Le nom Mines Advisory Group a été créé dès les débuts de l’organisation, lorsqu’il a été décidé que le rôle initial de MAG serait d’attirer l’attention de la communauté internationale sur les questions liées aux mines et aux UXO.
POSTE 1: Directeur national de la construction
Département : Opérations
Ligne gérée par : Responsable technique de terrain
Lieu : Abuja avec des déplacements fréquents dans les zones d’opérations de MAG
Avis important : le poste est soumis à la disponibilité des fonds
Objet du poste :
Le directeur national de la construction sera responsable de la gestion et du suivi complets des activités de construction et/ou de réhabilitation pour le Groupe consultatif sur les mines au Nigeria. Ce poste sera encadré par TFM ; – en étroite collaboration avec le Référent Technique Régional Construction de MAG en Afrique de l’Ouest.
Plus particulièrement, le Directeur National de la Construction sera responsable des aspects et activités suivants : –
Description de l’emploi:
Toutes les activités doivent être entreprises conformément à l’objectif, à la portée et aux principes des normes et politiques de MAG.
Contrat de construction/gestion de projet
- Produire ou contribuer, selon les besoins, à la production de plans/dessins techniques, de devis quantitatifs et devis techniques pour des projets de construction ou de réhabilitation, en assurant la compatibilité avec les SOP Construction de MAG WAM, les normes de construction locales et internationales et les contraintes environnementales spécifiques ;
- Veiller à ce que les contrats et avenants relatifs aux différents projets de construction et/ou de rénovation soient rédigés conformément aux exigences nationales et MAG
- Assurer l’encadrement technique des appels d’offres locaux et des consultations restreintes à travers un processus transparent conformément à la planification établie par le programme ;
- Veiller à ce que les activités de construction soient réalisées selon le calendrier et le temps établis ;
- Gérer les relations avec les entrepreneurs, y compris les questions relatives à la qualité des travaux,
- Garantir le suivi des termes du ou des contrats avec les entreprises et assurer les validations nécessaires, garantir le suivi et le paiement des factures en liaison avec l’équipe financière de MAG Nigeria et assurer pleinement le suivi des contrats ainsi que la rédaction et suivi des éventuels amendements ;
- Évaluer la faisabilité d’initiatives et de procédures alternatives pour les chantiers, y compris ceux éloignés, difficiles d’accès ou présentant des difficultés particulières ;
- Rédiger et partager des rapports d’activité hebdomadaires et mensuels conformément aux SOP de MAG WAM Construction.
Supervision des activités de terrain
- Suivi technique et supervision des chantiers ;
- Surveiller et contrôler la qualité de la construction et garantir que les normes convenues sont atteintes et maintenues à toutes les étapes ;
- Détecter et gérer de manière proactive toute difficulté pouvant survenir lors de la mise en œuvre du projet
- Assurer la liaison et la coordination avec les partenaires du projet et les bénéficiaires
- Fournir et tenir à jour la documentation complète (plans, contrats, avenants, fiches de suivi, rapports ou tout autre document requis par le programme) pour chaque site ;
- S’assurer que la documentation complète (plans, contrats, avenants, fiches de suivi, rapports et tout autre document requis par le programme) existe et est tenue à jour pour chaque site.
Cette description de poste vise à résumer les principales tâches et responsabilités du poste ; il ne s’agit pas d’une liste complète et exhaustive de tâches. Il s’agit d’un document non contraignant et peut être modifié selon les circonstances. Tous les membres du personnel sont censés exercer leurs fonctions conformément aux besoins du projet et aux directives de l’organisation.
- Travailler dans le cadre des valeurs fondamentales de MAG
- Travailler à atteindre les objectifs du département et des programmes
- Assure la connaissance et le respect de toutes les politiques et procédures de MAG et se tient au courant des activités de MAG.
- Exercer son rôle d’une manière adaptée au contexte culturel et dans le cadre juridique local.
- De plus, le directeur de construction effectuera toutes autres tâches ponctuelles demandées par son superviseur dans le cadre des activités de construction et de réhabilitation de MAG au Nigeria.
- Comprendre et respecter les normes énoncées dans le cadre de protection de MAG, en agissant avec le soin et l’attention nécessaires pour protéger le bien-être de toute personne entrant en contact avec le travail de MAG et en signalant tout problème.
