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Intitulé du poste |
Coordinateur.trice de Projet |
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Nombre de poste |
01 |
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Référence |
MDM-CH/BENIN/0423/COORD/008 |
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Durée du contrat |
12 mois renouvelables suivant la performance et selon les besoins |
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Lieu d’affectation |
Benin — Cotonou |
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Aires de travail |
Départements du Littoral, des Collines, du Zou, du Borgou et de l’Alibori. |
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Type de Contrat |
Contrat national, à temps plein, à durée déterminée, |
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Date de publication |
19.04.2023 |
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Date de démarrage contrat |
24 Mai 2023 |
Médecins du Monde Suisse est une organisation humanitaire médicale indépendante. Membre du réseau international Médecins du Monde, nous fournissons depuis 1993 un accès durable à la santé aux personnes en situation de vulnérabilité, en Suisse et dans 12 pays en Afrique, en Amérique Latine et en Asie.
Notre vision est celle d’un monde où les obstacles à la santé sont surmontés et où le droit à la santé est effectif pour toutes et tous.
Pour y parvenir, nous nous sommes fixés comme mission d’améliorer de manière durable l’accès à la santé des populations exclues, et plus particulièrement des femmes et des enfants ainsi que des populations vulnérables. Ainsi, nous travaillons autour de trois domaines d’action :
1) Santé et droits sexuels et reproductifs (SDSR),
2) prévention et prise en charge des violences,
3) soins palliatifs pédiatriques (SPP).
Nous favorisons une approche qui combine l’action et le plaidoyer.
Le Bénin est une des plus grandes missions de MdM Suisse. Nous sommes présents dans le pays depuis 2006. Actuellement au Bénin, nous réalisons des projets dans les 3 domaines d’action de MdM Suisse avec un accent opérationnel sur les violences basées sur le genre (VBG), la santé mère-enfant et la Santé et droits sexuels et reproductifs.
Le bureau de MdM Suisse au Bénin est basé à Cotonou avec des bases dans les départements de l’Alibori, du Borgou et du Zou.
Dans le cadre de la mise en œuvre de ses interventions au Bénin, l’organisation recherche un.e Coordinateur.trice de projet qui soutiendra la Coordinatrice des Programmes dans la gestion de tous les projets.
Le.la Coordinateur.trice de Projet sera en charge de suivre en particulier un nouveau projet de Santé et droits des jeunes et adolescent.e.s en consortium avec 3 autres membres du réseau international de Médecins du Monde.
DESCRIPTION DU POSTE :
Sous la supervision de la coordinatrice des programmes et avec l’appui technique des référents thématiques, Le.la Coordinateur.trice de Projet accompagne la coordinatrice des programmes dans l’exécution de ses tâches, dans la définition des stratégies et les activités du programme, d’en superviser la mise en œuvre et d’évaluer les résultats. Il/elle assure la responsabilité de la mise en œuvre du projet du consortium : « RESPECT des droits SSR des adolescent.e.s et jeunes » sur financement d’Affaires Mondiales Canada.
Ce projet, mené en consortium avec 3 autres membres du réseau international de Médecins du Monde, vise à « contribuer à la jouissance accrue des droits de la personne relatifs à la santé par les détenteur.trice.s de droits en situation de vulnérabilité et de marginalité, en particulier les adolescentes et jeunes femmes de 10 à 24 ans dans des régions ciblées au Burkina Faso, au Benin et en Haïti ».
Le.la Coordinateur.trice est le 1er responsable de la planification, de la mise en œuvre et du suivi du projet. Le/la titulaire du poste veillera à la qualité et à la pertinence des activités, à l’atteinte des résultats et objectifs programmatiques et à la mobilisation des ressources humaines, matérielles et financières nécessaires au bon fonctionnement du projet et des partenariats. II/elle assurera la cohésion et la coordination des partenaires locaux et internationaux (membres du consortium) pour le bon fonctionnement du projet. II/elle assurera la gestion de son équipe et la coordination des différentes bases pour la bonne exécution du projet. II/elle sera en charge des aspects de représentation et de visibilité du projet et participera au développement de l’expertise en DSSR de MdM Suisse au Bénin. II/elle contribuera aux réflexions pour l’élaboration de nouveaux projets en DSSR et VbG et donnera son appui à l’écriture des documents.
