Cadre organisationnel
L’Organisation des Nations Unies pour l’alimentation et l’agriculture (FAO) contribue à la réalisation du Programme 2030 par le biais de son Cadre stratégique, en soutenant la transformation vers des systèmes agroalimentaires plus efficaces, inclusifs, résilients et durables, pour une meilleure production, une meilleure nutrition, un meilleur environnement et une vie meilleure, sans laisser personne de côté. L’engagement de la FAO en faveur de la durabilité environnementale fait partie intégrante de ses objectifs stratégiques et de ses opérations.
POSTE : Assistant administratif
Le Bureau régional pour l’Afrique (RAF) est chargé de piloter la réponse de la FAO aux priorités régionales en matière de sécurité alimentaire, d’agriculture et de développement rural, en identifiant, planifiant et mettant en œuvre les activités prioritaires de la FAO dans la région. Il assure une approche multidisciplinaire des programmes, identifie les domaines d’action prioritaires de l’Organisation dans la région et, en collaboration avec les divisions/bureaux/centres du siège, élabore, promeut et supervise la réponse stratégique de la FAO aux priorités régionales. Le RAF conseille également sur l’intégration des priorités régionales dans le Programme de travail et budget de l’Organisation, met en œuvre les programmes et projets approuvés dans la région, surveille le niveau de mise en œuvre des programmes et attire l’attention sur les problèmes et les lacunes. Le RAF développe et entretient des relations avec les institutions régionales, notamment les organisations régionales d’intégration économique (OIER).
La pêche ouest-africaine est une source vitale de sécurité alimentaire, de moyens de subsistance et de revenus socio-économiques. Français Cependant, elle est confrontée à des défis importants tels que la surpêche, la pêche illicite, non déclarée et non réglementée (INN), la surveillance et le suivi limités des ressources sous-gérées, les données limitées et incohérentes, le changement climatique, la vulnérabilité des communautés côtières et l’épuisement des stocks de poissons. Relever ces défis nécessite une approche multidimensionnelle pour renforcer la résilience et la durabilité des pêches en Afrique de l’Ouest. La collaboration avec les organismes régionaux des pêches (ORP), en particulier la Commission sous-régionale des pêches (CSRP), le Comité des pêches pour le centre-ouest du golfe de Guinée (CPCO) et l’Agence européenne de contrôle des pêches (AECP) renforcera les capacités et établira des approches scientifiques de la gestion des pêches, essentielles à la gestion durable des ressources marines.
Le programme « Amélioration de la gouvernance régionale des ressources marines dans la zone du Comité des pêches pour l’Atlantique Centre-Est (COPACE) » (PESCAO) a pris fin en 2023 et a formulé une série de recommandations. Français S’appuyant sur ces éléments, la FAO, avec le programme soutenu par l’Union européenne, le « Programme pour des océans durables en Afrique de l’Ouest » (WASOP), vise à mettre en œuvre des actions visant à améliorer les évaluations des stocks et la collecte de données, à autonomiser les institutions nationales et les communautés grâce à des approches de cogestion, à améliorer l’accès aux connaissances du secteur artisanal, à mettre en œuvre des pratiques résilientes au climat, à restaurer les habitats marins critiques et à faire progresser la recherche scientifique. En outre, les fonctions normatives du COPACE, en tant qu’organe relevant de l’article VI, seront soutenues et exécutées efficacement, y compris la planification et le fonctionnement des groupes de travail, du sous-comité scientifique et du comité, en veillant à ce qu’ils contribuent efficacement aux objectifs généraux de la gestion durable des pêches dans la région.
Le poste est situé au Bureau régional pour l’Afrique (RAF) à Accra, au Ghana.
Objectif principal
L’adjoint administratif effectue une grande variété de transactions administratives de routine et de fonctions de soutien de bureau contribuant au bon fonctionnement et à l’efficacité de l’unité de travail.
Supervision reçue/exercée
L’assistant administratif/la assistante administrative rend compte au/à la conseiller(ère) technique (Pêches) et au/à la responsable technique principal(e) pour les guider dans les tâches administratives et programmatiques du secteur des pêches. Il/elle travaille en étroite collaboration avec le/la chargé(e) des opérations. Il/elle collaborera également avec le Secrétariat du COPACE, les équipes de la FAO RAF et du Bureau sous-régional pour l’Afrique de l’Ouest (SFW) et leur personnel associé, ainsi qu’avec la Division des pêches et de l’aquaculture de la FAO, selon les besoins, afin de garantir une administration et une coordination efficaces.
