| Description de la fonction :
Ce poste s’inscrit spécifiquement dans le cadre de la mise en œuvre du projet intitulé « Renforcement des services de protection et de prise en charge psychologiques pour
Les jeunes (garçons et filles), les filles et les femmes vulnérables y compris les survivantes
Des violences basées sur le genre dans les régions de Gao (District de Gao et Ansongo),
Tombouctou (District de Goundam et Diré) et Mopti (District de Djenné) dans le nord et le centre du Mali »
Sous la supervision des chefs de base, le/la Project Manager assure la mise en œuvre du projet en coordonnant les fonctions logistiques, financières et administratives. Il/elle effectue et soutient les évaluations nécessaires, coordonne les activités de démarrage, représente International Medical Corps aux réunions de coordinations (clusters, groupes techniques), assure la liaison avec les autorités locales et les membres des communautés touchées, et collabore avec les acteurs humanitaires.
Le/la Project Manager sera chargé d’assurer une mise en œuvre efficace et un suivi rapproché des activités du projet dans ses zones d’intervention (Tombouctou, Gao, Djenné). Cela implique, de manière non exhaustive, des aspects tels que la planification (activités, budget, logistique, RH), la coordination de la mise en œuvre, le suivi continu (chronogramme, budget, approvisionnement) le rapportage (interne et externe) et la représentation…etc.
Il/elle sera supervisé(e) par les Chefs des Bureaux au niveau opérationnel (Nord et Centre du Mali) et bénéficiera de l’appui technique et des conseils des Conseillers Techniques (Santé – Nutrition, Santé Mentale et Soutien psychosocial, Suivi-Evaluation-redevabilité et Apprentissage, Protection-VBG, Logistique et Sécurité).
Il/Elle aura la charge de la supervision directe des équipes techniques multidisciplinaires (incluant des Officiers Santé-Nutrition, Médecins Cliniques mobiles, Officers SMSPSS, Officiers Protection VBG.) déployées dans chaque région. |
Objectifs généraux :
- Veiller à la bonne mise en œuvre du projet en réponse aux besoins spécifiques des bénéficiaires dans les zones d’intervention de IMC ;
- Assurer les fonctions de gestion de projet dans le domaine de responsabilité, y compris la planification et la mise en œuvre en temps voulu des activités de projet, tout en créant et en garantissant un environnement de respect mutuel dans lequel le personnel adhère aux politiques et aux procédures ;
- Examiner la mise en œuvre par rapport aux dépenses, au plan de travail et aux données au moins une fois par mois ; proposer des solutions en cas de dépenses insuffisantes ou excessives ;
- Contribuer à la stratégie du programme et aider les équipes à élaborer et à exécuter les plans de travail, tout en assurant un soutien mutuel au sein de l’équipe ;
- Assurer un leadership suffisant pour permettre aux activités du projet de se dérouler dans les délais, selon les objectifs fixés et avec un niveau de qualité élevé ;
- Promouvoir la responsabilité, communiquer les attentes et fournir un retour d’information constructif par le biais d’évaluations régulières des performances ;
- Veiller à ce que les activités et la programmation soient conformes aux exigences des donateurs ;
- Rédiger et soumettre des rapports de situation, des rapports des donateurs et des rapports des autorités locales de grande qualité et dans les délais impartis ;
- Identifier les problèmes, les goulots d’étranglement et les questions ayant une incidence sur la mise en œuvre et coordonner l’identification et la mise en œuvre des solutions ;
- Veiller à ce que des systèmes de suivi précis soient mis en place ; utiliser les données dans le cadre d’examens réguliers du projet ;
- Soutenir l’intervention d’urgence en développant et en entretenant des relations avec les parties prenantes concernées ;
- Représenter International Medical Corps et coordonner les évaluations et les activités avec les agences de mise en œuvre dans la région afin d’éviter les doublons et de combler les lacunes dans les services ;
- Générer une image positive d’International Medical Corps et de son personnel dans les zones de responsabilité, et établir des partenariats de collaboration avec d’autres ONG, d’autres organisations et parties prenantes ;
- Superviser et appuyer les équipes Programme déployées sur le terrain, les guider pour une bonne mise en œuvre du projet tout en contribuant au renforcement de leur capacité dans un environnement de respect et favorable à leur épanouissement professionnel ;
- Maintenir de bonnes relations avec toutes les parties prenantes afin de faciliter une mise en œuvre participative du projet et une bonne acceptation de IMC dans les zones d’intervention ;
- Contribuer à une communication et une visibilité efficace des actions de IMC en général et des actions liées à ce projet UNFPA en particulier ;
Taches spécifiques :
Supervision :
- Phase préparatoire :
- Tenir une réunion d’analyse approfondie des données/indicateurs (analyse du tableau de suivi mensuel des indicateurs de performance) et/ou des rapports envoyés mensuellement par des différentes équipes du projet afin d’identification des goulots d’étranglement ou des problèmes majeurs par zone d’intervention ;
- Catégoriser les équipes à superviser en fonction des problèmes prioritaires identifiés afin de donner des réponses aux problèmes majeurs décelés ou un appui technique ou managérial aux staffs qui en ont besoin.
