L’Organisation des Nations pour l’éducation, la science et la culture (UNESCO) recrute (22 Juillet 2024)

L’Institut international de planification de l’éducation (IIPE-UNESCO) est un institut spécialisé de l’UNESCO avec des bureaux à Buenos Aires, Dakar et Paris. Le mandat de l’IIPE-UNESCO est de renforcer la capacité des États membres à planifier et à gérer leurs systèmes éducatifs.

Le Bureau de l’IIPE-UNESCO à Dakar (IIPE-UNESCO Dakar) est réputé pour ses analyses de pointe du secteur éducatif et aide les pays africains à élaborer des plans de développement des systèmes éducatifs réalistes et crédibles à l’appui de l’agenda Éducation 2030, un élément essentiel de l’Agenda 2030 pour le développement durable.  Grâce à une approche de développement des capacités bien conçue et ciblée, l’IIPE-UNESCO Dakar contribue aux analyses diagnostiques, aux plans sectoriels et au développement d’outils pédagogiques et méthodologiques. Ceux-ci contribuent à des politiques éducatives plus pertinentes et plus durables sur le continent africain et au-delà.

L’IIPE-UNESCO Dakar est également activement impliqué dans la création de connaissances pour le secteur de l’éducation, non seulement en Afrique mais pour les pays qui partagent un profil de développement similaire.  Sous l’autorité générale du directeur de l’IIPE et la supervision directe du chef du bureau de l’IIPE à Dakar, le responsable administratif et financier est chargé de fournir une gamme de services administratifs et de soutien dans divers domaines opérationnels afin de garantir l’application et le respect des règles, réglementations, politiques et pratiques en place, avec les conseils généraux et une ligne hiérarchique fonctionnelle du responsable des finances et des opérations de l’IIPE à Paris.

DEVOIRS ET RESPONSABILITÉS

Responsabilités générales

• Conseiller et assister le chef de bureau ou son représentant sur toutes les questions administratives, budgétaires, financières et humaines.
• ressources, locaux, informatique et questions de sécurité au sein du Bureau. Ce soutien comprendra des discussions avec des partenaires dans les pays bénéficiant du soutien de l’IIPE.
• Assurer le respect des politiques, règles, règlements et procédures de l’UNESCO en matière de ressources financières et humaines, ainsi que des dispositions de l’accord avec le pays hôte.
• Participer, grâce aux commentaires des utilisateurs, à l’élaboration des politiques et procédures budgétaires, financières et de ressources humaines à l’échelle de la maison.
• Rédiger de la correspondance et des directives de procédure internes relatives aux questions budgétaires, financières, de ressources humaines et d’administration.
• Bureau du point focal pour le système de gestion de l’environnement de l’UNESCO.

Responsabilités budgétaires

• Aider et conseiller sur la planification et la budgétisation et recommander des modifications.
• Conseiller et guider le chef du bureau et les responsables techniques dans la préparation des propositions de financement de base pour l’approbation du DIR/IIEP.
• Assister et conseiller le chef du bureau et les responsables techniques dans la négociation du budget et des accords avec les donateurs.
• Préparer/réviser les budgets, les accords et les rapports des donateurs dans le cadre du financement du projet pour approbation finale par le responsable des finances et des opérations à Paris, en consultation avec le responsable des finances et de la comptabilité et le responsable du budget.
• Superviser et contrôler le recouvrement des coûts dans le cadre du financement du projet, afin de contribuer à la viabilité financière globale de l’IIPE.

Responsabilités financières

• Veiller à ce que les ressources financières et les dépenses du Bureau soient pleinement et correctement comptabilisées et que les systèmes de contrôle interne soient adéquats et fonctionnels.
• Suivre et conseiller le chef du bureau ou la personne désignée sur la situation financière des projets et programmes (y compris les fonds confirmés mais pas encore disponibles pour les dépenses ; les fonds disponibles pour les dépenses et les fonds déjà dépensés).
• Agir en tant qu’agent certificateur jusqu’au niveau autorisé délégué par le responsable des finances et des opérations, en veillant à ce que les transactions financières, y compris les voyages, soient conformes aux réglementations, règles, politiques et procédures.
• Conformément aux politiques et procédures de l’Organisation, mettre en place des procédures et des systèmes comptables appropriés – y compris, entre autres, l’examen des paiements et des décaissements de fonds, les réapprovisionnements, la petite caisse, la séparation des tâches – ainsi que des contrôles internes tenant compte des exigences spécifiques du bureau.
• Superviser la facturation et la réception des revenus provenant de divers services.
• Soutenir les services techniques dans la préparation et la finalisation des processus d’approvisionnement. Veiller à ce que l’approvisionnement en services, en équipements et en fournitures soit conforme aux règles et procédures, à ce que le personnel de bureau soit informé des procédures appropriées et à ce que les livrables soient conformes aux spécifications et aux termes des contrats.
• Assurer la bonne gestion des immobilisations conformément aux règles de l’UNESCO ; être responsable de la tenue d’un inventaire complet du bureau et de l’inventaire de fin d’année.
• Superviser l’équipe Finance et Administration.