Il/elle agit de manière autonome dans les tâches courantes. La supervision reçue est axée sur la qualité du travail effectué et permet un apprentissage en cours d’emploi.
Relations de travail
L’assistant administratif interagit généralement avec une grande variété de collègues au sein de l’unité de travail et avec les clients immédiats au sein de l’organisation, fournissant des services de soutien administratif et de bureau de routine.
Fonctions/Résultats clés
• Extraire, saisir, sélectionner et analyser des données provenant d’une grande variété de sources, y compris le système interne et les bases de données de la FAO ; vérifier l’exactitude des documents de données ; effectuer les calculs nécessaires.
• Rassembler et examiner les pièces justificatives pour le traitement des données relatives au personnel affilié, aux voyages ou aux opérations financières dans les systèmes internes de la FAO, tout en veillant au respect des règles et règlements de la FAO.
• Tenir des comptes d’avances ; rapprocher les dépenses, les soldes, les paiements, les relevés et autres données ; aider à la préparation des rapports récurrents et spéciaux en préparant et en éditant les données dans le format approprié, selon les besoins ; suivre les comptes des projets, des programmes et du bureau général.
• Tenir des registres détaillés des prévisions budgétaires, des obligations et des soldes disponibles ; enregistrer les recettes et les décaissements (grands livres, livres de caisse, pièces justificatives, etc.) ; effectuer les décaissements à partir du fonds de petite caisse et des comptes de solde.
• Préparer la correspondance courante de nature administrative ; rédiger la correspondance pour vérifier les données, répondre aux questions et obtenir des informations supplémentaires sur les transactions et les questions financières, selon les besoins.
• Tenir des registres d’inventaire locaux avec la responsabilité de l’enregistrement correct des actifs, de leur entretien et de leur sauvegarde.
• Tenir un système de classement des documents administratifs et financiers.
• Maintenir la liaison avec les banques et les institutions financières locales pour se tenir au courant des informations financières et réglementaires (taux de change et d’intérêt, procédures et règles, tenue des comptes bancaires, etc.).
• Soutenir l’administration du personnel et de l’équipement ainsi que les questions liées au protocole.
• Aider aux tâches liées au recrutement, à la paie, au perfectionnement du personnel et à d’autres tâches administratives des RH.
• Effectuer d’autres tâches connexes au besoin.
Impact du travail
Le travail du titulaire a une incidence sur la prestation rapide et efficace des services de soutien administratif et sur le rendement global de l’unité de travail.
LES CANDIDATS SERONT ÉVALUÉS SELON LES ÉLÉMENTS SUIVANTS
Exigences minimales
Formation : Éducation secondaire.
Expérience : Trois ans d’expérience dans le soutien administratif et de bureau.
Langues : Connaissance pratique (niveau C) de l’anglais.
Compétences informatiques : Bonne connaissance des applications MS Office, d’Internet et du matériel bureautique. Capacité à utiliser des logiciels de comptabilité et d’autres systèmes d’information et bases de données pour insérer des données, effectuer des recherches, extraire/définir des rapports et des analyses ad hoc et éditer les résultats dans un format approprié.
Résidence : Le personnel des services généraux est recruté localement. Pour postuler à ce poste, les candidats doivent être ressortissants du pays d’affectation ou être titulaires d’un visa/permis de travail et résider à proximité du lieu d’affectation au moment de la candidature. La « distance de trajet » désigne la distance que les fonctionnaires peuvent parcourir quotidiennement entre leur lieu de travail et leur domicile.
Compétences
• Orientation vers les résultats ;
• Travail d’équipe ;
• Communication ;
• Établir des relations efficaces ;
• Partage des connaissances et amélioration continue.
Compétences techniques
• Bonne connaissance des normes de communication et de documentation.
• Bonne connaissance des systèmes informatisés de gestion financière, de voyages et de ressources humaines de l’entreprise, ainsi que des procédures et politiques administratives.
• Bonne connaissance de la structure organisationnelle.
Qualifications et compétences souhaitées
• Étendue et pertinence de l’expérience dans l’établissement et le maintien de partenariats avec les agences des Nations Unies, les organismes régionaux des pêches, les organisations non gouvernementales (ONG) ainsi que les donateurs et les institutions et agences gouvernementales.
• Étendue de la connaissance et de l’expérience professionnelle dans la région du COPACE, la Communauté économique des États de l’Afrique de l’Ouest (CEDEAO) et/ou le grand écosystème marin du courant des Canaries, la région du grand écosystème marin du golfe de Guinée est souhaitable.
• Une connaissance intermédiaire (compétence intermédiaire – niveau B) du français, du portugais et/ou de l’espagnol est considérée comme un atout.