- Phase d’exécution de la visite de supervision (descente sur terrain selon le programme arrêté)
- Rédaction du rapport de la mission de supervision
- Après la mission, un rapport détaillé doit être élaboré et partagé avec les Chefs des Bureaux et bénéficiera de l’appui technique et des conseils du Country Program Director et des Conseillers Techniques (Santé – Nutrition, Santé Mentale et Soutien psychosocial, Suivi-Evaluation-redevabilité et Apprentissage, Protection-VBG, Logistique et Sécurité) 72 heures qui suivent la mission ;
- Archivage des rapports en dur et en version électronique.
Planification du projet
- Développer une stratégie globale pour la mise en œuvre et le suivi du projet, en se basant sur les outils existants pour la planification, les réunions de projet, et le suivi technique, logistique et financier du projet ;
- Prioriser et organiser les activités et les ressources, afin d’atteindre les résultats et les objectifs du projet.
Suivi de la mise en œuvre du projet
- Organiser et animer des réunions hebdomadaires avec les équipes du projet afin de :
- Faire le point sur les activités réalisées et celles à planifier ;
- Identifier les besoins et les défis auxquels les équipes sont confrontés au quotidien ;
- Stimuler la réflexion collective et la recherche de solutions ;
- Examiner les priorités de la semaine suivante ;
- Et apporter des ajustements au(x) plan(s) si nécessaire.
- Mettre à jour les principaux outils de planification (c’est-à-dire le plan de travail, le plan d’achat, le plan de dépenses, le plan MEAL, le plan de congés des équipes programme du projet, etc…) sur une base (bi)hebdomadaire/mensuelle ;
- Préparer des mises à jour sur les progrès réalisés dans tous les aspects du projet, et les présenter aux autres départements lors des réunions hebdomadaires du programme organisées et présidées par le Directeur des programmes ;
- Préparer, consolider et partager avec les Chefs des Bureaux et le Directeur des programmes des rapports d’activités mensuels. Ces rapports doivent ressortir les défis et des besoins d’appui rencontrés par l’équipe mais aussi l’analyse des données collectées via différents outils ;
- Veiller à l’utilisation progressive, rationnelle et exhaustive du budget alloué au projet (partie programme), en comparant fréquemment le budget approuvé avec le pipeline, et en mettant régulièrement à jour les plans d’achat et de dépenses en conséquence ;
- Se coordonner avec les départements Logistique et Finance pour apporter les corrections nécessaires aux informations affichées dans le pipeline (ex : transactions à recoder, duplications à éliminer) ;
- Anticiper (dans la mesure du possible), analyser et atténuer les risques qui pèsent sur la mise en œuvre du projet et proposer des pistes de solutions ;
- Grâce à un système de suivi-évaluation-rédévabilité-apprentissage efficace, veiller à ce que le projet soit mis en œuvre en temps voulu et à ce que tous les objectifs et les résultats attendus soient atteints ;
- Signaler aux Chefs des Bureaux concernés, au Directeur des programmes, aux Conseillers Techniques (Santé – Nutrition, Santé Mentale et Soutien PsychoSocial, Suivi-Evaluation-Rédévabilité et Apprentissage, Protection-VBG, Logistique et Sécurité) toute difficulté ou tout problème imprévu qui nécessiterait une réflexion collective et une prise de décision rapide ;
- Avec l’aide des équipes programme du projet, s’assurer que les principes humanitaires, les politiques des ministères de la Santé et du développement social et de la promotion de la femme, l’enfant et la famille, les normes internationales et les normes propres à IMC et au bailleur de fonds sont connues, respectées et appliquées par toutes les équipes du projet ;
- Veiller à ce que toutes les activités menées sur le terrain soient conformes aux engagements pris avec le bailleur de fonds, les communautés locales et les partenaires de IMC.
