ChildFund est une organisation de développement international axée sur l’enfant qui travaille dans 23 pays pour mettre les enfants en contact avec les personnes, les ressources et les institutions dont ils ont besoin pour grandir en bonne santé, éduqués, qualifiés et en sécurité, où qu’ils se trouvent.
Les valeurs de ChildFund
ChildFund crée un environnement diversifié, équitable, inclusif et accessible où chacun est accueilli et célébré de manière égale. Dans notre culture de connexion, vous aurez de nombreuses occasions de grandir, d’apprendre et de diriger tout en apportant vos talents et vos innovations à notre mission inspirante.
L’engagement de ChildFund
ChildFund International a une politique de tolérance zéro concernant l’exploitation, les abus et le harcèlement sexuels (SEAH) et toutes autres formes de préjudice de la part de son personnel, de ses partenaires et d’autres représentants dans la prestation de sa mission et de ses services en faveur des enfants. ChildFund s’engage à créer un environnement sûr sur le lieu de travail ainsi que dans les communautés où il propose des programmes et des services. ChildFund attend de chaque membre du personnel, partenaire et représentant qu’il adhère à cet engagement et veille à ce que toutes les politiques et normes de l’organisation soient respectées. Ce poste est soumis à une série de contrôles de vérification, y compris une vérification du casier judiciaire et/ou une divulgation pour garantir la protection des participants au programme.
ChildFund International s’engage à protéger les intérêts, les droits et le bien-être des enfants avec lesquels il est en contact et à mener ses programmes et opérations d’une manière sûre pour les enfants.
Avertissement : Cette description de poste n’est pas une liste exhaustive des compétences, des efforts, des tâches et des responsabilités associés au poste.
À propos de ce rôle
Le RAF dirige la stratégie et gère les domaines de soutien financier au projet d’accès à l’éducation, en anticipant et en identifiant les problèmes critiques et en mettant en œuvre des solutions le plus tôt possible. Il/elle supervise la gestion de
Finances et contrats A2E ; veille à l’existence de politiques et de contrôles internes clairs ; veille à ce que des services de soutien de haute qualité soient fournis au personnel des subventions A2E et représente ChildFund.
Le RAF occupe une position stratégique au sein de la subvention A2E et du CO et examinera, affinera, développera et recommandera des politiques, des systèmes et des processus appropriés pour le système opérationnel A2E.
Le RAF participera activement aux réunions pertinentes et veillera à la documentation des politiques et processus appropriés relatifs à l’administration des subventions et à la gestion financière. Le RAF collaborera avec le directeur financier du bureau de pays et avec les partenaires de mise en œuvre pour atteindre les buts et objectifs du projet.
Expérience et formation requises
- Minimum de 4 ans d’expérience dans le respect des exigences comptables et juridiques
- Maîtrise des techniques et méthodes financières/comptables standards et dans le respect des lois/normes acceptées dans le cadre des activités des ONG ;
- Capacité à gérer les relations interpersonnelles et à travailler efficacement avec les autres pour établir et maintenir de bonnes relations de travail dans un environnement multiculturel et multiethnique tout en faisant preuve de sensibilité et de respect pour la diversité ;
- Maîtrise des logiciels comptables et des applications Microsoft Office : Niveau avancé en Excel , Word, Outlook ;
- Autonome et solides compétences en matière d’organisation et de planification ; Capacité à travailler de manière autonome, sous pression et à distance avec l’équipe ;
- Être exigeant envers soi-même dans le respect des délais ;
- Restez informé et au courant des changements dans les exigences légales ;
- Forte capacité à apprendre, à innover et à travailler avec un minimum de supervision ;
- Très bonne capacité à travailler efficacement sous stress, à identifier les priorités et à respecter les délais.
Responsabilités principales
1 : GESTION BUDGÉTAIRE
- Initie et supervise la stratégie de gestion des finances des subventions A2E pour assurer une bonne gestion
- Initier et suivre la préparation et la consolidation du budget de la subvention A2E, reflétant la disponibilité des fonds ainsi que le coût réel de la mise en œuvre des activités de subvention.
