L’Organisation des Nations Unies pour l’alimentation et l’agriculture (FAO) contribue à la réalisation du Programme 2030 par le biais de son Cadre stratégique, en soutenant la transformation vers des systèmes agroalimentaires plus efficaces, inclusifs, résilients et durables, pour une meilleure production, une meilleure nutrition, un meilleur environnement et une vie meilleure, sans laisser personne de côté. L’Organisation des Nations Unies pour l’alimentation et l’agriculture (FAO) est une institution spécialisée des Nations Unies qui pilote les efforts internationaux pour vaincre la faim.
La FAO recrute un assistant administratif (voyages)
Lignes hiérarchiques
L’assistant administratif (voyages) travaillera sous la supervision générale du responsable administratif principal et travaillera en étroite collaboration avec l’assistant administratif (voyages/protocole).
Focus technique
L’assistant administratif (voyages) effectuera diverses tâches administratives courantes afin de faciliter les déplacements dans la région de la RAF. Il/Elle apportera son soutien aux activités administratives quotidiennes, y compris les processus et fonctions spécialisés et complexes, en veillant à la cohérence, au respect des délais et à la conformité avec les manuels, directives et procédures de la FAO en matière de voyages.
Tâches et responsabilités
- Préparer, rédiger et réviser la correspondance et les rapports relatifs aux voyages et recommander des améliorations pour garantir la conformité aux règles et réglementations de la FAO.
- Vérifier les exigences en matière de visa, les protocoles sanitaires et la couverture d’assurance de tous les voyageurs.
- Solliciter l’avis de son supérieur hiérarchique direct en cas d’incertitude concernant l’interprétation des politiques, les exceptions ou les situations de voyage complexes.
- Assurer la liaison avec les demandeurs de voyage et examiner toutes les demandes de voyage en ce qui concerne le devis, l’itinéraire, la classe de voyage applicable, etc.
- Examiner les pièces justificatives pour le traitement des dossiers du personnel affilié, des déplacements ou des opérations financières dans les systèmes d’information de la FAO, tout en veillant au respect des règles et réglementations de l’organisation.
- Rédiger la correspondance courante pour vérifier les données, répondre aux questions et obtenir des informations complémentaires sur les transactions et les questions financières, selon les besoins.
- Tenir à jour le système de classement des documents de voyage et administratifs.
- Traiter le paiement des billets émis et veiller au règlement rapide des factures de voyage.
- En l’absence de l’assistant administratif Voyages/Protocoles de la RAF, assurer la gestion quotidienne des déplacements et faire un compte rendu à son retour.
- Maintenir à jour les données de voyage dans les systèmes de la FAO (par exemple, GRMS) et veiller au bon classement des documents de voyage et administratifs.
- Élaborer des rapports périodiques sur les coûts de voyage, la conformité et la performance des prestataires, destinés à la direction.
- Conseiller le personnel sur les procédures de voyage, les droits et les documents requis par la FAO.
- Effectuer toute autre tâche demandée.
LES CANDIDATS SERONT ÉVALUÉS SELON LES CRITÈRES SUIVANTS
Exigences minimales
- Diplôme universitaire en administration des affaires, gestion hôtelière, tourisme, gestion d’événements ou domaine connexe.
- Deux ans d’expérience en administration, gestion de voyages, soutien financier ou administratif, traitement des demandes de remboursement de frais de voyage, gestion des dossiers de voyage ou fonctions opérationnelles similaires au sein d’environnements internationaux ou similaires.
- Maîtrise de l’anglais (niveau C).
- Nationalité ghanéenne ou résident du Ghana titulaire d’un permis de travail valide.
Compétences fondamentales de la FAO
- Orientation résultats
- Travail d’équipe
- Communication
- Établissement de relations efficaces
- Partage des connaissances et amélioration continue
Compétences techniques/fonctionnelles
- Expérience pertinente de travail avec la FAO ou d’autres agences des Nations Unies
- Capacité à travailler efficacement sous pression, à s’adapter à des contextes humanitaires complexes et évolutifs, et à collaborer au sein d’équipes multidisciplinaires et multiculturelles.
- Maîtrise des outils informatiques, notamment Microsoft Office.
- Excellentes compétences rédactionnelles pour assurer un service client efficace et de qualité.
- Niveau intermédiaire (B) en français souhaitable.