Spécification de la personne / Profil du candidat :
Exigences : Diplôme universitaire (minimum baccalauréat) en génie civil ou en construction.
Expérience : Au moins cinq (05) années d’expérience professionnelle dans un cabinet de conseil technique ou de gestion de projet/chantier.
Connaissances informatiques : Bonne connaissance et utilisation courante des logiciels bureautiques (Word, Excel, Outlook) et maîtrise des logiciels de dessin assisté par ordinateur (AutoCAD).
Connaissance des langues : Excellente maîtrise et connaissance de l’anglais. Le haoussa (parlé et écrit) serait un atout.
Qualité : Capacité à faire des propositions et à prendre des initiatives, capacité à travailler sous pression en termes de programmation.
Compétences essentielles :
- Intérêt et engagement envers le mandat et les principes humanitaires de MAG
- Honnêteté et transparence
- Motivé, enthousiaste, flexible et capable d’effectuer plusieurs tâches à la fois
- Rigoureux
- Joueur d’équipe, humble et courtois, capable de travailler sous pression; rapide et proactif, capable de gérer le stress et de prendre des initiatives.
- Déterminé et engagé à atteindre des normes de qualité élevées.
POSTE 2: Agent des services de soutien
Département : Support
Ligne gérée par : Responsable Logistique
Lieu : Abuja avec des déplacements fréquents dans les zones d’opérations de MAG
Avis important : le poste est soumis à la disponibilité des fonds
Objectif du poste :
Le responsable des services de soutien sera responsable de la gestion générale et quotidienne du bureau d’Abuja et devra également se rendre dans les zones d’opération de MAG au Nigeria. Ce poste est encadré par le Responsable Logistique.
Plus particulièrement, le responsable des services de soutien est responsable de :
Description de l’emploi
Toutes les activités doivent être entreprises conformément à l’objectif, à la portée et aux principes des normes et politiques de MAG.
Logistique et approvisionnement :
Participer à la mise en place de la Supply Chain
- Préparer les documents requis pour les achats (demande pro forma, analyse des offres, contrat d’achat, bon de commande, bon de livraison, etc.). À examiner par le LM
- Rassemblez des factures pro forma et d’autres informations et cherchez à obtenir les meilleurs prix pour la qualité souhaitée.
- Assurer la qualité et les quantités des biens et services livrés et s’assurer que les demandeurs ont signé le GRN sur la base des spécifications du PRF
- Mettre régulièrement à jour la base de données des fournisseurs pré-approuvés.
- Réaliser régulièrement des études de marché et mettre à jour la liste de prix
- Préparer les dossiers de paiement et les transmettre à LM pour examen avant de les soumettre au service financier.
- Collaborer étroitement avec les services de support et techniques.
Gérer l’équipement et l’inventaire
- Gérer les entrées et sorties de stock.
- Tenir à jour le registre des équipements et les registres d’inventaire.
- Participer aux inventaires physiques.
- Veiller à la bonne utilisation du matériel.
- Soutenir l’entretien et la réparation des équipements.
Gérer le transport et la flotte de véhicules
- Compiler les demandes de mouvements de véhicules et coordonner la gestion de la flotte.
- Veiller à ce que les véhicules soient correctement entretenus et utilisés.
- Maintenir une documentation appropriée du journal du véhicule.
- Veiller au respect des consignes de sécurité lors des déplacements des véhicules.
- Organiser le transport de marchandises par voie terrestre et aérienne.
Assurer la maintenance et l’entretien général
- Surveiller l’entretien du bâtiment.
Finance
- Soutenez le FC en garantissant que MAG se conforme à toutes les exigences légales en matière de paiement et de prélèvement.
- Soutenir le FC dans l’examen et le traitement des demandes de paiement, en garantissant l’exactitude et le respect de la politique de MAG.
- Vérifier la conformité financière des réquisitions et bons de commande, des bons de réception avant tout paiement
- Assurez-vous que tous les paiements réguliers sont effectués à temps.
- Gérer la petite caisse du programme, notamment en effectuant un décompte quotidien et en signalant immédiatement tout écart à FC
- Mettre à jour quotidiennement le livre de caisse avec les transactions effectuées.
