L’Organisation des Nations pour l’éducation, la science et la culture (UNESCO) recrute (09 Août 2024)

APERÇU

Numéro de poste :  6SN000NOCPA

Catégorie :  NO-C

Secteur parent :  Bureau de gestion financière (BFM)

Lieu d’affectation :  Dakar

Classification du lieu d’affectation :  [[filter12]]

Durée standard de la mission :  [[filter13]]

Famille d’emplois :  Administration

Type de contrat :  Mission de projet

Durée du contrat :  1 an

Recrutement ouvert à :  Candidats internes et externes

Date limite de candidature (minuit, heure de Paris) :  25-AOÛT-2024

Valeurs fondamentales de l’UNESCO : engagement envers l’Organisation, intégrité, respect de la diversité, professionnalisme

APERÇU DES FONCTIONS DU POSTE

Sous la supervision directe du Responsable Principal des Opérations, avec l’orientation fonctionnelle du Bureau de la Gestion Financière (BFM), le titulaire est chargé de fournir une gamme de services de soutien à la gestion administrative du projet « DIRECT » en GUINÉE BISSAU géré par le Bureau Régional de l’UNESCO à DAKAR.

Il/elle sera chargé de superviser les fonctions, les processus et le personnel administratifs, budgétaires et financiers, conformément aux règles et règlements de l’UNESCO.

Le titulaire est responsable de l’exactitude des données administratives, budgétaires et financières, de la consolidation des informations liées aux questions administratives, financières et budgétaires et, conformément aux lignes directrices établies par l’ADM et le BSP, contrôle les engagements et les composantes/structures budgétaires des activités et projets approuvés.

Il/elle conseille et assiste le chef de projet ou son représentant sur toutes les questions d’administration, de budget, de finances, de ressources humaines, d’approvisionnement, de locaux et de sécurité.

En matière de contrôle interne financier, en sa qualité d’agent certificateur, le titulaire aura un lien hiérarchique fonctionnel avec le Responsable des Opérations du Bureau Régional de Dakar.

Il/elle recevra des orientations/instructions politiques de la part du Responsable des Opérations du Bureau Régional de Dakar.

RESPONSABILITÉS GÉNÉRALES, LIAISON ET RELATIONS

• Assurer un soutien opérationnel continu à la mise en œuvre du projet DIRECT, en fournissant des suggestions et des solutions techniquement solides et conformes.
• Conseiller et assister le chef de projet et l’équipe ou la personne désignée sur toutes les questions d’administration, de budget, de finances, de ressources humaines, d’approvisionnement, de locaux et de sécurité, et prendre les mesures appropriées.
• Assurer la conformité de toutes les opérations du projet DIRECT avec les politiques, règles, réglementations et procédures de l’UNESCO en termes de budget, de finances, de ressources humaines, d’approvisionnement…
• Fournir régulièrement (mensuellement ou bimensuellement, selon les sujets) et ponctuellement des informations globales sur le budget, les finances, les achats et les ressources humaines (organigrammes, graphiques et tableaux) au responsable principal des opérations ou à la personne désignée pour soutenir une prise de décision éclairée.
• Participer, grâce aux commentaires des utilisateurs, à l’élaboration des politiques et procédures internes en matière de budget, de finances, d’approvisionnement et de ressources humaines.

BUDGET ET RESPONSABILITÉS FINANCIÈRES

• Conseiller l’équipe du projet DIRECT concernant la préparation, l’exécution et le suivi du projet et des budgets dans l’élaboration et la mise en œuvre du cadre administratif et financier approprié, conseiller l’équipe du projet dans la préparation des budgets.
• Travailler en étroite collaboration avec le gestionnaire de projet pour rendre compte des dépenses passées, élaborer les prévisions budgétaires et préparer les demandes de paiement pour l’accord de contribution.
• Coordonner la préparation des estimations des revenus et des dépenses, effectuer des analyses de programmes et de ressources pour garantir que les ressources humaines et financières sont alignées sur les priorités stratégiques et de programmes, et soutenir la prise de décision de la direction.
• Assurer un suivi adéquat de la performance globale et de la mise en œuvre des activités et des budgets du projet DIRECT grâce à l’élaboration de rapports réguliers et de revues de projet.
• Veiller à ce que les ressources financières et les dépenses du projet soient pleinement et correctement comptabilisées et que les systèmes de contrôle interne soient adéquats et fonctionnels.
• Surveiller et conseiller l’équipe de projet DIRECT ou les personnes désignées sur la situation financière du projet.

