L’Organisation des Nations Unies pour l’alimentation et l’agriculture (FAO) contribue à la réalisation de l’Agenda 2030 à travers le Cadre stratégique de la FAO en soutenant la transformation vers des systèmes agroalimentaires plus efficaces, inclusifs, résilients et durables, pour une meilleure production, une meilleure nutrition, un meilleur environnement et une meilleure vie, sans laisser personne de côté.
POSTE 1 : Assistant (e) Administratif (ve) PROMIRE
Cadre organisationnel
L’objectif principal des bureaux pays de la FAO, dirigés par un Représentant FAO, est d’aider les gouvernements à élaborer des politiques, des programmes et des projets visant à assurer la sécurité alimentaire et à réduire la faim et la malnutrition, pour aider à développer l’agriculture, la pêche et la pisciculture, et d’utiliser leurs ressources environnementales et naturelles d’une manière durable
Le poste est situé à Abidjan (Côte d’Ivoire)
Position hiérarchique
Sous la supervision générale du Représentant de la FAO en Côte d’Ivoire, sous la supervision directe de l’Assistant Représentant, Chargée de l’Administration et en étroite collaboration avec l’équipe du projet PROMIRE, l’Assistant Administratif (ve) devra effectuer les tâches suivantes :
Domaine de spécialisation
Le titulaire appuiera le projet PROMIRE en s’acquittant des tâches administratives :
Tâches et responsabilités
• Appuyer la Responsable des opérations dans toutes les tâches (administratives, logistiques et financières) liées à la mise en œuvre du projet ;
• En collaboration avec les équipes des projets, élaborer les documents administratifs (contrats, Memoranda of Understanding, termes de référence, documents des appels d’offre, ordres d’achat etc.) Proposer les formats de suivi des activités de passation de contrats et conventions de partenariat ; suivre l’avancée de ces activités ;
• Proposer la structure d’archivage des documents liés des projets, y compris la correspondance, et s’assurer de son application ; veillez à la complétude des documents administratifs et financiers archivés, à tout moment du projet ;
• Assurer des tâches de réception tels que répondre aux appels téléphoniques, prendre des rendez-vous, recevoir et diriger les visiteurs vers les collègues concernés ;
• Participer à l’élaboration des budgets annuels en relation avec les plans de travail annuels ;
• Participer à une révision budgétaire en cas de besoin ;
• Appuyer le suivi et l’évaluation des achats de matériel et d’équipements pour le bureau (y compris pour les démarches auprès des Douanes), s’assurer de l’identification des actifs acquis (inventaire) et en réaliser un contrôle périodique, un stockage et un usage correct, appuyer le transport du matériel jusqu’au lieu d’utilisation le cas échéant
• Appuyer la préparation de la documentation et l’élaboration des rapports financiers, notamment mensuels, à la fois pour les activités mises en œuvre directement par la FAO et pour celles déléguées à des partenaires, en sollicitant les informations nécessaires auprès de ceux-ci ;
• Appuyer la préparation de la trésorerie mensuelle en enregistrant les dépenses et les reçus (ordres d’achat etc.) ;
• Vérifier la conformité des factures présentées par les fournisseurs avant de les faire approuver;
• S’assurer que les dépenses et les engagements des prestataires sont tous payés selon les calendriers accordés dans les conventions et contrats passés entre la FAO et eux, et que tous les justificatifs correspondants sont remis à la FAO et dument archivés ;
• Selon autorisation, procéder aux paiements depuis la petite caisse et enregistrer ces paiements ;
• Préparer les missions d’évaluation, en fournissant les informations, les documents, les pièces comptables et les explications nécessaires ;
• Appuyer la préparation des missions internationales et nationales, notamment pour les aspects logistiques (transport, hébergement, etc.), pour la prise en charge des frais de mission, l’établissement des formulaires de justification et l’enregistrement des justificatifs de dépenses
• Appuyer l’organisation de réunions, ateliers et autres espaces d’échange, qu’ils soient présentiels ou virtuels, en particulier des instances de gouvernance
• Assumer toute autre tâche qui lui sera confiée, dans son champ de compétence.
LES CANDIDATURES SERONT EXAMINÉES EN REGARD DES CRITÈRES SUIVANTS:
Conditions minimales à remplir
• Diplôme secondaire, Minimum BAC+2 en Comptabilité / Finance ou toute autre discipline assimilée ;
• Au moins 1 an d’expérience pertinente auprès des Organisations Internationales ou nationales ;
• Connaissance courante du français et connaissance moyenne de l’anglais ;
• Ressortissant de la Côte d’Ivoire ou être résident avec un permis de travail régulier
Compétences de base exigées par la FAO
• Attention portée aux résultats
• Avoir l’esprit d’équipe
• Sens de la communication
• Établissement de relations constructives
• Partage des connaissances et amélioration continue
Aptitudes techniques/fonctionnelles
• Très bon sens de l’organisation et aptitude à respecter des échéanciers serrés ;
• Capacité à prioriser les tâches ;
• Aptitudes à la communication ;
• Capacité à travailler d’une manière harmonieuse et efficace dans une équipe multiculturelle ;
• Parler parfaitement le français et être capable de rédiger un rapport financier ou de présenter une situation Financière;
• Avoir une connaissance de l’anglais.