- Assurez-vous que des dossiers précis et une preuve de paiement sont conservés.
- Obtenir chaque mois le relevé bancaire du compte MAG et le transmettre à FC en support du rapport financier mensuel
- Maintenir un système de classement efficace en veillant à ce que tous les documents comptables soient correctement classés
Administration
- Veiller à ce que les horaires des fournisseurs de services soient maintenus et communiqués.
- Soutien à la préparation de la documentation écrite selon les besoins.
- Effectuer le classement électronique et papier avec précision et efficacité.
- Entretenir les fournitures de bureau et coordonner tout entretien nécessaire, au besoin.
- Faciliter les démarches d’obtention de visas pour le personnel en collaboration avec le LM
- Respecter et assurer le respect des délais et procédures de gestion administrative, financière et logistique de l’organisation
- Effectuer toute autre tâche spécifique demandée par la hiérarchie dans l’intérêt de MAG
Cette description de poste vise à résumer les principales tâches et responsabilités du poste ; Il ne s’agit pas d’une liste complète et exhaustive de tâches. Il s’agit d’un document non contractuel pouvant être modifié en fonction des circonstances. Tout le personnel de MAG doit être flexible et disposé à effectuer les tâches appropriées lorsque le besoin s’en fait sentir.
Tous les membres du personnel sont censés accomplir les tâches générales suivantes :
- Travailler dans le respect des valeurs fondamentales de MAG et promouvoir son éthique et sa mission
- Travailler à la réalisation des objectifs du département et du programme
- Assurer la connaissance et le respect de toutes les politiques et procédures de MAG et se tenir au courant des activités de MAG.
- Exercer leur rôle d’une manière adaptée au contexte culturel et au cadre juridique locaux
- Comprendre et respecter les normes décrites dans le cadre de protection de MAG, en agissant avec le soin et l’attention nécessaires pour protéger le bien-être de toute personne entrant en contact avec le travail de MAG et en signalant tout problème éventuel.
Spécification de la personne
Expérience essentielle
- Diplôme supérieur de niveau universitaire en administration, ressources humaines, logistique ou tout autre domaine connexe.
- Expérience préalable d’au moins deux (2) ans dans un rôle administratif, idéalement dans un rôle de services de soutien pour une autre ONG.
- Expérience antérieure en matière d’approvisionnement, y compris l’identification de fournisseurs, la réalisation d’études de marché, etc.
- Expérience antérieure dans la rédaction de documents administratifs, logistiques et de tenue de dossiers.
- Très bonnes capacités organisationnelles, attentif et minutieux, et capable de travailler de manière autonome.
- Excellentes compétences administratives, notamment dans l’utilisation de MS Word et Excel.
- Maîtrise de l’anglais, la connaissance du haoussa est un atout.
Compétences essentielles
- Intérêt et engagement envers le mandat et les principes humanitaires de MAG
- Honnêteté, transparence
- Motivé, enthousiaste
- Rigoureux
- Joueur d’équipe, humble et courtois, capable de travailler sous pression; promptitude et proactivité, compétences en matière de gestion du stress et d’initiative
- Déterminé et engagé à atteindre des normes de qualité élevées
POSTE 3: Gestionnaire de la logistique
Département : Programmes
Ligne gérée par : Responsable de Base
Responsables hiérarchiques : agent des services de soutien
Lieu : Abuja avec des déplacements fréquents dans les zones d’opérations de MAG
Avis important : le poste est soumis à la disponibilité des fonds
Objectif du poste :
Le responsable logistique (LM) assure la conception, la mise en œuvre, le respect et l’amélioration continue du système au sein du département Logistique et Flotte, conformément aux politiques, aux bonnes pratiques et aux directives des donateurs de MAG.
Relevant du gestionnaire de base, le LM agira en tant que membre clé du programme et devrait contribuer au développement stratégique du programme.
Description de l’emploi
Approvisionnement et approvisionnement
- Fournir une expertise technique en matière de logistique et d’approvisionnement au programme SMT pour guider l’élaboration des budgets, des propositions et des plans opérationnels, en garantissant que les nouveaux projets disposent de ressources et d’un coût appropriés.