II/elle supervise directement trois (03) responsables de projet et un responsable de communication et plaidoyer et est en lien fonctionnel avec l’équipe de la coordination du consortium, avec le Responsable Genre, le Responsable M&E et les autres responsables de projets.
Plus particulièrement, les principales tâches du.de la Coordinateur.trice de Projet seront :
Objectif 1 : Gestion, planification et mise en œuvre du projet RESPECT
- Assure la gestion et le bon déroulement du consortium RESPECT ;
- En collaboration avec les partenaires et les responsables logistiques et administratifs ; planifie et organise les ressources humaines, matérielles et financières nécessaires à la réalisation du projet RESPECT ;
- En collaboration avec les membres du consortium, assure l’élaboration et la soumission dans les délais du plan de travail annuel du projet (PMO) ;
- Elabore la planification et la réalisation du calendrier des activités trimestrielles du projet ;
- Valide la mise en œuvre des activités en veillant à leur qualité (qualité des termes de références, notes administratives, contrats de prestations de services, évaluations, études et formations prévues dans le cadre des projets) ;
- Prépare, encadre et appuie les missions des consultants sur le terrain dans le cadre du projet (développement des outils, organisation des missions) ;
- Appuie le responsable communication et plaidoyer dans l’élaboration et la mise en œuvre d’une stratégie de plaidoyer répondant aux objectifs du programme ;
- Garanti le respect de la législation locale concernant les autorisations nécessaires à la réalisation des activités du projet ;
- En étroite collaboration avec le.la responsable genre et le coordinateur des programmes, maintien une étude constante du contexte d’intervention en DSSR et des thématiques du programme pays, y compris au niveau des orientations stratégiques du gouvernement.
- Participe à l’élaboration et à la mise à jour des plans stratégiques et opérationnels (programme) pays ;
- Participe aux réunions hebdomadaires des programmes pour assurer la cohérence entre le projet RESPECT et les autres projets menés dans le pays.
- Est responsable de la bonne gestion financière du projet ; en étroite collaboration avec la Responsable Administrative et Financière ;
- Veille à la conformité des dépenses du projet avec les règles d’Affaires Mondiales Canada et au respect des procédures financières ;
- Contrôle et coordonne le suivi du budget de manière mensuelle et propose des réajustements au besoin, en étroite collaboration avec la responsable administrative et financière ;
- Veille à la gestion efficiente des fonds alloués ;
- Valide les engagements de dépenses et les dépenses effectives sous sa responsabilité budgétaire et/ou technique ;
- Participe aux révisions budgétaires et soumet pour validation des budgets révisés consolidés.
Objectif 2 : Suivi et évaluation du projet RESPECT
- Effectue des missions sur le terrain pour accompagner les équipes, superviser les activités, identifier les contraintes et proposer des solutions et appuis techniques si nécessaire ;
- Supervise le suivi mensuel des plans d’activités avec les Responsables de projet
- En collaboration avec le.la responsable M&E, supervise la collecte des données, valide les outils de travail pour le suivi des indicateurs et assure leur bonne utilisation par les responsables de projets (collecte de données, protocoles de prise en charge, outils de surveillance) ;
- En coordination avec le responsable M&E et les responsables de projet, encadre l’analyse régulière des données collectées et assure la qualité de la récolte et de la consolidation des indicateurs à remonter auprès du consortium ;
- Assure l’élaboration, la qualité et la consolidation des rapports d’activités semestriels et annuels sur le projet ;
- Coordonne la recherche collective de solution lorsque des problèmes se posent dans la mise en œuvre des projets ;
- Coordonne et encadre les évaluations intermédiaires et finales prévues dans le cadre du projet.