- Initier un processus et surveiller en permanence les budgets A2E et collaborer avec le directeur financier du bureau pays pour prendre toute mesure corrective nécessaire.
- Surveiller les rapports financiers des subventions A2E pour garantir que ChildFund obtient le meilleur rapport qualité-prix, respecte les contrats de financement et évite les pertes ou les coûts inutiles ; prendre ou recommander des mesures correctives au besoin
- Préparer tous les rapports financiers/factures du CO conformément aux normes ChildFund et USAID.
- Initier et surveiller des systèmes qui garantissent le respect de la législation fiscale avec un accent particulier sur l’enregistrement et la déclaration de la TVA, etc.
% du temps : 20 %
2 : GESTION FINANCIÈRE ET CONTRAT
- Superviser la gestion du système financier du CO, des subventions et des contrats pour assurer la conformité
- Initier des systèmes pour garantir que les responsables hiérarchiques, les sous-bénéficiaires et les autres personnes impliquées dans la mise en œuvre des contrats de financement ont une compréhension suffisante des termes
- Assurer la liaison avec les partenaires sur des questions telles que les créances non recouvrées, la cession d’actifs, les renonciations, les modifications des postes budgétaires et les clarifications des contrats pour garantir la conformité.
- Assurer la disponibilité du budget avant le lancement des achats, le traitement des paiements, etc.
- Examiner et enregistrer toutes les transactions en espèces (reçus et décaissements) et les écritures de journal pour garantir l’exhaustivité de la documentation, la validité, le caractère approprié de la facturation et la conformité à ChildFund et au CO.
- Politiques. Ces transactions comprennent, sans toutefois s’y limiter, les avances de fonds, le paiement de biens et services, etc.
- Préparer les chèques pour tous les décaissements et enregistrer toutes les recettes dans le système financier
- Examine et enregistre les notes de frais de voyage (TER) ainsi que les pièces jointes (billets d’avion, téléphone, essence et autres factures de dépenses diverses)
- Examine et enregistre les demandes d’avance de projet et les rapports de liquidation.
- Enregistrez les sommes à payer à ChildFund, relatives aux rapports ci-dessus, dans les grands livres auxiliaires appropriés.
- Examiner les sous-livres des partenaires et/ou des fournisseurs et préparer des rapports anciens sur les soldes de fonds pour les actions du directeur financier du bureau de pays.
- Effectuer un rapprochement hebdomadaire de tous les comptes du grand livre auxiliaire avec le grand livre général pour tous les comptes en devise locale et en dollars américains.
- Préparer régulièrement le rapport de facturation intra-entreprise selon les besoins et le soumettre au directeur financier du CO.
- Vérifier et enregistrer les transactions de petite caisse
- Maintient un système de classement ordonné, complet et efficace des registres et documents comptables et financiers de la subvention A2E.
- Tient un livre de caisse par compte bancaire à des fins de rapprochement.
- Assister le directeur financier du CO dans la préparation et le rapprochement des comptes bancaires des subventions A2E.
- Aider le directeur financier du CO dans la préparation et le rapprochement des comptes de contrôle du grand livre général A2E avec les grands livres auxiliaires.
- Préparer la paie mensuelle et assurer la soumission et le paiement en temps opportun de toutes les déclarations statutaires (bénéficiaire, gouvernement, etc.).
- Préparer le paiement des avantages sociaux du personnel, y compris les avantages accumulés, et imputer régulièrement les subventions A2E sur une base mensuelle.
- Aider à l’organisation et contribuer aux réunions mensuelles de mise en œuvre et de dépenses des subventions pour garantir que la mise en œuvre et les dépenses soient sur la bonne voie.
% du temps : 15 %
3 : POLITIQUE, PROCÉDURE ET AUDIT
- Initier et surveiller l’existence et l’application de politiques claires et de contrôles internes suffisants pour guider la subvention A2E, y compris le personnel de ChildFund et des partenaires, et minimiser le risque de non-conformité, de faute professionnelle et d’erreur humaine.
