L’objectif principal des bureaux pays de la FAO, qui sont dirigés par un Représentant, est d’aider les gouvernements à élaborer des politiques, des programmes et des projets visant à assurer la sécurité alimentaire et à réduire la faim et la malnutrition, pour aider à développer l’agriculture, la pêche et la sylviculture et utiliser leurs ressources environnementales et naturelles d’une manière durable.
POSTE : Assistant(e) aux achats
Position hiérarchique
Sous la supervision générale du FAOR et la supervision directe du Chargé des Achats, tout en respectant les règles et les pratiques en vigueur de l’Organisation, l’Assistant(e) aux Achats assistera dans les fonctions d’appui nécessaires au suivi des instruments contractuels (bons de commande/contrats), à l’organisation et à la mise à jour des informations générées ou nécessaires dans le processus d’achats ainsi que dans toutes autres tâches qui lui sont assignées.
Domaine de spécialisation
Procurement, Gestion et Administration
Tâches et responsabilités
• Assurer le suivi des livraisons des biens, services et travaux fournis par les fournisseurs conformément aux calendriers de livraisons offerts et en collaboration avec la logistique, suivre les réceptions effectives des biens, services ou travaux commandés ;
• Veiller à ce que toute éventualité de surestaries ou de frais d’immobilisation soit immédiatement abordée avec le superviseur afin d’éviter des coûts inutiles pour l’organisation ;
• Rapporter immédiatement tout retard dans la fourniture des biens, travaux et services ou dans les accusés de réception ;
• Clôturer les instruments contractuels une fois les achats terminés et mettre à jour la documentation papier et électronique
• Faire le suivi des factures et de leur paiement.
• Contacter périodiquement les fournisseurs locaux/régionaux enregistrés dans la base de données des fournisseurs de la FAO au Tchad et assurer mise à jour régulière de leurs données ;
• Alimenter la base de données avec les informations sur les nouveaux fournisseurs identifiés ;
• Maintenir une historique précise des relations avec les fournisseurs (invitations/participations aux sollicitations d’offres, performances dans l’exécution des marchés, contentieux, etc.) ;
• Organiser, à la demande du Chargé des Achats et/ou des fournisseurs, des rencontres avec les fournisseurs locaux/régionaux au bureau de la FAO.
• Préparer, sous la supervision du Chargé des achats, la correspondance avec les fournisseurs.
• Communiquer périodiquement (i.e., fin de chaque mois) la base de données des fournisseurs mise à jour aux Chargés des Achats.
• Organiser, classer et entretenir les dossiers (supports papier et électronique) afférents à l’unité locale des achats y compris les documents engageant la responsabilité du service/ de l’Organisation, la correspondance, les dossiers généraux et les dossiers relatifs aux projets.
• Utiliser les systèmes et programmes informatiques pour maintenir à jour la situation des achats, extraire les données requises et répondre aux demandes d’informations.
• Préparer les dossiers, et tous les autres supports d’aide au classement des documents générés tout au long du processus d’acquisition.
• Rechercher, collecter et fournir l’information de référence (support papier ou version électronique) nécessaire dans les documents contractuels et les correspondances ;
• Pour toutes les activités connexes aux achats : dater, apposer le cachet et contrôler les numéros de référence du courrier sortant et en vérifier le contenu, les adresses, le nombre de copies ; accorder toute la diligence nécessaire dans la transmission des documents urgents ;
• Initier périodiquement les actions/correspondances nécessaires à l’archivage des dossiers clos.
• Fournir, sur demande, des informations, sur le statut des documents contractuels.
• Traiter toutes les requêtes sur l’état d’exécution des activités d’achat.
• Communiquer périodiquement la mise à jour du fichier de suivi des requêtes et des commandes aux Chargés des achats.
• Entreprendre un suivi général des questions en suspens au sein de l’unité et faire des rappels à l’agent concerné.
• Analyser les procédures d’achats et suggérer, si nécessaire, des propositions d’optimisation ;
• Organiser sans délai les réunions du comité d’ouverture des offres et du comité local des achats.
• Procéder à l’analyse financière des offres et recommander sans délai les propositions d’attribution au responsable des achats.
• Communiquer les décisions d’attribution des marchés aux adjudicataires et aux soumissionnaires non retenus.
• Traiter les tâches générales liées aux achats, telles que les demandes d’achats, les appels d’offres, les manifestations d’intérêt, les bons de commandes, les contrats, etc ;
• Soutenir les autres membres du personnel en cas de travail supplémentaire ou de tâches liées à l’approvisionnement.
• S’acquitter de toutes autres tâches connexes à elle confiées en fonction des besoins, la liste des tâches ci-dessus n’étant pas limitative.
LES CANDIDATURES SERONT EXAMINÉES EN REGARD DES CRITÈRES SUIVANTS :
Conditions minimales à remplir
• Diplôme universitaire de niveau de bac +3 Gestion/Administration/logistique, ou une discipline assimilée en rapport avec la fonction ;
• Trois (3) ans d’expériences professionnelle en Gestion/Administration/logistique ou dont deux (2) ans dans le domaine des achats ;
• Connaissance courante (Niveau C) du français ;
• Être de nationalité tchadienne.
Compétences de base exigées par la FAO
• Attention portée aux résultats
• Avoir l’esprit d’équipe
• Sens de la communication
• Établissement de relations constructives
• Partage des connaissances et amélioration continue
Aptitudes techniques/fonctionnelles
• Très bonne maitrise des outils informatiques en particulier MS Office (Word,Excel) ;
• Une expérience avec les Nations-Unies ou dans une Organisation Internationale est désirable mais non requise.
• Excellentes capacités de communication, tant à l’oral qu’à l’écrit ;
• Compétences de coordination avec une forte capacité de planification individuelle ;
• Disposer de bonne capacité de communication ;
• Bonne qualité rédactionnelle ;
• Être disponible.
Critères de sélection
• Connaissance courante de la langue anglais est un atout.
• Capacité à travailler en autonomie avec un minimum de direction et de supervision ;
• Connaissance des agences du SNU et d’autres institutions impliquées dans la mise œuvre de programmes sur le terrain ;
• Compétences de coordination et de management, habilité à superviser et à construire des synergies au sein d’équipes ;
• Excellente capacité de communication, de rédaction et de présentation en français et en anglais.
