L’Organisation des Nations Unies pour le développement industriel (ONUDI) est l’agence spécialisée des Nations Unies qui promeut le développement industriel pour la réduction de la pauvreté, la mondialisation inclusive et la durabilité environnementale.
ONUDI recherche un·e Assistant·e administrative·ve et financière·ère
CONTEXTE DU PROJET
ID 240099 / ID 240132 – Tunisie Professionnelle – Renforcement de l’employabilité en Tunisie à travers une formation professionnelle dynamique
Le projet Tunisie Professionnelle , financé par l’Agence italienne pour la coopération au développement (AICS), vise à renforcer l’employabilité des jeunes Tunisiens en revitalisant le système national de formation professionnelle.
Cette initiative triennale ambitionne une transformation systémique en améliorant la qualité des formations, en élargissant l’accès pour les groupes vulnérables – en particulier les jeunes et les femmes – et en alignant l’enseignement professionnel sur les besoins du marché du travail, y compris ceux des entreprises italiennes exploitées en Tunisie.
Le projet s’articule autour de deux effets clés :
- Le renforcement de la capacité du système tunisien de formation professionnelle à répondre aux besoins du marché du travail et aux aspirations des jeunes ;
- L’amélioration des dispositifs de formation, d’accueil et d’accompagnement pour soutenir l’épanouissement et l’insertion professionnelle des jeunes, en particulier des femmes et des populations vulnérables.
Pour concrétiser ces effets, l’intervention s’articule autour de quatre produits complémentaires :
- Produit 1 : Réhabilitation et modernisation des structures de formation et des unités d’hébergement pour améliorer les conditions d’apprentissage et de vie des stagiaires ;
- Produit 2 : Introduction de mécanismes de formation innovants, incluant des dispositifs en alternance, de l’accompagnement à l’entrepreneuriat, et des outils numériques adaptés ;
- Produit 3 : Renforcement de l’attractivité, de l’accessibilité et de la qualité des services offerts par les centres, avec une attention particulière aux jeunes femmes et aux territoires défavorisés ;
- Produit 4 : Mise en place d’un dialogue structuré et d’une plateforme de concertation public-privé pour assurer la durabilité, la capitalisation et le changement d’échelle des bonnes pratiques.
Les activités pilotes se déploient dans des centres de formation ciblés dans les secteurs du bâtiment, du tourisme et du développement rural, notamment à travers la reconversion stratégique de certains Centres de la Jeune Fille Rurale (CJFR).
Le projet intègre des approches modulaires, du coaching à l’entrepreneuriat, ainsi que des partenariats public-privé pour mieux aligner les parcours de formation aux besoins des entreprises – y compris italiennes – exploitées en Tunisie.
Mis en œuvre par l’Organisation des Nations Unies pour le développement industriel (ONUDI), en étroite coordination avec le Ministère de l’Emploi et de la Formation Professionnelle (MEFP), le projet s’inscrit dans les efforts stratégiques de l’ONUDI pour promouvoir un développement industriel inclusif et durable, tout en mobilisant l’expertise italienne et en consolidant des partenariats multiacteurs de long terme.
FONCTIONS PRINCIPALES
Sous la supervision du premier responsable hiérarchique, l’Assistant(e) principal(e) de projet/bureau est chargé(e) de finaliser toutes les tâches administratives liées aux programmes et projets de coopération technique, d’assurer un soutien administratif général, et d’assumer les fonctions clés suivantes :
| Fonctions principales |
Résultats concrets |
- Créer et maintenir des archives (système de classement structuré – copies papier et numériques) de tous les documents du projet, rapports, plans de travail, etc., afin qu’ils soient disponibles et accessibles pour l’équipe du projet.
- Assurer le suivi des dépenses du budget des projets ; recommander et initier les révisions budgétaires ; préparer les justifications et afférentes ; fournir des informations et signaler les problèmes rencontrés au superviseur. Interpréter ou consulter afin de clarifier l’application des nouvelles procédures financières, instructions administratives de l’ONUDI, politiques, règlements et règles, directives de coopération technique (CT) et autres instructions.
- Rédiger des réponses pour signature du superviseur, fournir les informations pertinentes et les documents de référence nécessaires, assurer le suivi des dossiers en suspens et respecter les délais.
- Filtrer les appels téléphoniques et les visiteurs. Répondre aux demandes d’informations complexes si nécessaire, et orienter les requêtes vers le personnel approprié.
- Aide à la collecte et à la mise à jour des données et de la liste de diffusion des parties prenantes, homologues et bénéficiaires du projet.
- Préparer et fournir les informations sur le projet selon les besoins, en concertation avec l’équipe du projet.
- Identifier les fournisseurs locaux en fonction des besoins d’approvisionnement.
- Assurer le suivi et la gestion des fournitures et équipements de bureau, y compris les véhicules et le matériel informatique.
- Garantir une gestion et un contrôle adéquats des actifs, en enregistrant et mettant à jour l’inventaire en temps utile, en effectuant des vérifications physiques des biens du projet ; préparer des rapports d’inventaire, organiser la remise ponctuelle des actifs aux parties prenantes nationales et assurer le suivi des actions requises avec le siège de l’ONUDI.