- Planifier tous les audits externes requis et s’assurer qu’ils sont effectués à temps ; prendre l’initiative de veiller à ce que les supérieurs hiérarchiques donnent suite aux recommandations d’audit externe et interne
- Initier et appliquer l’attribution de subventions A2E si nécessaire. Systèmes d’administration et de gestion des actifs et des biens immobiliers, conformément à la politique et à la procédure acceptées.
- Veiller à ce que tout le personnel de la subvention A2E soit pleinement conscient de la politique et des procédures de ChildFund Sénégal et de l’USAID, mettre à jour et distribuer les documents d’information en temps opportun, si nécessaire.
- Initier et mettre en œuvre un système pour garantir que les supérieurs hiérarchiques et leur personnel sont pleinement conscients des politiques et procédures qui les affectent ou peuvent les affecter ou affecter leur travail.
- Participer pleinement au développement d’un système financier, d’approvisionnement, d’information de gestion et de systèmes administratifs appropriés et efficaces pour le bureau national.
- Entreprendre des examens périodiques des politiques et des systèmes de subvention A2E pour garantir qu’ils répondent toujours aux besoins du bureau de pays. Proposer des recommandations pour améliorer les systèmes lorsque nécessaire.
- Vérifier sur place la conformité aux principes de gestion financière et de coûts des subventions et garantir que toutes les pièces justificatives sont versées au dossier.
- Assurer un leadership technique et un soutien lors des visites de suivi des sous-récipiendaires en collaboration avec le directeur financier.
- Assurer la liaison avec le bureau de terrain/les projets pour valider que toutes les procédures financières et administratives sont entièrement mises en œuvre de manière cohérente tout au long de la subvention et du CO.
% du temps : 25 %
4 : GESTION DES PERSONNES
- Gestion de la paie
- Rédiger et réviser les descriptions de poste si nécessaire
- Gestion des contrats
- Interviewer et sélectionner le personnel avec la contribution d’autres personnes assignées par la direction.
- Orienter, former et coacher le personnel A2E en matière de finance et d’administration
- Identifier les besoins de développement du personnel, planifier et mettre en œuvre le renforcement des capacités
- Recommander ou initier des actions personnelles concernant le salaire, les changements de poste, les promotions et les mesures disciplinaires
- Mener des activités de gestion des performances du personnel, y compris la préparation du plan annuel et la réalisation d’évaluations semestrielles et annuelles.
% du temps : 20 %
5 : GÉNÉRAL
- Participer activement aux réunions, discussions et décisions de l’équipe de direction d’A2E
- Élaborer les éléments de soutien financier du plan opérationnel annuel de la subvention A2E
- Représente ChildFund auprès du gouvernement, des bureaux de pays, des partenaires, etc.
% du temps : 15 %
6 : Autre
Effectuer toute autre tâche assignée par le superviseur immédiat et le SMT
% du temps : 5%
Compétences requises
Compétences de base de ChildFund
- Travail d’équipe : la capacité de travailler efficacement et de collaborer avec les autres ; valorise et respecte les différences individuelles.
- Communication : fait preuve d’empathie et de tact lorsqu’il communique avec les autres et utilise une approche de narration lorsque cela est approprié.
- Orientation vers les résultats : fait avancer les choses ; prend des mesures proactives pour atteindre les objectifs organisationnels et les normes de qualité.
- Prise de décision : fait preuve de bon jugement, de pensée critique et de méthodes non traditionnelles pour évaluer les problèmes et les opportunités ; réfléchit et innove pour améliorer les décisions et les résultats.
- Résilience : prospère et grandit dans des environnements complexes, exigeants et en évolution rapide.
- Alphabétisation numérique : adopte et défend les nouvelles technologies dans des contextes pertinents, reste au courant des tendances technologiques et adopte des solutions technologiques aux défis commerciaux.
Compétences en leadership de ChildFund
- Partenariat (développe des réseaux solides ; travaille entre les divisions ; crée des relations de confiance et productives qui contribuent à des résultats positifs)
- Gestion du changement (ajuste la pensée et les comportements pour rester pertinents, résilients et réactifs aux conditions internes et externes)
- Design Thinking (conçoit des solutions en gardant à l’esprit l’expérience de l’utilisateur final ; fait preuve d’empathie, définit, imagine, prototype et teste)
