptable », doivent être soumis par email à l’adresse [email protected] au plus tard le 18 août 2024 à 23 heures 59 minutes GMT.
Seul(e)s les candidat(e)s retenu(e)s seront contacté(e)s. Confidentialité assurée.
POSTE 2 : Logistique/Services Généraux/IT Superviseur
Mission principale
Sous la responsabilité du Responsabilité du Responsable Logistique, le Logistique/Services Généraux/IT Superviseur est chargé de :
Superviser les activités quotidiennes de la logistique, des services généraux, IT et approvisionnement et assurer la maintenance des équipements, des installations et des infrastructures de MSF conformément aux protocoles de MSF en vue de conserver les installations en parfaite condition et de participer au développement de la mission.
Supervise directement le Chauffeur en lien avec ses activités.
Responsabilité
Description générale du poste
Ce poste combine plusieurs aspects des Service généraux, de la logistique, de l’approvisionnement et des systèmes d’information :
• Tout le volet de la gestion des service généraux, bureaux et logement des équipes et la maintenance des équipements et des installations conformément aux procédures MSF.
• Tout le volet Mouvement et transport avec la planification, les suivis, et l’entretien des véhicules
• Tout le volet approvisionnement avec la gestion et le suivi des commandes cumulées aux achats et le volet gestion des d’exonérations (dans approvisionnement)
• Tout le volet support IT de 1ère ligne et gestion de systèmes d’information.
Objectifs et tâches principales
1. Gestion des services généraux (logements et bureaux)
• Identification des nouveaux logements, visite et validation des logements et contribue à l’élaboration des contrats de location.
• S’assure et gère l’équipement des nouveaux logements, achat et installation selon la politique de logement de MSF
• S’assure de la bonne gestion de la maintenance des maisons et de leur équipement et de la gestion et du suivi des demande d’interventions.
• Veille à la maintenance des équipements bureau hors IT et procède aux réparations et
passe les contrats de service quand la sous-traitance est nécessaire
• S’assure de la bonne gestion et entretien des salles de réunions
• S’assure de la gestion des espaces de travail et de l’équipement de chaque poste de travail.
2. Garant des politiques et procédures Logistique
• Contribue à l’élaboration d’une politique et procédure pour la gestion de la maintenance des équipements du bureau
• Élabore des outils afférents aux procédures identifiées
• S’assure de la bonne utilisation des outils pour optimiser et standardiser l’approche de
gestion de la logistique
• S’assure que les contrats de prestataires mis en place protègent MSF Belgique et
garantissent une approche professionnelle de travail
• Prépare un planning des mouvements et s’assure de son bon déroulé
• Gère les notes de service en lien avec la logistique.
3. Gestion des mouvements et du transport
• Coordonne les besoins des mouvements, planification des mouvements, et prépare le planning hebdomadaire des Chauffeurs et s’assure de faire face aux demandes de dernières minutes
• Encadre les Chauffeurs dans ses fonctions
• Planifie le travail des Chauffeurs en préparant un planning de mouvement pour ses
activités et effectue des suivis du planning
• Accompagne les Chauffeurs pour le développement de leurs compétences
• Assure la supervision des chauffeurs et de leur planning
• Assure le bon suivi de l’utilisation des véhicules selon les procédures mises en place
• Assure selon les pratiques courantes MSF la maintenance et l’opérationnalité du véhicule
• Assure la location de véhicule avec Chauffeur en fonction des besoins et demandes.
4. Gestion de l’approvisionnement et des commandes
• Gère les stocks, effectue les inventaires et l’encodage du matériel d’investissement.
• Gérer les commandes et le suivi et en particulier : Planification des achats, recueillir les commandes du hub, établir les commandes et en faire le suivi, selon les procédures en place, effectuer des achats locaux selon les procédures d’approvisionnement de MSF et assurer les conditions de réception du fret ou des matériels qui arrivent ainsi que l’organisation et le conditionnement du matériel avant son expédition.
