L’Organisation des Nations Unies pour l’Alimentation et l’Agriculture (FAO) vise à éradiquer la pauvreté rurale, la faim et la malnutrition, à travers l’Agenda 2030 et ses Objectifs de Développement Durable (ODD). Pour cela, la FAO vise la transformation vers des systèmes agroalimentaires efficaces, inclusifs, résilients et durables permettant une production suffisante, une meilleure nutrition, un meilleur environnement et une meilleure vie sans laisser personne de côté.
POSTE : adjointe administrative
Cadre organisationnel
L’objectif principal des bureaux de pays de la FAO est d’aider les gouvernements à créer des politiques, des programmes et des projets qui garantissent la sécurité alimentaire et réduisent la faim et la malnutrition. Ils soutiennent également le développement de l’agriculture, de la pêche et de la foresterie, garantissant l’utilisation durable des ressources environnementales et naturelles.
Lignes hiérarchiques
Sous la supervision générale du représentant adjoint de la FAO (administration) et la supervision directe du chef du sous-bureau du Nord-Est, l’assistant de bureau accomplira les tâches suivantes.
Focus technique
Coordonner et exécuter la gamme complète des tâches de soutien de bureau, de soutien à la gestion et d’administration, assurant le bon fonctionnement et l’efficacité du Bureau en tant que membre de l’équipe de coordination des services de soutien. Il/elle veille à la qualité et à la cohérence des flux de travail de bureau et d’informations dans l’unité de travail.
Tâches et responsabilités
Le rôle et les responsabilités sont les suivants :
• Aider à la gestion de la comptabilité appropriée des dépenses de bureau, de l’administration générale, de la mise en place d’un système de remplissage et d’archivage ;
• Examiner et traiter une variété de paiements/remboursements/déboursements de divers paiements de fournisseurs ;
• Rassembler et soumettre les demandes de paiement à l’unité financière d’Abuja.
• Gérer la petite caisse au niveau du terrain et soumettre un rapport financier régulier à l’équipe financière à Abuja ;
• Aider à la soumission des feuilles de temps mensuelles du personnel du projet.
• Aider à la soumission des autorisations de voyage dans le système de flux de travail pour approbation par le Représentant de la FAO.
• Maintenir le système de remplissage en assurant la conservation de tous les documents liés au projet ;
• Mettre à jour les registres des actifs locaux en fonction des résultats de l’inventaire physique régulier et identifier les propriétés/articles obsolètes/inutilisables à éliminer ;
• Agir en tant que gardien pour la gestion des fournitures de papeterie de bureau, y compris la tenue à jour de la liste des stocks de papeterie, la distribution des fournitures de bureau selon les besoins du personnel et la tenue d’un journal de distribution.
• Soumettre en temps opportun la demande de paiement à l’unité des finances.
• Remplissez de manière appropriée le système de tous les documents de financement/approvisionnement/projet et conservez des registres pour référence future.
• Mettre à jour la base de données d’inventaire.
• Tous les rapports et autres documents pertinents archivés et téléchargés sur le disque partagé de la FAO. Produits d’information publique pertinents développés et diffusés aux niveaux national, régional et mondial.
• Effectuer toute autre tâche connexe selon les besoins.
LES CANDIDATS SERONT ÉVALUÉS PAR RAPPORT À CE QUI SUIT
Exigences minimales
• Diplôme universitaire en ressources humaines, sciences sociales, administration ou dans un domaine pertinent préféré.
• Minimum de 3 ans d’expérience pratique dans les activités de ressources humaines (gestion des ressources humaines, opérations de contrats et d’actifs), dont au moins 2 ans d’expérience professionnelle avec le système des Nations Unies, multilatéral. institutions ou ONG internationales
• Connaissance pratique de l’anglais
• Nationalité du Nigéria
Compétences de base de la FAO
• Orientation vers les résultats
• Travail d’équipe
• Communication
• Établir des relations efficaces
• Partage des connaissances et amélioration continue
Compétences techniques/fonctionnelles
• Bonnes compétences informatiques
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