TRAVAUX ADMINISTRATIFS LIÉS AUX VOYAGES ET AUX RÉUNIONS :

• Aider à coordonner les déplacements des membres de l’équipe du projet, des consultants et de tout autre membre du personnel en rapport avec la mise en œuvre du projet DIRECT.
• Accompagner l’organisation des réunions : mise en conformité et ajustements budgétaires

RESPONSABILITÉS EN MATIÈRE DE RESSOURCES HUMAINES

• Fournir des conseils et des orientations pour évaluer les besoins en personnel, déterminer la modalité contractuelle et le niveau de contrat appropriés, et développer et organiser la formation du personnel du projet Antenna.
• Conseiller le responsable principal des opérations ou ses représentants sur les questions relatives au personnel et veiller à ce que les opérations/actions liées aux RH soient exécutées en temps opportun et de manière complète, conformément aux règles, dispositions et normes de l’UNESCO.
• Assurez-vous que la documentation clé des RH (par exemple, les organigrammes, les listes de tout le personnel, le tableau de suivi des recrutements, les registres de suivi des présences, etc.) est conservée et régulièrement partagée avec le responsable principal des opérations.
• Veiller à ce que le personnel nouvellement nommé soit bien informé de ses conditions d’emploi, de ses conditions de service, des démarches administratives et des procédures associées et, pour les contrats de non-fonctionnaires, de ses avantages et droits.
• Poursuivre de manière proactive avec la DRH toutes les questions relatives à l’harmonisation et à l’alignement de la gestion des RH au niveau local au sein des Nations Unies, en demandant l’autorisation sur celles qui pourraient affecter les règles et procédures actuelles de l’UNESCO.

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RESPONSABILITÉS EN MATIÈRE D’ACHAT ET DE LOGISTIQUE

• Superviser les différentes activités d’approvisionnement pour s’assurer qu’elles sont bien planifiées et conformes aux règles et réglementations en vigueur
• Suivre régulièrement la planification et l’exécution des achats/contrats de grande valeur ; notamment en garantissant la transparence et la rentabilité du processus d’achat et la clarté des termes de référence ou des spécifications des produits livrables avec une intégration appropriée d’éléments efficaces d’atténuation des risques dans les contrats afin de protéger les intérêts de l’UNESCO.
• Veiller à ce que l’approvisionnement en services, en équipements et en fournitures soit conforme aux règles et procédures
• Veiller à ce que les actifs du projet DIRECT soient protégés à tout moment.

COMPÉTENCES (Core / Managériales)

QUALIFICATIONS REQUISES

Éducation

• Diplôme universitaire supérieur (maîtrise ou équivalent) dans le domaine de la finance, de l’administration des affaires, de la comptabilité ou dans une discipline connexe.

Expérience professionnelle

• Au moins (4) quatre années d’expérience pertinente à des niveaux de responsabilité de plus en plus élevés en gestion, en finances et en administration ou dans un domaine connexe.
• Aptitudes et compétences
• Capacité à fournir un soutien et des services de qualité et en temps opportun.
• Capacité à travailler dans un environnement multiculturel et à établir de bonnes relations de travail avec des partenaires externes et internes.
• Capacité à contribuer efficacement aux groupes de travail et aux équipes des Nations Unies, y compris la participation à la stratégie de fonctionnement des activités (UN BOS).

Langues

• Excellente connaissance (parlée et écrite) du français et bonne connaissance (parlée et écrite) de l’anglais.

QUALIFICATIONS SOUHAITABLES

Éducation

• Diplôme universitaire supérieur (maîtrise ou équivalent) dans le domaine de la finance, de l’administration des affaires, de la comptabilité.

Expérience professionnelle

• Expérience de travail au sein des Nations Unies ou d’organisations internationales.
• Expérience en gestion financière et administrative de projets financés par des contributions volontaires

Langue

• Une connaissance pratique du portugais est un atout.

AVANTAGES ET DROITS

Les salaires de l’UNESCO comprennent un salaire de base et d’autres avantages qui peuvent inclure, le cas échéant : 30 jours de congés annuels, allocations familiales, assurance médicale, plan de retraite, etc.

Le salaire annuel de départ approximatif pour ce poste est de 33 181 CFA.

Pour obtenir des informations complètes sur les avantages et les droits, veuillez consulter notre Guide des avantages sociaux du personnel .