POSTE 2 : Assistant (e) aux Achats
Cadre organisationnel
L’objectif principal des bureaux pays de la FAO, qui sont dirigés par un Représentant FAO, est d’aider les gouvernements à élaborer des politiques, des programmes et des projets visant à assurer la sécurité alimentaire et à réduire la faim et la malnutrition, pour aider à développer l’agriculture, la pêche et la pisciculture, et d’utiliser leurs ressources environnementales et naturelles d’une manière durable
Le poste est situé à Abidjan (Côte d’Ivoire)
Position hiérarchique
Sous la supervision générale du Représentant de la FAO en Côte d’Ivoire, sous la supervision directe de la Chargée de l’Administration, et en collaboration directe du Responsable des Achats, l’Assistant(e) devra effectuer les tâches suivantes :
Domaine de spécialisation
Le titulaire appuiera la Représentation en s’acquittant de tâches administratives.
Tâches et responsabilités
• Assister le Responsable des Achats dans la supervision et le management de l’unité des Achats.
• Faire la mise à jour des fournisseurs locaux et régionaux dans une base de données électronique et s’assurer que les contacts et toutes les informations sont mises à jour, régulièrement (en liaison avec les autres Agences des Nations Unies).
• Contrôler que les commandes d’Achats soient conformes aux procédures FAO et en informer le superviseur.
• Revoir la documentation relative aux achats et assurer que toutes les autorisations ont été reçues avant d’émettre le Bon de Commande.
• Tenir à jour le tableau de monitorage des Ordres d’Achat et y inscrire toutes les informations sur la commande jusqu’au paiement de la facture relative.
• Contrôler et réceptionner les matériels et/ou biens commandés avec le service demandeur et le Logisticien.
• Transmettre les appels d’offres, les bons de commandes et contrats aux entreprises invitées par message, fax et physiquement quand cela est nécessaire.
• Suivre et prendre action pour les offres et les bons de commandes, les livraisons dans les lieux indiquées, conformément aux bons de commande.
• S’assurer de la mise à jour du catalogue de prix des intrants pour la transmission mensuelle aux responsables des projets et autres demandeurs. Ce catalogue permettra une meilleure estimation des coûts lors de la préparation et transmission de leur demande pour cotation.
• Maintenir un classement physique des dossiers du Service Achat incluant tous les dossiers et correspondances.
• Assurer les classements des Ordres d’Achat, par numéro chronologique, et s’assurer d’avoir toutes les pièces nécessaires à la revue par les auditeurs et autres utilisateurs.
• Participer à la préparation des instruments contractuels, des contrats et des protocoles d’accord.
• Assister à une première révision des appels d’offres reçues et préparer un résumé, pour révision et approbation par le responsable des achats, et envoyer la documentation au demandeur.
• Préparer la documentation nécessaire pour les réunions du Comité d’ACHATS ;
• Sous la direction du Responsable des Achats, préparer et émettre les demandes d’appels d’offres, les ordres d’achat et les contrats.
• Participer à la préparation des rapports périodiques sur la situation des commandes et/ou contrats adjugés.
• Assurer le monitorage et le suivi des actions entreprises par le bureau (demande d’appel d’offres, ordres d’achat, livraison du matériel et son envoi aux destinataires.
• S’acquitter de toute autre tâche qui pourrait lui être confiée.
LES CANDIDATURES SERONT EXAMINÉES EN REGARD DES CRITÈRES SUIVANTS:
Conditions minimales à remplir
• Diplôme universitaire minimum BAC+2 en Logistique ou toute autre discipline assimilée ;
• Au moins 1 an d’expérience pertinente auprès des Organisations Internationales ou nationales ;
• Connaissance courante du français et connaissance moyenne de l’anglais ;
• Avoir nationalité ivoirienne ou être résident dans le pays avec un permis de travail régulier.
Compétences de base exigées par la FAO
• Attention portée aux résultats
• Avoir l’esprit d’équipe
• Sens de la communication
• Établissement de relations constructives
• Partage des connaissances et amélioration continue
Aptitudes techniques/fonctionnelles
• Capable de rédiger un rapport
• Très bon sens de l’organisation et aptitude à respecter des échéanciers serrés ;
• Capacité à prioriser les tâches ;
• Aptitudes à la communication ;
• Capacité à travailler d’une manière harmonieuse et efficace dans une équipe multiculturelle.