Objectif 3 : Management de l’équipe projet
- Pilote le recrutement des collaborateurs qui lui sont directement subordonnés en étroite collaboration avec la Coordinatrice des programmes et la Chargée des Ressources Humaines ;
- Assure le briefing et l’intégration des collaborateurs projets qui lui sont directement subordonnés en étroite collaboration avec son supérieur hiérarchique direct ;
- Organise et anime des réunions hebdomadaires du projet ;
- Gère les collaborateurs qui lui sont directement subordonnés (soumission à temps des plans de travail, planification des besoins, planification des objectifs, évaluation et renforcement des capacités) ;
- Conseille et appui les collaborateurs qui lui sont directement subordonnés dans I ’encadrement de leurs équipes, la résolution de problèmes ;
- Assure la coordination entre les équipes des différentes bases travaillant sur le projet ;
- Assure une bonne ambiance et promeut un bon esprit d’équipe.
Objectif 4 : Relations avec les bénéficiaires, partenaires, bailleurs de fonds et rayonnement
- Représente MdM Suisse lors de réunions extérieures auprès des bénéficiaires, autorités, ONGs, partenaires et toutes autres parties prenantes en lien avec le projet RESPECT ;
- Travaille en étroite collaboration avec les partenaires opérationnels : assure la participation des partenaires dans la conception, la mise en œuvre et l’évaluation du projet, formalise les relations, organise et participe aux réunions avec les partenaires, identifie Ieur force et Ieur faiblesses, apporte un appui technique et veille au respect des engagements pris et à la résolution de conflits ;
- Coordonne le travail du comité de pilotage du projet sur le terrain ;
- Représente MdM Suisse dans tous les échanges avec les membres du consortium et assure le lien avec MdM Canada, MdM France et MdM Espagne ;
- Participe à la représentation vis-à-vis d’Affaires Mondiales Canada au Bénin.
Objectif 5 : Suivi des programmes
- Fournir un soutien dans la coordination des programmes pour assurer une qualité constante, y compris l’incorporation effective de thématiques transversales comme les violences liées au genre, la santé mentale et l’approche communautaire
- Entretenir les liens opérationnels entre les différents volets des programmes
- Soutenir les responsables Projets pour superviser la performance des projets et des partenaires
- Effectuer des visites sur le terrain conjointement avec la coordonnatrice Programme sur tous les sites des projets
- Accompagner les responsables Projets dans l’identification et l’atténuation des défis opérationnels
- Soutenir la poursuite de la mise en œuvre et la mise à jour du système de suivi/monitoring
- Veiller à ce que les outils de suivi/monitoring et d’évaluation éclairent davantage les décisions de gestion du programme et la planification stratégique.
- Assurer la révision et renforcer la qualité des rapports périodiques d’activités
- Participer à la rédaction des propositions de projet et les rapports pour MdM et les bailleurs de fonds
- Accompagner le suivi de la situation épidémiologique du pays avec un focus sur les zones d’intervention de la mission
- Participer à l’identification des besoins en santé mentale et Protection
- Participer activement à l’élaboration de la stratégie opérationnelle de la mission
- Participer aux missions exploratoires et aux évaluations des besoins
- Veiller à ce que les nouvelles orientations stratégiques soient prises en considération et mises en œuvre
PROFIL RECHERCHE :
Conditions Scolaires/Académiques
- Avoir un diplôme d’étude universitaire de troisième cycle (BAC+5)en sciences humaines/santé publique.
- Avoir une formation supérieure dans le secteur de la protection/appui psychosocial/santé mentale serait un atout.
Expériences professionnelles
- Avoir au moins 5 ans d’expérience ;
- Avoir au moins 5 ans d’expérienceen gestion d’un projet financé par des bailleurs internationaux et sur un poste similaire ;
- Avoir au moins 5 ans d’expérienceen gestion d’équipe ;
- Avoir au moins 2 ans d’expériencedans le domaine des Droits sur la Santé Sexuelle et Reproductive.
