L’Organisation des Nations unies pour l’éducation, la science et la culture est une institution spécialisée internationale de l’Organisation des Nations unies, crée le 16 novembre 1945 à la suite des dégâts et des massacres de la Seconde Guerre mondiale.
POSTE 1 : Assistant(e) Administratif(ve)
RESUME DES FONCTIONS DU POSTE
Sous l’autorité du Chef du Bureau de l’UNESCO à Abidjan et sous la supervision directe de l’Administrateur/trice Principal/e, le/la titulaire du poste apporte un support à l’Unité Administrative dans les domaines de l’administration générale, les ressources humaines, la logistique et les finances. En sa qualité de membre effectif de l’Unité Administrative du bureau de l’UNESCO à Abidjan, le/la titulaire du poste est directement impliqué/e dans la mise en oeuvre au quotidien des programmes et projets d’un point de vue administratif, dans le respect des règles et des procédures en vigueur. Le/la titulaire apporte un support clé dans la planification, l’exécution, le contrôle, la tenue à jour de l’information administrative et financière, la préparation des rapports, la gestion documentaire et la rédaction des correspondances.
Ressources Humaines
Assister l’Administrateur/trice Principal/e à travers les tâches suivantes:
- Suivi des contrats du personnel (renouvellement éventuel) et du planning prospectif des besoins en ressources humaines
- Aider à la préparation du plan annuel ou biannuel (incluant une budgétisation) des besoins en formation pour l’ensemble du personnel du bureau
- Enregistrer et assurer un suivi méticuleux de chaque avis de vacance de poste dans la plate-forme de recrutement SuccessFactors;
- Créer et modifier dans IRIS (extension, séparation, etc.) tous les contrats en faveur du personnel sous contrat SC (Service Contract), des stagiaires et des Volontaires UN
- Assister les membres du personnel et leurs dépendants dans les procédures d’obtention de visas, cartes spéciales, permis de conduire et tout autre document admininstratif exigible par le pays hôte
- Procéder à tous les arrangements administratifs requis (incluant les procédures douanières) pour l’expédition, la réception des effets du personnel international en fonction, à l’arrivée comme au départ
Logistique & Administration
Assurer le suivi de la bonne mise en oeuvre des différents contrats liés à la maintenance et la sécurité du bureau (gardiennage, nettoyage, vidéosurveillance, etc.) et la gestion des stocks (carburant, fournitures de bureau, trousses médicales, etc.)
Veiller à la mise à jour en temps réel du Livre d’Inventaire du bureau et coordonner le contrôle physique annuel de l’ensemble des équipements avant la transmission à l’Unité des rapports financiers et de la Comptabilité au Siège de l’UNESCO;
Point focal de l’unité administrative à travers le rôle de certifying officer dans le processus de préparation des missions de service pour l’ensemble du personnel du bureau (certifier la demande de voyage, valider l’achat des billets d’avion, maintenir à jour les données sur les agences de voyage, générer les ordres de mission et préparer les paiements des frais de mission en veillant aux aspects sécuritaires, etc.)
Back up de l’unité administrative (en l’absence du staff dédié à cette tâche) pour toutes les démarches administratives en relation avec l’Administration Publique du pays hôte (immatriculations, dédouanements, visas, franchises, etc.)
Finances et budget
Procéder à l’enregistrement comptable des factures et paiements dans l’outil de gestion IRIS en veillant à la conformité des transactions;
Assister à la préparation des différents rapports financiers à produire par l’Unité Administrative sur les programmes et les projets extrabudgétaires à travers les différents outils de gestion (IRIS, etc.)
Procéder à l’enregistrement de données, savoir identifier les anomalies et apporter des corrections non-complexes dans le système (IRIS, etc.).
QUALIFICATIONS REQUISES
Education
- Diplôme d’études secondaires techniques ou professionnelles dans le domaine du secrétariat,comptabilité, ressources humaines, soutien administratif ou tout autre domaine connexe.
Expérience professionnelle
- Minimum 3 (trois) ans d’expérience professionnelle dans le domaine de la gestion des ressources humaines, l’administration ou tout autre domaine d’expertise lié au poste
Savoir-faire et compétences
- Excellent sens de l’analyse et du contrôle
- Capacité rédactionnelle d’un très bon niveau (aptitude à rédiger des courriers, rapports, comptes-rendus avec un minimum de supervision)
- Sens de la confidentialité, discrétion, fiabiité professionnelle et facilité à travailler dans un environnement multiculturel
- Très bonne connaissance des outils informatiques standards (Word, Excel, Powerpoint, etc.)
- Sens aigu de l’organisation, de la planification et de la gestion des priorités
Langues
- Excellente maîtrise du français (parlé, lu et écrit) et bonne connaissance de l’anglais
QUALIFICATIONS SOUHAITEES
Education
- Formation/certification dans le domaine de l’administration, secrétariat/soutien administratif
Expérience professionnelle
- Expérience professionnelle pertinente dans une unité administrative
- Expérience professionnelle dans une agence du Système des Nations Unies ou une autre structure ou organisation internationale
Savoir-faire et compétences
- Connaissance des logiciels de gestion de type ERP (SAP, etc.)