Contrôle-qualité/MEAL
- Effectuer des visites régulières de suivi-évaluation-redevabilité-apprentissage sur le terrain dans ses zones d’intervention pour : observer les progrès réalisés par les équipes dans l’atteinte des objectifs visés ; contrôler la qualité des activités ; et coacher les staffs (coaching de proximité) et développer des cas à succès dans le cadre de la mise en œuvre du projet ;
- Veiller à ce que toutes les données quantitatives et qualitatives requises pour le suivi et le rapportage du projet soient correctement collectées, désagrégées et partagées avec le département MEAL en temps voulu. Pour cela, s’assurer de la disponibilité et du remplissage correcte de ces outils ;
- Organiser des réunions mensuelles avec les équipes programme du projet pour : analyser les données et l’impact et la qualité des interventions ; réfléchir à l’opportunité de se retirer d’une aire de santé une fois les critères de sortie remplis ; et prendre des décisions en conséquence ;
- En collaboration avec le Manager MEAL et les équipes programme du projet, veiller à ce que :
- Les leçons tirées du projet fassent l’objet d’une discussion avec les équipes-projet et soient ensuite convenablement documentées et prises en compte dans la planification et les modalités des prochaines interventions ;
- Les mécanismes de redevabilité efficaces et transparents soient mis en place, de sorte que le feedback, les plaintes et les demandes de la communauté soient régulièrement et adéquatement collectées, analysées et traités.
Gestion financière, administrative et opérationnelle de l’exécution du projet
Finance
- Examiner et consolider les plans de dépenses, en tenant compte des plans d’achat, des plans de travail, des plans de congé des équipes programme du projet et des plans de recrutement ;
- Aider les équipes programmes du projet à établir des prévisions des besoins de trésorerie et à vous les soumettre pour analyse avant de les transmettre au département Finance, afin d’éviter tout retard dans la mise en œuvre des activités ;
- Réconcilier les dépenses qui étaient prévues et les dépenses effectives, en collaboration avec les équipes programme du projet et le département Finance.
Logistique
- Se coordonner avec la Logistique pour planifier les achats, le transport, la livraison, le stockage et la distribution des fournitures et équipements nécessaires à la mise en œuvre du projet ;
- Pour faciliter cette coordination, mettre à jour et partager les plans d’achat avec la Logistique sur une base hebdomadaire, en tenant compte des informations fournies par le système financier ;
- Participer aux comités d’appel d’offres pour sélectionner les fournisseurs des biens et prestataires des services (au besoin) ;
- Contrôler, avec l’appui des équipes programme du projet, la qualité des fournitures et des équipements commandés à la réception ;
- Veiller à la bonne gestion et à l’utilisation rationnelle des fournitures et des équipements du projet.
Rapportage & Redevabilité
- Informer régulièrement les équipes y compris les Chefs des Bureaux, le Directeur des programmes et les Conseillers Techniques (Santé – Nutrition, Santé Mentale et Soutien Psychosocial, Suivi-Evaluation-redevabilité et Apprentissage, Protection-VBG, Logistique et Sécurité) des progrès réalisés et des défis ou difficultés rencontrées ;
- Compiler/rédiger des rapports narratifs de QUALITE à usage interne et externe et les partager avec les Chefs des Bureaux, le Directeur des programmes, les Conseillers Techniques (Santé – Nutrition, Santé Mentale et Soutien Psychosocial, Suivi-Evaluation-redevabilité et Apprentissage, Protection-VBG, Logistique et Sécurité) le département Subvention et les équipes programme du projet : Respect des délais fixés en interne.
- S’assurer que tous les rapports d’activités mensuels, les listes de bénéficiaires, les contrats de service, les feuilles de présence aux ateliers et aux formations, etc. sont correctement préparés, complétés et classés (archivage en dur et en version électronique), conformément aux procédures et directives de IMC ;
- Veiller à ce que les équipes du projet connaissent bien les politiques IMC, et qu’elles s’y conforment.
Sécurité & Accès :
- Veiller à ce que les conditions de sécurité soient réunies avant d’envoyer des staffs sur le terrain, en consultant impérativement les Chefs des Bureaux et le département Sécurité et Accès ;
- Analyser régulièrement avec eux l’évolution de la situation sécuritaire dans les zones d’intervention ;
- Préparer et sensibiliser les équipes programme du projet aux défis sécuritaires sur le terrain et à l’importance de respecter les protocoles de sécurité de IMC lors de chaque intervention ;
- Encourager les équipes programme du projet à rapporter au département Sécurité et Accès tous les incidents et rumeurs dont elles auraient connaissance.
