Cadre organisationnel
Le Bureau régional pour le Proche-Orient et l’Afrique du Nord (BRPN) coordonne l’appui de la FAO aux pays de la région dans la transformation de leurs systèmes agroalimentaires afin d’atteindre les objectifs de développement durable (ODD). Il définit les priorités régionales en matière de sécurité alimentaire, d’agriculture et de développement rural et assure la planification et la mise en œuvre de la réponse stratégique de la FAO dans la région selon une approche multidisciplinaire. Il met en œuvre les programmes et projets approuvés, en assure le suivi et veille à ce qu’ils contribuent à la réalisation des priorités régionales. Le BRPN formule également des recommandations sur l’intégration des priorités régionales dans le Cadre stratégique et le Programme de travail et budget de la FAO.
Lignes hiérarchiques
Le/la chargé(e) du soutien administratif du bureau de pays relèvera directement du/de la responsable administratif(ve) principal(e) de la RNE.
Focus technique
Cette mission consiste à assurer la coordination et le soutien administratifs aux bureaux sous-régionaux (BSR) et aux bureaux de pays (BP) en appui à la mise en œuvre des programmes et des projets. Le/la titulaire du poste veillera à la coordination, à la documentation, au suivi et à l’exécution en temps opportun des processus administratifs, conformément aux règles, procédures et plans de travail approuvés de la FAO.
La personne titulaire du poste assurera le soutien administratif des responsables de programme et des responsables de bureau au sein d’une équipe multidisciplinaire afin de gérer les tâches opérationnelles quotidiennes liées aux activités du programme. Elle travaillera en étroite collaboration avec le responsable administratif principal, le responsable de la reconnaissance des acquis et des compétences (RAPC) et les autres gestionnaires pour une mise en œuvre optimale.
Tâches et responsabilités
• Fournir un appui consultatif aux bureaux sous-régionaux et de pays concernant l’interprétation et l’application des règles, procédures et meilleures pratiques administratives, financières et opérationnelles de la FAO.
• Appuyer l’élaboration, la révision et la normalisation des outils administratifs, des flux de travail, des modèles et des directives internes afin de renforcer l’efficacité opérationnelle des bureaux sous-régionaux et de pays.
• Préparer des rapports analytiques, des tableaux de bord et des notes de synthèse sur la performance administrative, l’état d’avancement des projets et les tendances opérationnelles afin d’appuyer la prise de décision.
• Garantir la fourniture en temps voulu des intrants nécessaires et la mise en œuvre rapide des activités, conformément aux plans de travail des projets et aux plans d’activités détaillés sur le terrain.
• Assurer la coordination administrative avec les services des achats, de la logistique et les autres unités concernées afin de faciliter le partage d’informations et la préparation opérationnelle pour les interventions d’urgence et autres activités.
• Participer aux réunions de planification d’équipe et fournir des contributions administratives.
• Assurer la coordination avec le personnel des opérations et discuter des aspects opérationnels quotidiens des projets et programmes d’intervention d’urgence, conformément au cycle de gestion de projet et en consultation avec l’unité concernée.
• Appuyer la mise à jour administrative et le suivi trimestriel de l’avancement des plans administratifs, et assurer le suivi de l’état des demandes et des échéanciers auprès des unités concernées afin de favoriser l’alignement avec les plans de travail des projets.
• Assurer un suivi régulier et la mise à jour des dépenses budgétaires et des ressources disponibles, en concertation avec l’unité responsable.
• Participer aux activités administratives et à la rédaction des rapports confiés par le supérieur hiérarchique.
• Contribuer à l’élaboration des rapports d’avancement et préparer les notes d’information nécessaires.
• Appuyer le traitement administratif, le suivi et la mise en œuvre des accords, en étroite collaboration avec les chefs de projet désignés, notamment en veillant au respect des échéanciers de modification, de prolongation et de clôture.
LES CANDIDATS SERONT ÉVALUÉS SELON LES CRITÈRES SUIVANTS
Exigences minimales
• Pour les consultants :
Diplôme universitaire de niveau supérieur d’un établissement reconnu par l’Association internationale des universités (AIU)/UNESCO en gestion, administration des affaires, comptabilité ou domaine connexe ; les consultants titulaires d’une licence doivent justifier de deux années d’expérience professionnelle pertinente supplémentaires.
Pour les chargés de mission :
Diplôme universitaire d’un établissement reconnu par l’Association internationale des universités (AIU)/UNESCO en gestion, administration des affaires, comptabilité ou domaine connexe.
• Au moins 5 ans d’expérience pertinente en soutien administratif, gestion de documents financiers ou fonctions administratives connexes.
• Maîtrise de l’anglais (niveau C).
Compétences fondamentales de la FAO
• Orientation résultats
• Travail d’équipe
• Communication
• Établissement de relations efficaces
• Partage des connaissances et amélioration continue
Veuillez noter que tous les candidats doivent adhérer aux valeurs de la FAO, à savoir l’engagement envers la FAO, le respect de tous, l’intégrité et la transparence.