- Développer et mettre à jour les plans d’approvisionnement du programme dans une stratégie d’approvisionnement pour garantir un approvisionnement en temps opportun et une chaîne d’approvisionnement fluide pour permettre le fonctionnement efficace des opérations.
- Gérer le processus d’approvisionnement de bout en bout, conformément aux procédures d’approvisionnement de MAG et des donateurs, en garantissant le contrôle de la chaîne d’approvisionnement et l’optimisation des ressources.
- Examiner et mettre à jour les processus logistiques actuels conformément au cadre logistique du siège, produire et mettre en œuvre des SOP de projet pour garantir une fonction logistique et d’approvisionnement transparente et efficace.
- Superviser la sélection et la nomination des fournisseurs conformément à la stratégie d’approvisionnement et aux procédures d’approvisionnement, en menant des études de marché locales, des processus d’appel d’offres et l’élaboration d’accords d’approvisionnement adaptés.
- Organiser, suivre et surveiller le transport et le stockage en toute sécurité des équipements et des actifs en veillant à ce que tout le personnel concerné soit tenu informé des progrès.
- Travailler avec les programmes pour garantir que les demandes d’approvisionnement international sont consolidées, claires et bien planifiées à l’avance.
- Travailler avec les douanes et d’autres parties prenantes pour garantir le dédouanement rapide et rentable des marchandises expédiées à l’international.
- Veiller à ce que les licences et autorisations pertinentes soient recherchées lorsque cela est nécessaire pour l’achat et l’utilisation d’équipements sensibles.
Gestion de flotte et d’équipements
- Surveiller, maintenir et développer des procédures et des processus pour la gestion efficace de la flotte du projet, y compris les véhicules et les générateurs.
- Garantissez un enregistrement précis et vérifiable de tous les mouvements de la flotte, de l’entretien et des dépenses en carburant.
- Surveiller et suivre l’utilisation des véhicules via le système de suivi des véhicules, signaler, recommander et lancer des processus pour garantir une utilisation appropriée de la flotte.
- Élaborer des plans de formation pour les conducteurs (manuel du conducteur) afin de garantir des connaissances à jour sur la flotte actuelle et prévue.
- Fournir des conseils à la flotte/aux chauffeurs sur les meilleures pratiques et la maintenance appropriée pour contrôler les coûts.
- Réduire les risques pour les opérations en développant un système PPM (maintenance préventive planifiée) efficace, adapté à l’objectif et pertinent aux conditions du projet. Examiner les calendriers de maintenance et mettre en œuvre les modifications nécessaires en fonction de l’état des actifs.
- Surveiller l’utilisation et l’état de tous les actifs opérationnels, y compris l’équipement, les radios/Thurays, etc. Veiller à ce que les calendriers de maintenance soient suivis et que les pièces de rechange adéquates soient conservées en stock pour réduire les temps d’arrêt.
- Rechercher et rendre compte des nouveaux équipements, outils, technologies et processus pour garantir le maintien des meilleures pratiques en matière d’équipement.
Politiques, systèmes et dossiers
- Tenir des dossiers administratifs précis et complets relatifs à tous les achats et expéditions conformément aux procédures MAG et aux réglementations des donateurs pour garantir la transparence et la responsabilité.
- Veiller à ce que les politiques, procédures, systèmes et directives de MAG en matière de logistique et d’approvisionnement soient mis en œuvre et respectés.
- Élaborer et mettre en œuvre des politiques, des procédures et des systèmes qui amélioreront la responsabilité, la transparence et l’efficacité de la fonction logistique et d’approvisionnement du programme.
- Assurer le respect et l’application du plan de sécurité du programme, des politiques et des contrôles de sûreté et de sécurité pour assurer la sûreté et la sécurité des actifs et des ressources du MAG.
- Le LM jouera également un rôle clé au sein de l’équipe de gestion des incidents.
Gestion des actifs et des stocks
- Mettre en œuvre et maintenir des systèmes d’inventaire pour garantir que des mécanismes de contrôle robustes et des soldes de stock minimum sont en place et fonctionnent efficacement.
- Superviser les actifs du programme, en veillant à ce que les actifs soient suivis, entretenus et entretenus et que le registre des actifs du programme soit précis et à jour.
- Gérer le cycle de vie des actifs du programme, en garantissant leur élimination en temps opportun, conformément à la politique de MAG et des donateurs.
