L’organisation humanitaire internationale Action Contre la Faim recrute pour ces 2 postes (09 Juillet 2024)

Sous la supervision hiérarchique du Chief of Party de Propel Adapt Mali, l’objectif global de ce poste est de contribuer à l’implémentation du projet PROPEL ADAPT, et plus particulièrement faciliter les activités de plaidoyer et de mobilisation communautaire. 

Dans ce cadre, le stakeholder engagement manager a pour rôle de:  

• Assurer la mise en œuvre de la stratégie du projet PROPEL Adapt.
• Assurer une démarche de qualité dans la mise en œuvre du projet.
• Contribuer au renforcement des capacités des acteurs du projet et des ONG locales en plaidoyer et intégration du genre;
• Assurer la coordination des activités de plaidoyer dans les régions respectives d’intervention et entre les régions. 

Objectif 1 : Assurer l’implémentation et la mise en œuvre des actions de plaidoyer projet selon une démarche de qualité

• Proposer et Développer des approches techniques de mise en œuvre des activités dans la zone d’intervention du projet en collaboration et coordination étroite avec la coordination technique.
• Assurer une planification adéquate et continue des activités en collaboration avec la coordination technique et les autres staffs en charge des aspects spécifiques de plaidoyer des divers projets et assurer que la mise en œuvre des activités se fait conformément à cette planification.
• Rapporter régulièrement l´état d´avancement du projet, signaler tout problème dans la mise en œuvre et être force de proposition de solutions et d’actions en vue de résoudre les problèmes pouvant survenir.
• Contribuer à l’élaboration de tout document technique en lien avec le projet (TDRs, protocoles, questionnaires, fiches de suivi, rapports techniques, plan d’action, etc.), avec l’équipe technique du projet et les coordinations techniques.
• Identifier les besoins de formation de l’équipe du projet et des partenaires locaux en se fondant sur les évaluations et l’observation in situ.
• Participer aux réunions de coordination des Bases et de la Mission ainsi qu’aux rencontres régulières des équipes de projet.
• Participer à la mise à jour du plan de suivi évaluation et apprentissage des activités et participer à sa mise en œuvre en collaboration avec le département MEAL ainsi que les équipes de projet et des Bases/sous Bases, les ONG/OSC nationales de mise en œuvre et les autres parties prenantes.
• Contribuer à la capitalisation du projet.
• Contribuer à la communication du projet en collaboration avec le staff dédié.
• Participer à la production des différents rapports techniques.
• Contribuer à l’élaboration et la mise en œuvre de la stratégie de sortie du projet.

Objectif 2 : Assurer la gestion administrative, financière et logistique des activités de plaidoyer du projet  

• Assurer le respect des procédures administrative, financière et logistique en lien avec la mise en œuvre des activités de plaidoyer et genre du projet.
• Assurer dans les temps, la bonne gestion administrative et financière des activités en coordination avec les équipes du projet et support (prévisionnel d’achat, prévisionnel de trésorerie, suivi budgétaire et contrôle de l’imputation des dépenses, etc.).
• Participer à la préparation du planning hebdomadaire/mensuel des activités et des sorties de terrain en concertation avec les chefs de base et la logistique.
• Identifier, signaler et prévenir des problèmes ou contraintes éventuels.
• Assurer de bonnes relations de travail avec les départements support (logistique, administratif et financier et RH).
• Assurer le respect des plans d’archivages des justifications techniques de toutes les activités.
• Appuyer le responsable de l’audit lors des missions d’audits commanditées par la mission, le siège ou le bailleur.

Objectif 3 : Assurer le suivi évaluation des activités du projet, en lien avec l’équipe de suivi-évaluation des bases 

• Pre-valider les contenus des messages pour les réseaux sociaux.
• Assurer la veille sur les retours des internautes sur les publications et assurer le retour à leurs questionnements

Objectif 4 : Répondre aux exigences de communication du bailleur de fonds

• Contribuer à garantir le suivi (monitoring) des activités du projet avec le département MEAL, et participer à la mise en œuvre du plan MEAL et du Cadre de Résultats du projet.
• Appuyer les équipes des ONG/OSC nationales de mise en œuvre pour la bonne utilisation et mise en œuvre des outils de suivi des actions.
• Participer à l’autoévaluation et l’évaluation des actions (missions de terrain, entretiens/Focus group, débriefings réguliers avec les agents de terrain, etc.), aux missions de suivi-évaluation des bailleurs et partenaires au besoin.
• Participer à l’organisation et à l’animation des ateliers de capitalisation et d’apprentissage.
• Promouvoir et contribuer à l’évaluation de l’impact du projet (évaluation externe).
• Promouvoir et contribuer à l’apprentissage et à l’amélioration de la qualité (évaluation interne et visites conjointes).
• Appuyer la mise en œuvre des mécanismes de plainte visant à la transparence et à l’éthique du projet notamment auprès des communautés parties prenantes.
• Appuyer la conduite des enquêtes Baseline, Endline.
• Produire des documents sur les cas de succès du projet relativement au plaidoyer, la gouvernance et au Genre.
• Contribuer à l’écriture des propositions de projets de la mission notamment ceux en complément au projet.