Savoir-faire :
Excellente capacité rédactionnelle en français ;
Excellentes aptitudes dans la planification, la coordination et le suivi de projets ; Connaissance des DSSR avec connaissance spécifique sur les VbG est indispensable ; Connaissance des outils de travail communautaires est indispensable ;
Connaissance approfondie des outils collaboratifs et du pack office ;
Connaissances des procédures de bailleurs de fonds ; connaissance d’Affaires mondiales Canada, un atout ;
Capacités en gestion, supervision et encadrement du personnel ;
Capacités d’anticipation et de résolution de problèmes ;
Aptitudes à la représentation et solide capacité de négociation et de diplomatie ;
Capacité à travailler en équipe, utiliser le réseau professionnel et en gardant le respect de la multiculturalité ;
Sens de la rigueur.
Savoir-être :
Autonomie tout en respectant les procédures et les règles de vie et de sécurité de la mission ;
Sens des responsabilités ;
Dynamisme et curiosité ;
Grand sens de l’organisation et bonne gestion du stress ; Diplomatie, calme et patience ;
Engagé, vous adhérez aux valeurs de MdM, vous respectez le code de conduite, l’éthique et les principes humanitaires de l’organisation. Vous êtes motivé par son modèle associatif.
LISTE DES PIECES A FOURNIR :
- Lettre de motivation adressée à la Coordinatrice Générale de Médecins du Monde Suisse au Bénin
- Curriculum Vitae (trois pages maximum)
- Copie Iégalisée d’une pièce d’identité en cours de validité (carte d’identité ou passeport)
- Copie Iégalisée des diplômes et attestations
- Preuve des différentes expériences pertinentes pour le poste (attestations de travail, attestation de bonne fin d’exécution, …)
- Trois personnes de référence (Nom, Prénoms, Fonction, Adresse mail et Téléphone fonctionnel).
DEPÔT DES DOSSIERS :
Le dossier complet de candidature en format PDF devra être envoyé par mail à l’adresse : [email protected] avec en objet « Candidature au poste de coordinateur.trice de Projet ».
La date limite d’envoie des candidatures est fixée au lundi 07 mai 2023 à 17h00 Heures précises.
Les candidatures reçues après la date limite indiquée ou à une adresse autre que celle mentionnée ci-dessus seront déclarées irrecevables.
Seules les candidatures présélectionnées seront contactées.
Médecins du Monde se réserve le droit de ne donner aucune suite à ce recrutement et de consulter les dossiers lors de leur reception.
Médecins du Monde est un employeur qui promeut l’égalité des opportunités et met en œuvre une procédure de recrutement équitable et transparente. La procédure est ouverte à toutes les candidates et tous les candidats qui pensent qu’ils répondent aux exigences du poste. Aucun employé ou individu de Médecins du Monde n’a le droit de demander un paiement en espèces ou l’échange de faveurs de quelque nature que ce soit en contrepartie d’un traitement préférentiel dans le processus de recrutement.
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Intitulé du poste |
Chargé.e de l’Administration et de la Logistique |
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Nombre de poste |
01 |
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Référence |
MDM-CH/BENIN/0423/BJ12/009 |
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Durée du contrat |
Un (01) an renouvelable selon les performances et les besoins |
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Poste Basé à |
Bénin – Parakou |
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Aires de travail |
Parakou avec d’éventuelles descentes vers les bases opérationnelles |
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Type de Contrat |
Contrat national à temps plein à durée déterminé |
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Date de publication |
24/04/2023 |
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Date probable de démarrage contrat |
Dès que possible |
Membre du Réseau international de Médecins du Monde comportant 15 associations, Médecins du Monde Suisse (MdM Suisse) a été fondée en 1993. Au carrefour entre l’action humanitaire et la santé publique, MdM Suisse agit depuis plus de 20 ans pour améliorer l’accès à la santé des plus vulnérables. Dans le cadre de la mise en œuvre de ses interventions au Bénin, l’organisation recherche un.e chargé.e de l’administration et de la Logistique pour sa base opérationnelle de Parakou. Le poste est ouvert à tous les ressortissants de l’espace CEDEAO.