Responsabilités des ressources humaines

Les tâches suivantes seront effectuées en consultation avec le responsable des ressources humaines de l’IIPE Paris, auprès duquel des conseils seront sollicités si nécessaire :

• Assure que les tableaux d’effectifs et les données RH (personnel et non-personnel) ainsi que l’organigramme de l’IIPE Dakar sont mis à jour mensuellement.
• Fournir un soutien aux membres du personnel en ce qui concerne divers processus administratifs des RH et s’assurer qu’ils sont dirigés vers les canaux appropriés.
• Gérer les questions RH quotidiennes au sein du bureau et assurer un suivi approprié et opportun avec les RH
• Chargé de mission au sein des sections IIEP Paris, HRM et BFM selon besoin.
•  Émettre des contrats de non-fonctionnaires.

Responsabilités en matière de logistique et d’administration

• Superviser l’entretien, la maintenance et le fonctionnement des installations et moyens techniques en minimisant les risques : environnement de travail sain et sûr ; réseau local efficace, postes de travail individuels, imprimantes et photocopieuses, moyens de communication ; véhicules en état de marche ; etc.
• Superviser le responsable associé des TIC en collaboration avec le responsable des TIC de Paris
• Maintenir un inventaire approprié, des systèmes de classement et d’enregistrement.
• Veiller à ce que les actifs de l’organisation soient protégés à tout moment.
• Assurez-vous qu’une couverture d’assurance appropriée pour les locaux, les véhicules et l’équipement est en place et renouvelée en temps opportun.
• Le cas échéant, assister et conseiller le chef de bureau ou son représentant dans l’identification des emplacements appropriés et des dispositions locales pour les antennes et dans leur mise en place. Assister et conseiller le chef de bureau ou son représentant dans la négociation des contrats/arrangements de location ou de bail.
• Superviser un bassin d’adjointes administratives dédiées au soutien des programmes.

Responsabilités en matière de sécurité et de sûreté

• Agir en tant que point focal du Bureau pour la sûreté et la sécurité du personnel et des consultants du bureau de l’IIPE à Dakar ainsi que pour les locaux de l’UNESCO-IIPE dans le pays hôte du Bureau.
• Collaborer avec le responsable désigné pour la sécurité et avec le conseiller en chef de la sécurité de l’UNDSS sur toutes les questions liées à la sécurité.
• Assure que tous les problèmes/événements critiques de sécurité sont signalés à temps.
• Aider le chef du bureau ou son représentant à assurer le respect des politiques, procédures et normes de sécurité communes des Nations Unies en vigueur.
• Assurer le respect par l’ensemble du personnel du Bureau des exigences en matière de déplacements liés à la sécurité et surveiller l’achèvement de la formation obligatoire en matière de sécurité.
• Aider le personnel et les consultants de l’UNESCO en mission dans le pays hôte du Bureau sur les questions de sûreté et de sécurité et faciliter leur briefing par l’UNDSS si nécessaire.

COMPÉTENCES (Core / Managériales)

QUALIFICATIONS REQUISES

Éducation

• Diplôme universitaire supérieur (maîtrise ou équivalent) en finance, en administration des affaires, en comptabilité ou dans un domaine connexe.

L’expérience professionnelle

• Au moins 4 années d’expérience professionnelle pertinente en finance et administration, dont de préférence 2 années acquises au niveau international.

Compétences et aptitudes

• Capacité à interpréter les règles et les directives administratives et à résoudre les problèmes courants et non courants dans le domaine des ressources humaines, des finances et de la budgétisation.
• Bonnes compétences interpersonnelles ainsi que des compétences managériales et la capacité d’exercer une supervision.
• Excellente compétence en analyse et résolution de problèmes .
• Haut niveau de fiabilité avec une attitude et un comportement réactif et axé sur le service.
• Capacité à établir et à maintenir des relations de travail efficaces dans un environnement multiculturel et avec des partenaires externes et internes.
• Discrétion, tact et maturité avec capacité à faire preuve de discernement dans le contexte des missions confiées.
• Capacité à travailler de manière autonome avec une supervision minimale, à prendre des initiatives, à prioriser, à planifier, à coordonner et à organiser son propre travail afin de respecter les délais.
• Excellentes compétences en communication (orale et écrite).
• Capacité à travailler sous pression, en portant une attention particulière aux détails et à la qualité du travail.
• Excellentes compétences informatiques, y compris la connaissance de la suite Microsoft Office (Word et Excel).

QUALIFICATIONS SOUHAITABLES

Éducation

• Diplôme professionnel en comptabilité.

L’expérience professionnelle

• Expérience dans l’utilisation d’un ERP, de préférence SAP .

Compétences/Aptitudes

• Connaissance et compréhension du contexte opérationnel de l’UNESCO dans la région africaine.

Langues

• Bonne connaissance du portugais

AVANTAGES ET DROITS