Help – Hilfe zur Selbsthilfe est une organisation humanitaire et d’aide au développement Allemande à but non lucratif qui est désormais active dans le monde entier. Nos actions mettent l’accent sur l’aide d’urgence, l’aide aux réfugiés, le relèvement économique, la reconstruction et la réhabilitation. Help agit également dans les domaines de la santé, la nutrition et du plaidoyer. Présente au Mali depuis novembre 2013, l’ONG Help intervient dans les domaines de relèvement économique, la santé, la sécurité alimentaire et le WASH.
Objectif du poste :
Sous la supervision directe du Chef de base, Le/la Administrateur (e) RH de base est responsable de la gestion administrative du personnel de la base, la réception, la diffusion, le classement, l’archivage des dossiers administratifs, RH au niveau de la base ; l’appui technique aux autres membres de l’équipe de projet dans les gestions administrative et RH des activités à mettre en œuvre.
Responsabilités et tâches :
Ressources Humaines / Administration :
- Conseiller et aider les autres départements de la base et de la sous base dans application des politiques et procédures opérationnelles RH globales de Help et dans l’interprétation des lois du travail du Mali ;
- Conseiller les superviseurs sur les mesures appropriées dans la gestion du personnel surtout en matière de discipline ;
- Appuyer les départements dans l’élaborer les demandes de recrutement de la base et sous base ;
- Participer au processus de recrutement de la base et sous base (description des postes, diffusion des annonces, réception et tri des CV, présélection des candidats, l’Organisation des tests écrits et Oraux ; participation à la prise de décision) etc… ;
- Gérer les stages et la formation du personnel de la base et sous base ;
- Gérer et suivre les congés payés du staff de la base et sous base ainsi, s’assurer qu’un remplaçant et une note d’intérim des activités pour une meilleure continuité des activités sont mis en place ;
- Appuyer les départements dans l’élaboration des fiches de postes du personnel de la base et sous base des projets ;
- Rédiger les drafts des contrats de travail et de prestation pour la validation à Bamako ;
- Effectuer le suivi des échéances des contrats du personnel de la base et sous base (employé, prestataire, stagiaire…) ;
- S’assurer que les périodes d’essai sont suivies de façon rigoureuse et des lettres remises aux staffs soit pour renouveler, confirmer ou mettre fin à la relation contractuelle ;
- S’assurer que chaque agent a une description des tâches signées et des objectifs clairs et évaluations faites dans le délai ;
- Gérer un système qui permet d’assurer que les contrats sont renouvelés et établis à temps ;
- Gérer les assurances médicales du personnel de la base et sous base ;
- Faire le suivi et la centralisation de la notation annuelle des agents de la base (évaluation annuelle) ;
- Gérer pour la base et sous base les absences, les embauches et les départs… ;
- Gérer et archiver discrètement les dossiers individuels du personnel ;
- Elaborer et suivre le plan d’orientation pour les personnes nouvellement recrutées pour la base ;
- Assurer le transfert ou l’immatriculation des nouveaux collaborateurs auprès de l’INPS.
- Gérer les activités culturelles et sociales de la base et sous base ;
- Participer à la gestion prévisionnelle des compétences ;
- Participer au suivi du plan de formation de la base et sous base (conseil sur le choix des stages et de l’organisme de formation, inscriptions, bilans…) ;
- Identifier les besoins en Ressources Humaines de la base et sous base ;
- S’assurer du respect de la grille sur le terrain pour les prestataires de service ;
- Assurer les paiements de l’INPS au niveau de la région.
Secrétariat /Administration :
- Assurer l’accueil et l’orientation des visiteurs ;
- Gestion des courriers arrivés – départs et assurer la transmission ;
- Classer les courriers et assurer l’archivage physique et électronique et dispatching des courriers à la coordination de Bamako et au sein de l’équipe de la base et sous base ;
- Rédiger les correspondances administratives si nécessaire ;
- Faire circuler les documents externes de manière prompte et appropriée ;
- Assurer les impressions, photocopies, compilation des documents supports pour la base et sous base ;
- Préparer les correspondances administratives et transmettre à la signature ;
- Assurer la gestion de l’archivage au niveau de la base des documents administratifs ;
- Assurer l’intérim de l’Administrateur comptable en cas d’absence ou d’empêchement ;
- Réaliser toute autre tâche relative à ses fonctions qui pourrait lui être demandée par son superviseur.
Sécurité et code de conduite :
- Appliquer les procédures et règles de sécurité en vigueur chez Help.
Conditions du poste :
- Capacité à travailler sous pression et à anticiper les questions qui à terme se poseront ;
- Connaissances spécifiques des ressources humaines, l’administration et le secrétariat ;
- Disposer de grandes capacités d’écoute et de relations interpersonnelles ;
- Pro activité et la flexibilité ;
- Capacité à travailler de sa propre initiative ;
- Disponibilité et souplesse ;
- Rigueur et organisation.
Profil recherché :
- Avoir un diplôme supérieur (Bac+4), administration, gestion, ressources humaines ou un domaine pertinent ;
- Au moins 3 ans d’expérience confirmée dans un poste similaire au sein des ONG ;
- Capacité à travailler en équipe ;
- Flexibilité et capacité d’adaptation ;
- Esprit d’initiative.
Dossier à fournir :
Les dossiers de candidatures, contenant un CV et une lettre de motivation, peuvent être envoyés à l’adresse électronique suivante : [email protected] en mettant en copie [email protected] au plus tard le 27 Mars 2023, en précisant la nature du poste « Administrateur (e) et ressources humaines de base ».
Seul(e)s les candidat(e)s présélectionné(e)s seront convoqué(e)s pour les tests écrits et entretiens.
L’ONG HELP demandera aux candidats présélectionnés les copies des diplômes, attestations, certificats de travail et/ou de formation ultérieurement.
Les candidatures féminines sont fortement encouragées.