Conformément à la grille de rémunération d’ACF Mali

L’objectif principal du Responsable Support basé à Mopti, est d’assurer principalement le fonctionnement des aspects administratifs, financiers et logistiques du projet à Mopti, selon les procédures ACF et du bailleur de fond, pour permettre une bonne mise en œuvre du projet PROPEL Adapt. Il assure la coordination et la gestion de l’information support avec les départements supports de la mission.

Il/ Elle travaille sous la supervision directe du Chief Of Party et en lien fonctionnel avec la coordination support de Bamako.

Principales responsabilités

Objectif 1. Assurer le suivi administratif et financier du projet conformément aux procédures ACF et du bailleur (70%)

• Contrôler l’éligibilité des factures (conformité avec la demande d’achat, mentions obligatoires…) selon les procédures ACF et normes USAID ;
• Tenir la comptabilité de la base au jour le jour, en conformité avec les règles de comptabilité internationales et les procédures ACF-E en vigueur (FMT, Journaux)
• Faire un suivi des avances ouvertes.
•  Assurer la clôture de la comptabilité mensuelle sur la base, conformément aux procédures ACF en place sur la mission et s’assurer de son envoi sous format électronique pour le 30 ou 31 du mois M au plus tard sur Bamako ;
• Assurer le suivi budgétaire Propel avec les outils financiers ACF (DC ; CCP ; eFMT)
• Assurer la mise à jour du CCP de la base ;
• Tenir des réunion eFMT avec toute l’équipe Propel de la base.
•  Suivre avec les partenaires locaux les modalités financières, budgétaires et RH dans le cadre des projets mis en place conjointement
• Suivre et contrôler avec les partenaires les aspects financiers, budgétaires et RH des conventions et accords de partenariat
• Participation au renforcement des capacités des partenaires en fonction des besoins identifiés
• Capitaliser au niveau de la base sur toutes les pratiques innovantes en matière financière, budgétaire dans le cadre des partenariats
• Assurer l’approvisionnement du coffre, de la caisse sur la base et sous base, en conformité avec les règles de sécurité relatives à la gestion des fonds ;
• Autoriser les dépenses en fonction du prévisionnel de trésorerie mensuelle validée par la coordination ;
• Vérifier que les dépenses prévisionnelles des chefs de projets cadrent avec le budget de leur projet ;
• Vérifier que les coûts intégrés dans le plan d’affectation et les suivis budgétaires sont conformes à la réalité.

Objectif 2 : Assurer la Gestion Logistique de Propel ADAPT ( 20%)

Achats :

• Organiser et coordonner les achats terrain et s’assurer que les procédures internes du Kit Log ACF et des procédures sont respectées (Suivi des Achats, règles d’achat, demandes de dérogations, etc.);
• Assurer le suivi de commande et son actualisation régulière;
• S’assurer que les demandes d’achats et les commandes respectent bien les spécifications techniques demandées;
• Sélectionner des fournisseurs capables de répondre aux besoins de l’organisation.

Transport :

• S’assurer que les transports du matériel respectent les procédures ACF;
• Organiser l’expédition des kits et intrants sur les zones d’intervention;
• Assurer le suivi des mouvements des véhicules

Gestion du stock :

• Recevoir et valider les demandes de sortie stock ; établir des demandes de sortie de stock base supérieur si besoin;
• S’assurer d’un bon entreposage des articles,
• S’assurer du respect des procédures de stock selon le kit log : gestion de stock physique et administratif;
• Réceptionner les intrants selon les procédures du kit log, signer les bons de livraison des intrants et autres items distribués.

Gestion des équipements :

• Assurer le suivi de la liste des équipements et des inventaires dans base
• Supervision de la bonne gestion du parc automobile : maintenance, entretien, log books, etc.
• Conception et suivi du planning quotidien et hebdomadaire des mouvements
• Conception et suivi du planning des entretiens des voitures, moto et des générateurs
• Assurer et éditer le suivi consommations des véhicules et générateurs
• Création d’une fiche d’identification pour chaque nouvel équipement
• Création de fiche d’allocation temporaire on avant de donner les Equipment
• Supervision de la bonne marche du parc informatique et information de l’IT en cas de problème.

Objectif 3 : Apporter un appui dans la gestion administrative des équipes Propel ( 10%)

• Assurer le suivi administratif du personnel en lien avec la coordination RH de Bamako.
• Faire le lien avec les services locaux en matière de travail pour les dossiers du personnel.
• Relayer les informations à la Coordination RH et assurer l’interface entre le département RH et les équipes pour les questions RH et l’organisation des déplacements (réservation sur les vols).
• Remonter les problèmes d’ordre administratif et des ressources humaines à la coordination.

Conformément à la grille salariale d’ACF.