- Rédiger la correspondance courante et non courante (relative à la CT ou aux questions administratives), en l’adaptant au style, au langage et au format adéquats ; relire les documents et corriger les textes pour en garantir l’exactitude, la grammaire, la ponctuation et le style, conformément aux normes pratiques et au Manuel de correspondance de l’ONUDI.
- Gérer le calendrier quotidien de l’équipe projet ; assistant dans l’organisation logistique des réunions ; préparer les documents de référence et ordres du jour nécessaires ; coordonner avec les partenaires pour confirmer leur présence ; aider à la préparation du matériel de présentation ; réserver les salles de réunion et prendre des notes si nécessaire.
- Effectuer des tâches administratives générales telles que l’organisation et la prise de notes des réunions (en présentiel ou en ligne), les réservations, le suivi budgétaire, la recherche d’informations et de documents de référence.
- Préparer les demandes/documents, par exemple : réquisitions, bons de commande, demandes/autorisations de voyage, autorisations de dépenses, demandes de visa, etc.
- Utiliser SAP pour initier et suivre les actions relatives au recrutement d’experts, aux formations et voyages d’étude, à l’achat d’équipements, aux demandes/déclarations de voyage, et répondre à toutes les requêtes associées.
- Engager ou suivre les exercices liés à la mise en œuvre des projets de CT (par exemple : révisions budgétaires, revues d’obligations, replanification, prolongation ou clôture de projet, émission de nouveaux documents d’allocation budgétaire ou sous-allocations, allocations CT et exercices de suivi connexes). Interpréter ou consulter pour clarifier l’application des nouvelles procédures financières, directives CT et autres instructions. Suivre les dépenses du budget du projet ; recommander et initier les révisions budgétaires ; compléter les justifications ; fournir les informations nécessaires et attirer l’attention du superviseur sur les éventuels problèmes rencontrés. Extraire des informations de fond sur les projets CT à partir du module SAP PPM conçu pour soutenir la gestion ciblée sur les résultats.
- Rédiger la correspondance (relative à la CT ou à des questions administratives), l’adaptateur au style, langage et format requis ; relire les documents et corriger les textes pour en garantir l’exactitude, la grammaire, la ponctuation et le style, conformément aux normes pratiques et au Manuel de correspondance de l’ONUDI.
- Assister à la préparation de documents et présentations en extrayant/résumant des données statistiques ; effectuer des recherches informatiques ; compilateur des informations de base pour soutenir l’identification et la formulation des projets.
- Accomplir toute autre tâche connexe confiée .
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- De bonnes relations avec l’ONUDI ainsi qu’avec les homologues et parties impliquent du projet sont établies et établies ;
- Les données sont collectées ; les rapports de projet, comptes rendus, etc. ainsi que les documents pertinents sont préparés, enregistrés, conservés et partagés ;
- L’équipe projet de l’ONUDI et les parties impliquées sont informées en temps utile afin d’assurer une communication et une réactivité appropriée aux informations ou problèmes du projet ;
- Une gestion administrative adéquate du bureau est assurée ; les équipements, inventaires et du projet d’actifs sont entretenus ;
- Les opérations logistiques et de passation de marchés ainsi que les documents administratifs permettant les achats et les opérations logistiques sont suivis, fournis ou acquis ;
- Un appui administratif et financier est fourni pour la mise en œuvre du projet, notamment pour les déplacements, ateliers, réunions, rapports de dépenses, etc.
- Les tâches de coordination et de suivi sont assurées selon les besoins afin de garantir la bonne mise en œuvre des activités du projet ;
- Les documents et supports de communication liés au projet sont produits, diffusés et communiqués aux publics cibles.
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EXIGENCES ORGANISATIONNELLES MINIMALES
Éducation : Éducation secondaire complète, un diplôme de fin d’études secondaires ou un diplôme équivalent est requis.
Une bonification de l’expérience professionnelle totale peut être envisagée, sur une base annuelle, jusqu’à un maximum de quatre ans, pour des études de niveau supérieur (y compris le premier diplôme universitaire ou un diplôme équivalent et/ou un master), dans un domaine pertinent par rapport au poste.
Expérience technique et fonctionnelle :
- Un minimum de six (6) ans d’expérience professionnelle dans des domaines liés au poste est requis .
- Une expérience et une maîtrise acquises de Microsoft Office (Outlook, Word, Excel et PowerPoint) et d’Internet sont requises .
- Une expérience des procédures et pratiques administratives, de préférence au sein du système des Nations Unies ou dans un environnement multiculturel, est souhaitable .
- Une expérience avec SAP ou un logiciel ERP similaire est souhaitable .
Langues : Excellentes connaissances du français et de l’anglais aussi bien à l’orales qu’à l’écrit, capacité à s’exprimer en arabe à l’oral et capacité d’écrire de façon concise et claire sont nécessaires.
COMPÉTENCES REQUISES
Valeurs fondamentales
NOUS VIVONS ET AGISSONS AVEC INTÉGRITÉ : nous travaillons honnêtement, ouvertement et impartialement.
NOUS FAISONS PREUVE DE PROFESSIONNALISME : nous travaillons dur et avec compétence, de manière engagée et responsable.
NOUS RESPECTONS LA DIVERSITÉ : travaillons ensemble de manière efficace, respectueuse et inclusive, quelles que soient nos différences de culture et de perspective.
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