Cadre organisationnel
Le Bureau de partenariat et de liaison de la FAO au Cameroun (FRCMR) est un bureau national travaillant avec le gouvernement, les parties prenantes nationales et les organisations internationales pour élaborer des politiques, des programmes et des projets visant à assurer la sécurité alimentaire, à développer les secteurs de l’agriculture, de la pêche et de la foresterie, et à promouvoir l’utilisation durable des ressources environnementales et naturelles.
Le poste est situé au Bureau de partenariat et de liaison de la FAO à Yaoundé, au Cameroun.
Objectif principal
L’adjoint administratif effectue une grande variété de transactions administratives courantes et de fonctions de soutien de bureau contribuant au bon fonctionnement et à l’efficacité de l’unité de travail.
Supervision reçue/exercée
L’assistant administratif rend compte au représentant adjoint de la FAO (administration) et reçoit les conseils d’un assistant administratif de grade supérieur. Il/elle agit de manière indépendante dans les affaires courantes. La supervision reçue est axée sur la qualité du travail effectué et prévoit un apprentissage sur le terrain.
Relations de travail
L’adjoint administratif interagit généralement avec une grande variété de collègues au sein de l’unité de travail et avec des clients immédiats au sein de l’organisation, fournissant des services administratifs et de soutien de bureau courants.
Fonctions clés/résultats
• Récupérer, saisir, sélectionner et analyser des données provenant d’une grande variété de sources, y compris les systèmes institutionnels et les bases de données de la FAO ; vérifier l’exactitude des documents de données ; faire les calculs nécessaires.
• Rassembler et examiner les pièces justificatives pour le traitement des contrats, des voyages ou des actions financières du personnel affilié dans les systèmes institutionnels de la FAO, tout en garantissant le respect des règles et réglementations de la FAO.
• Tenir des comptes d’avances ; rapprocher les dépenses, les soldes, les paiements, les relevés et autres données ; aider à la préparation de rapports récurrents et spéciaux en préparant et en éditant les données dans le format approprié, comme demandé ; surveiller les comptes des projets, des programmes et du bureau général.
• Tenir des registres détaillés des prévisions budgétaires, des obligations et des soldes disponibles ; enregistrer les recettes et les décaissements (grands livres, livres de caisse, pièces justificatives, etc.) ; effectuer des décaissements à partir de la petite caisse et équilibrer les comptes.
• Préparer la correspondance courante de nature administrative; rédiger de la correspondance pour vérifier les données, répondre aux questions et obtenir des informations supplémentaires sur les transactions et les questions financières, au besoin.
• Tenir des registres d’inventaire locaux avec la responsabilité de l’enregistrement approprié des actifs, de leur entretien et de leur sauvegarde.
• Maintenir un système de classement des documents administratifs et financiers.
• Entretenir la liaison avec les banques et institutions financières locales pour se tenir au courant des informations financières et réglementaires (taux de change et d’intérêt, procédures et règles, tenue des comptes bancaires, etc.).
• Soutenir l’administration du personnel et de l’équipement ainsi que les questions liées au protocole.
• Aider aux tâches liées au recrutement, à la paie, au développement du personnel et à d’autres tâches administratives des ressources humaines
. • Effectuer d’autres tâches connexes selon les besoins.
Impact du travail
Le travail du titulaire a un impact sur la prestation rapide et efficace des services de soutien de bureau et sur le rendement global de l’unité de travail.
LES CANDIDATS SERONT ÉVALUÉS PAR RAPPORT À CE QUI SUIT
Exigences minimales
Éducation : Enseignement secondaire.
Expérience : Trois années d’expérience dans des travaux administratifs et de soutien de bureau.
Langues : Connaissance pratique (maîtrisée – niveau C) du français et connaissance limitée (intermédiaire – niveau B) de l’anglais.
Compétences informatiques : Bonne connaissance des applications MS Office, d’Internet et des équipements bureautiques.
Capacité à utiliser des logiciels de comptabilité et d’autres systèmes d’information et bases de données pour insérer des données, effectuer des demandes de renseignements, récupérer/définir des rapports et des analyses ad hoc et éditer les résultats dans un format approprié.
Résidence : Le personnel des services généraux est recruté localement. Pour être éligibles à ce poste, les candidats doivent être ressortissants du pays du lieu d’affectation ou posséder un visa/permis de travail existant et résider à distance de trajet du lieu d’affectation au moment de la candidature. Par « distance de trajet domicile-travail », on entend la distance que les membres du personnel peuvent parcourir quotidiennement entre leur lieu de travail et leur domicile.
Compétences
• Orientation vers les résultats
• Travail d’équipe
• Communication
• Établir des relations efficaces
• Partage des connaissances et amélioration continue
Compétences techniques
• Bonne connaissance des normes de communication et de documentation.
• Bonne connaissance des systèmes informatisés de finances/voyages/ressources humaines de l’entreprise ainsi que des procédures et politiques administratives.
• Bonne connaissance de la structure organisationnelle.
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