L’Organisation des Nations Unies pour l’alimentation et l’agriculture (FAO) est l’agence spécialisée des Nations Unies qui dirige les efforts internationaux pour vaincre la faim. La FAO travaille dans plus de 130 pays à travers le monde pour assurer la sécurité alimentaire pour tous et s’assurer que les gens ont un accès régulier à une nourriture de haute qualité. L’organisation est représentée au niveau des pays par des bureaux décentralisés dirigés par des représentant du Directeur Général.
POSTE 1 : Assistant(e) de bureau – Bénin
Date de clôture : 29/10/2024, 22:59:00
Cadre organisationnel
L’objectif principal des bureaux de pays de la FAO, qui sont dirigés par un(e) Représentant(e) de la FAO, est d’aider les gouvernements à élaborer des politiques, programmes et projets afin de parvenir à la sécurité alimentaire, de réduire la faim et la malnutrition, de contribuer au développement des secteurs de l’agriculture, de la pêche et de la foresterie, et d’utiliser leurs ressources environnementales et naturelles de manière durable.
Le/la titulaire du poste à pourvoir sera affecté(e) au Bureau du Représentant de la FAO au Bénin, à Cotonou.
Objectif principal
L’assistant(e) de bureau coordonne et effectue l’ensemble de l’appui de bureau, de l’appui au management, ainsi que des tâches administratives contribuant au bon fonctionnement du Bureau. Il ou elle assure la qualité et la cohérence du flux de travail administratif et de l’information au sein de l’unité de travail.
Supervision reçue/exercée
L’assistant(e) de bureau rend compte au personnel professionnel principal/gestionnaire et peut recevoir des orientations de la part d’un(e) fonctionnaire administratif(ve) adjoint(e) d’un grade supérieur, sous la responsabilité générale du/de la Représentant(e) de la FAO. Le ou la titulaire du poste agit en toute indépendance, décide des priorités de travail et fait preuve d’initiative pour traiter des dossiers sans précédents. La supervision dont il ou elle fait l’objet est axée sur la qualité du travail effectué. Il ou elle fournit des orientations et des conseils à d’autres membres du personnel d’appui administratif.
Relations de travail
L’assistant(e) de bureau travaille étroitement avec un ensemble de collègues au sein de la division/région, avec les unités centrales et les clients externes à l’Organisation. Il ou elle apporte et coordonne les services d’appui administratif et fournit des orientations et des informations sur les procédures.
Fonctions et résultats essentiels
• Examiner et trier les demandes de rendez-vous avec le superviseur; tenir à jour le calendrier du superviseur; confirmer les horaires qui conviennent aux deux parties et organiser les rendez-vous; accueillir les visiteurs; filtrer et rediriger les appels téléphoniques; répondre aux requêtes et à la correspondance, souvent de nature sensible, confidentielle ou technique.
• Coordonner les services d’appui de bureau lors des réunions, formations, séminaires, comités, projets spéciaux et événements; assister aux réunions, établir des comptes-rendus, contrôler le suivi des activités; prendre des dispositions afin d’assurer les services d’édition, de traduction, etc. de documents et de publications.
• Passer en revue, archiver, distribuer et traiter les courriels et correspondances entrants; suivre les actions en attente; rédiger des réponses à des correspondances très variées et à d’autres communications exigeant souvent une connaissance des terminologies techniques et/ou des procédures administratives détaillées; accomplir les fonctions de contrôle de la qualité des documents sortants ; relire les textes en veillant à leur format, grammaire, ponctuation et style.
• Effectuer une grande variété de tâches administratives, telles que les prolongements des contrats et les demandes de personnel temporaire, l’enregistrement des congés et des présences, la préparation et le suivi des budgets; coordonner avec d’autres unités administratives afin d’assurer la bonne marche et la rapidité du travail au sein de l’unité.
• Rechercher, rassembler et organiser les contenus d’information contextuelle et les éléments de référence à partir de diverses sources afin d’élaborer des rapports, des notes d’information et des discours; créer divers rapports statistiques et autres à partir de différentes bases de données.
• Coordonner le travail d’autres membres du personnel d’appui administratif, établir les priorités et garantir une répartition équitable du travail; former des nouveaux effectifs en matière de procédures et pratiques administratives pertinentes et apporter une aide générale selon les besoins.
• Créer et entretenir les systèmes de classement et de référencement de l’unité de travail; évaluer l’efficacité des méthodes administratives et formuler des recommandations visant à leur amélioration; mettre à jour les sites Web du Bureau.
• S’acquitter d’autres tâches selon les besoins.
Impact du travail
Le travail du ou de la titulaire du poste a un impact direct sur le bon fonctionnement du Bureau. Il ou elle joue un rôle de premier plan dans la fourniture des services d’appui administratif qui permettent au Bureau de s’acquitter de son mandat.
CONDITIONS MINIMALES À REMPLIR – Les candidats seront sélectionnés en fonction des critères suivants :
Formation : Éducation du niveau de fin d’études secondaires.
Expérience : Quatre ans d’expérience significative dans le travail d’appui administratif et de gestion.
Connaissances linguistiques : Connaissance pratique (niveau C) du français.
Compétences informatiques : Très bonne connaissance des applications MS Office, de l’Internet et du matériel bureautique.
Lieu de résidence
Les agents des services généraux sont recrutés sur le plan local. Pour pouvoir être recruté(e)s à ce poste, les candidat(e)s doivent être des ressortissant(e)s du pays d’affectation ou être en possession d’un visa/permis de travail valable et habiter à proximité du lieu d’affectation au moment du dépôt de leur candidature. On entend par «à proximité» que les membres du personnel doivent pouvoir se rendre quotidiennement à leur lieu de travail depuis leur domicile.
Compétences
• Être axé(e) sur les résultats
• Travail d’équipe
• Communication
• Établir des relations constructives
• Partage des connaissances et amélioration continue
Compétences techniques
• Très bonne connaissance des normes en matière de communication et de documentation.
• Très bonne connaissance des systèmes institutionnels informatisés d’information financière, de voyages, des ressources humaines ainsi que des procédures et politiques administratives.
• Très bonne connaissance de la structure de l’Organisation.
QUALIFICATIONS ET COMPÉTENCES SOUHAITABLES – OPTIONNEL
• Connaissance pratique (niveau C) de l’anglais.
POSTE 2 : Spécialiste en communication – Divers endroits
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