- Superviser et coordonner toutes les questions liées au transport et à la gestion du carburant pour garantir que les véhicules sont utilisés de manière appropriée et en toute sécurité, que l’assurance est en place, que les dommages sont signalés, que les services ont lieu et que la consommation de carburant est réglementée et enregistrée.
Gestion et Formation
- Superviser et gérer le personnel du département conformément aux politiques et procédures RH de MAG.
- Planifier et offrir des opportunités de renforcement des capacités pour les rapports opérationnels.
- Fournir une formation et des séances d’information au personnel pour améliorer sa compréhension des procédures logistiques, du contrôle des actifs, de l’inventaire, du contrôle des magasins et des politiques et procédures MAG.
Relations et réseautage
- Veiller à ce que l’équipe de gestion du programme soit tenue au courant de toutes les questions pertinentes liées à la logistique.
- Entretenir et développer des contacts avec d’autres agences et autorités locales et ministères concernés sur les questions de logistique et d’approvisionnement.
Tout le personnel est censé accomplir les tâches générales suivantes :
- Travailler dans le cadre des valeurs fondamentales de MAG, en promouvant sa philosophie et son énoncé de mission.
- Travailler à atteindre les objectifs du plan d’affaires du programme et/ou du département
- Veiller à connaître et adhérer à toutes les politiques et procédures de MAG et se tenir informé des activités de MAG.
- Entreprendre et appliquer les apprentissages issus de programmes de formation et de développement appropriés.
- Comprendre et respecter les normes décrites dans le cadre de sauvegarde de MAG, en agissant avec le soin et l’attention nécessaires pour protéger le bien-être de toute personne entrant en contact avec le travail de MAG et en signalant les problèmes s’ils surviennent.
Il s’agit d’un document non contractuel qui peut être modifié de temps à autre en fonction des circonstances. Cette description de poste vise à résumer les principales tâches et responsabilités du poste ; il ne s’agit pas d’une liste complète et exhaustive de tâches. Tout le personnel de MAG doit faire preuve de flexibilité et de volonté d’effectuer les tâches appropriées lorsque le besoin s’en fait sentir.
Certaines descriptions de poste peuvent être complétées par des termes de référence spécifiques.
Spécification de la personne
Expérience essentielle
- Au moins 5 ans d’expérience en logistique et approvisionnement
- Expérience dans la coordination de tous les aspects d’une chaîne d’approvisionnement robuste.
- Expérience dans la mise en œuvre et la gestion de contrôles logistiques pour répondre aux exigences opérationnelles d’un projet ou d’un programme.
- Expérience du personnel de gestion et de renforcement des capacités
Compétences et connaissances essentielles
- Connaissance des procédures et directives internationales pertinentes en matière d’exportation/importation.
- Compréhension des directives d’achat éthiques et des normes OING.
- Capacité à développer et à maintenir des systèmes de tenue de dossiers clairs pour surveiller la chaîne d’approvisionnement et la gestion des actifs.
- Excellentes compétences organisationnelles avec la capacité de coordonner, planifier et prioriser les activités.
- Excellentes compétences en lecture, écriture, calcul et informatique (par exemple Word/Excel/PowerPoint)
- La capacité de communiquer avec clarté et crédibilité sur papier et en face à face
- Compétences efficaces en négociation
Aptitude essentielle
- Innovant, flexible et proactif avec une approche de résolution de problèmes où les systèmes peuvent être améliorés
- Déterminé et engagé envers les normes de qualité les plus élevées
- Capacité à s’intégrer dans une équipe variée et à établir des relations de travail efficaces à tous les niveaux en interne et en externe.
- Capacité à respecter les délais et à travailler sereinement sous pression
- Capacité à gérer et à prioriser une lourde charge de travail
- Capacité à représenter et promouvoir MAG
- Intérêt et engagement envers le mandat humanitaire et de renforcement des capacités de MAG
- Souci du détail, notamment en ce qui concerne la paperasse/l’équipement
Souhaitable
- Expérience de travail sur les processus d’approvisionnement et de facturation
- Expérience des procédures de licences d’exportation
Méthode d’application
Lettre de motivation et CV mis à jour à envoyer à [email protected].
AUCUN CV physique ne sera accepté
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