DESCRIPTION DU POSTE :
Sous la Responsabilité du Coordinateur des services Support, le Chargé.e de l’Administration et de la Logistique assurera la gestion administrative globale ainsi que la gestion de la logistique de la base de Parakou en vue de permettre une meilleure gestion en termes support. Vous êtes le.la responsable hiérarchique d’un chauffeur et vous travaillerez en étroite collaboration avec le Responsable de projets DSSR/Parakou et le reste des membres de l’équipe de MdM-CH à Parakou ainsi que de l’équipe support de la coordination de Cotonou.
Plus particulièrement, vos principales responsabilités seront :
Objectif 1 : Gestion de la base de Parakou
- Assure l’interface entre la coordination et la base auprès des autorités de Parakou.
- Assure un bon entretien et fonctionnement des biens immobiliers de MdM (bureau de Parakou, espaces de stockage, éventuels logements du personnel).
- Assure l’émission des demandes d’achats nécessaires pour le bon fonctionnement de la base de Parakou.
- Assure le respect des clauses et du suivi des contrats de bail de MdM et est l’interlocuteur premier avec le bailleur de Parakou.
- Assure la surveillance des biens immobiliers (bureaux).
- Assure la bonne gestion des achats sur la base de Parakou.
- Actualise le répertoire des fournisseurs de la base de Parakou.
- Maintient un bon relationnel avec les fournisseurs de Parakou et sert de pont entre la coordination et la base.
Objectif 2 : Gestion des biens mobiliers et des stocks
- Assure la mise à jour quotidienne de l’inventaire des biens de l’organisation sur la Base de Parakou en répertoriant chaque pièce dans l’inventaire.
- Assure le marquage des biens avec un numéro séquentiel unique (y compris les biens faisant l’objet d’un certificat de don ou de prêt) et actualise le tableau de suivi des équipements mensuellement en coordination avec la Logisticienne Base de Cotonou.
- Elabore et soumets à l’approbation de l’administration les documents de décharge pour les remises et transferts de biens aux partenaires (certificats de dons ou contrats de prêts).
- Réalise une vérification de l’inventaire sur une base trimestrielle.
- Assure un suivi régulier des stocks (mobiliers, consommables et matériels de visibilité) et prévoit les commandes de matériels pour éviter les ruptures conformément au plan d’approvisionnement.
- Assure la sécurité des stocks pour éviter la disparition ou l’altération de biens stockés.
- Participe activement au processus de réalisation de travaux de construction, réhabilitation, équipement et maintenance d’infrastructures liés aux activités.
- Assure en collaboration avec notre Chargé des systèmes d’informations la correcte gestion et maintenance du stock des équipements (téléphones, ordinateurs, imprimantes, scanners, vidéoprojecteur, etc.).
- Supervise et compile la gestion des biens mobiliers et des stocks de la base de Parakou.
Objectif 3 – Gestion du parc véhicule et des déplacements
- Assure une correcte gestion de la flotte des véhicules et motos de la base de Parakou en coordination avec la logisticienne Base de Cotonou.
- Coordonne et planifie le travail du/des chauffeur(s).
- Gère les plannings des véhicules.
- Assure le contrôle et l’élaboration des logbooks et rapports de consommation mensuelle en carburant des véhicules.
- Coordonne et organise les éventuels transports de marchandises.
- Assure les contrôles préalables à la validation des déplacements inter urbains.
- Remplit les fiches de demande de validation de déplacements en coordination avec le référent sécurité.
- Etablit annuellement avec le garage prestataire le calendrier des maintenances préventives de la flotte des véhicules et veille à son respect par les chauffeurs.
- Assure la constitution de dossier par véhicule.
- Etudie les fiches signalétiques lorsqu’une réparation est jugée nécessaire par un chauffeur et réalise les demandes d’engagements pour les réparations et entretiens des véhicules.
- Est l’interlocuteur de base avec les garages de références de Parakou.
- Supervise et coordonne la gestion du parc véhicule au niveau de Parakou.
- Assure le bon management des équipes des chauffeurs et en parallèle des agents de sécurité.
Objectif 4 : Gestion de l’administration et de la comptabilité
- Effectue les différents paiements autorisés en espèces après vérification de l’éligibilité des pièces.