Administration/RH :
- Participer au processus de recrutement des staffs en élaborant/révisant l’organigramme du projet, les descriptions de poste, les termes de référence de chacun, les tests techniques et/ou en faisant partie des panels de recrutement ;
- S’assurer que chaque staff connaît, comprend et remplit son rôle et ses responsabilités ;
- Diriger les équipes programme du projet, en collaboration avec les Chefs des Bureaux ;
- Créer un environnement de travail positif, propice et constructif et promouvoir l’esprit d’équipe ;
- S’assurer que des objectifs de performance soient fixés annuellement par chaque superviseur pour chaque staff de l’équipe programme de projet ;
- S’assurer que la performance de chaque staff soit régulièrement évaluée et discutée avec son superviseur N+1, en tenant compte de son plan de carrière ;
- Gérer et atténuer les conflits interpersonnels ;
- Renforcer les capacités des staffs des équipes du projet, en fonction de leurs besoins individuels.
Relations externes et internes :
- Soutenir, faciliter et réaliser des activités de liaison et de communication avec les bénéficiaires, les autorités locales (politico-administratives et traditionnelles), les services techniques de l’Etat, les partenaires de IMC et les autres parties prenantes tout au long du projet ;
- S’impliquer dans les mécanismes de coordination des alertes, les évaluations rapides des besoins et les réponses aux urgences par : une communication étroite avec l’équipe en charge de RRM et les autres acteurs humanitaires ; une participation active aux réunions de coordination ; la diffusion de nouvelles alertes ; la réponse aux alertes reçues (par exemple, le déclenchement d’une évaluation rapide des besoins), etc ;
- Veiller à ce que IMC soit correctement représenté dans les échanges avec les autorités des DS et régionales, les sous-clusters et les groupes de travail sur les questions de Santé-Nutrition, Santé Mentale et Soutien Psychosocial et des VBG ou d’autres thématiques cadrant avec les objectifs stratégiques de la mission IMC au Mali ;
- Veiller à ce que tous les échanges avec les bénéficiaires se déroulent dans le respect et la redevabilité ;
- À la demande de la Coordination, faciliter la préparation des visites officielles sur le terrain et participer aux réunions avec le bailleur.
Rapportage :
- Elaborer des rapports hebdomadaires et mensuels des activités tenus en fonction des exigences internes de l’organisation et du bailleur des fonds ;
- Tenir une base de données de toutes les activités réalisées avec l’appui du chargé de suivi & évaluation et proposer de nouvelles activités pour donner suite à des nouveaux besoins identifiés.
Qualifications :
Diplôme de médecine ou universitaire de niveau Master en santé publique, développement international, etc.) ou avoir plus au moins 5 ans d’expérience pertinente requis ;
Connaissance des opérations humanitaires internationales ;
Expérience probante dans la gestion, le suivi et l’évaluation de projets ou programmes humanitaires. La connaissance des projets ou programmes de développement est un atout y compris de la conception et de la mise en œuvre de plans, de bases de données et d’outils de suivi et d’évaluation, ainsi que de l’analyse et de l’utilisation de données et de résultats pour améliorer l’expérience de la qualité des programmes ;
Solide expérience de la gestion d’équipe et du renforcement des capacités (par le biais du coaching, de la formation et de la supervision formative) ;
Maîtrise du français, à l’écrit et à l’oral. La maîtrise l’Anglais parlé et écrit est un atout.
Excellentes aptitudes à la communication, tant orale qu’écrite ;
Solides capacités rédactionnelles avec une expérience avérée dans la rédaction de rapports d’activités et de rapports bailleurs ;
Bonne connaissance du pack Office (Word, Excel, Power Point) ;
Bonne connaissance des processus de Suivi-Evaluation-Redevabilité-Apprentissage et des procédures financières et logistiques de base ;
Excellentes aptitudes à l’auto-motivation ;
Capacité à faire preuve de discernement et à prendre des décisions de manière indépendante
Excellente capacité à gérer des tâches multiples dans un environnement rapide et en constante évolution ;
Expérience avérée en matière de collaboration avec les autorités locales et les services techniques (les autorités sanitaires Régionales, les autorités des DS et les organisations communautaires sera également appréciée ;
Être flexible et posséder la capacité de faire face à des situations stressantes ;
Faire preuve de créativité et être capable de travailler avec des ressources limitées ;
Capacités d’analyse/synthèse, d’esprit d’initiative et rigueur dans le travail ;
Capacité à s’adapter à différentes cultures, des mentalités et des circonstances variées. |