• Suit l’enregistrement des mouvements et changements de condition du matériel d’investissement. Effectue l’édition des documents d’achats, et suit les procédures d’approvisionnement y compris les exonérations et importations éventuelles
• Contribue à l’élaboration d’une politique et d’une procédure de sélection des démarcheur(se)s et agences pour les recherches de logement
• S’assure de la bonne implémentation de la politique et procédure de sélection des démarcheurs et agences, et tient une base de données actualisée
• S’assure de la bonne implémentation de la politique et procédure de sélection des prestataires et tient une base de données actualisée.
5. Gestion des dossiers d’exonérations
• S’assure que toutes les factures reçues soient analysées en matière d’exonération
• S’assure de gérer les demandes d’exonérations à la source avec les prestataires
• Tient une base de données des dossiers d’exonération et d’analyse de facture
6. Support IT de 1ère ligne et gestion de systèmes d’information
• Point focal à Abidjan du département IT de Bruxelles
• Veille à la maintenance des équipements et supervise les réparations
• Garde le réseau opérationnel (Nestor, antivirus, backup, connexions internet, configurations etc.) avec l’appui du siège quand nécessaire
• Tient à jour et disponible les documents de configuration de tous les PC, équipements divers, Boites mail selon la configuration standard de MSF
• Gère les consommables de la bureautique (encre, toner, …)
• Assure le bon fonctionnement et l’accessibilité des périphériques (Imprimantes) du bureau
• Assure le support de 1ère ligne en cas de problématiques IT
• Offrir du support IT à toutes les personnes travaillant dans les bureaux
• Prépare un rapport sur les activités IT
7. Gestion d’équipe
• Organise des réunions hebdomadaires d’activités avec l’équipe log
8. Assure le backup du Chauffeur
Profil du poste
• Formation : Minimum BAC + 3/4 en Logistique, Management de la logistique ou tout domaine connexe ;
• Expérience dans un poste similaire : au minimum 5 ans à un poste similaire ou 2ans d’expérience chez MSF ;
• 2 ans d’expérience en gestion de système informatique (IT) comme support 1ère ligne
• Expérience en gestion des services généraux est un atout ;
• Avoir une bonne maîtrise du Français (oral/écrit) et l’Anglais est un atout ;
• Avoir un permis de conduire et savoir conduire.
Qualités requises
• Avoir de bonnes capacités rédactionnelles et une bonne aptitude en communication orale et écrite ;
• Avoir une bonne gestion du stress
• Être orienté(e) résultats
• Être doté(e) d’un bon sens relationnel et savoir allier rigueur et méthode dans son travail ;
• Être dynamique, motivé(e) à travailler, respectueux(se) ; engagé(e) ; réactif(ve) et disponible
• Être disposé(e) à apprendre et à se développer professionnellement
• Avoir au moins deux ans d’expérience chez MSF ou quatre années dans un emploi similaire en dehors de MSF dans une autre ONG.
• Avoir au moins deux ans d’expérience en gestion de système d’information (IT) comme support de 1ère ligne
• Avoir de bonnes connaissances en gestion des dossiers d’exonérations ;
• Avoir un esprit de synthèse et d’analyse ;
• Avoir une connaissance des techniques d’inventaire et de gestion de stocks
• Avoir une expérience en gestion des services généraux est un plus
• Expérience pertinente en Logistique ;
• Capacités à travailler dans un environnement pluridisciplinaire et multiculturel ;
• Adhésion aux principes MSF
Dossiers de candidature
Constitution et transmission des dossiers
Les dossiers de candidature doivent comprendre :
• Une lettre de motivation;
• Un curriculum vitae détaillé ;
• Une photocopie des diplômes obtenus?;
Les dossiers de candidature en spécifiant comme objet : « Candidature au poste de Logistics Supervisor – Facility – IT », doivent être soumis par email à l’adresse [email protected] au plus tard le 18 août 2024 à 23 heures 59 minutes GMT.
Seul(e)s les candidat(e)s retenu(e)s seront contacté(e)s. Confidentialité assurée.