- Tient journalièrement les journaux de caisse de la base et transmet à la coordination en fonction des deadlines validées.
- Vérifie quotidiennement les justifications d’avances de dépenses : avance de voyages et avances pour activités, etc.
- Traite quotidiennement les justifications des avances conformément au manuel des procédures financières.
- Tiens à jour le journal manuel des avances.
- Effectue les demandes d’approvisionnement de caisse.
- Gère la caisse et le coffre de la base conformément au manuel des procédures financières validé et prend en compte toutes les instructions données dans le cadre de la gestion du cash,
- Procéder à l’archivage correct de tout dossier de paiement selon les procédures.
- Préparer les documents comptables en utilisant les codes comptables, budgétaires et financiers appropriés.
PROFIL RECHERCHÉ :
Conditions Scolaires/Académiques :
Avoir une licence en gestion financière et comptable (BAC + 3) – option comptabilité/Audit et contrôle de Gestion/Gestion des Entreprises/Administration avec comme diplôme de base un BAC G2,
Diplôme et/ou une formation complémentaire en gestion logistique
Expérience professionnelle :
Faire preuve d’une expérience de 5 années minimum dans le domaine administratif / comptable /
Expérience au moins 3 années dans une ONG internationale à un poste similaire
Résidence à Parakou avec une expérience de travail dans le département du Borgou serait un atout
Aptitudes :
Excellente capacité rédactionnelle en français.
Connaissance approfondie des outils collaboratifs et du pack office.
Faire preuve d’une connaissance et d’une compréhension approfondies du logiciel EXCEL.
Connaissance des logiciels de comptabilité SAGA serait un grand atout.
Connaissance de la gestion des approvisionnements
Aptitude dans la planification
Connaissances des procédures de bailleurs de fonds.
Sens de l’organisation, de la priorisation et de la planification stratégique et opérationnelle, esprit d’analyse et capacité à prendre des initiatives
Capacité à travailler en équipe, à utiliser le réseau professionnel et en gardant le respect de la multiculturalité,
Sens de la rigueur,
Autonomie tout en respectant les procédures et les règles de vie et de sécurité de la mission.
Permis de conduire A souhaitable
Engagé, vous adhérez aux valeurs de MdM et êtes motivé par son modèle associatif.
LISTE DES PIECES A FOURNIR :
- Lettre de motivation adressée à la Coordinatrice Générale de MDM-CH au Bénin
- Curriculum Vitae (02 pages maximum)
- Copie d’une pièce d’identité en cours de validité (carte d’identité ou passeport)
- Copie des diplômes et attestations
- Preuve des différentes expériences pertinentes pour le poste (attestations de travail, attestation de bonne fin d’exécution, …)
- Trois personnes de référence en lien avec vos postes antérieurs de préférence les Responsables des Ressources Humaines (Nom, Prénoms, Fonction, Adresse mail et Téléphone fonctionnel)
DEPÔT DES DOSSIERS :
Le dossier complet en format PDF devra être envoyé par mail à l’adresse : [email protected]
avec en objet « Candidature au poste de chargé de l’administration et de la Logistique Parakou ».
La date limite d’envoie des candidatures est fixée au 05 mai 2023 à 17h00 Heures précises.
MdM CH se réserve le droit de consulter les dossiers reçus au fur et à mesure de leur réception. Les candidatures reçues après la date limite indiquée ou à une adresse autre que celle mentionnée ci-dessus seront déclarées irrecevables.
Seules les candidatures présélectionnées seront contactées.
Médecins du Monde se réserve le droit de ne donner aucune suite à ce recrutement
Médecins du Monde est un employeur qui promeut l’égalité des opportunités et met en œuvre une procédure de recrutement équitable et transparente. La procédure est ouverte à toutes les candidates et tous les candidats qui pensent qu’ils répondent aux exigences du poste. Aucun employé ou individu de Médecins du Monde n’a le droit de demander un paiement en espèces ou l’échange de faveurs de quelque nature que ce soit en contrepartie d’un traitement préférentiel dans le processus de recrutement.
