Le Bureau régional est principalement chargé de maintenir une liaison continue avec les États auprès desquels il est accrédité et avec les organisations appropriées, les organismes régionaux de l’aviation civile et les organismes sous-régionaux ainsi que les agences et programmes des Nations Unies. Le bureau régional assure la coordination interrégionale et favorise la mise en œuvre rapide et harmonisée des politiques, décisions, normes et pratiques recommandées (SARP) de l’OACI. Le Bureau régional fournit également des conseils techniques et aide les États à établir des systèmes efficaces de supervision de la sécurité et à mettre en œuvre des normes et des pratiques recommandées. Sous sa supervision directe, l’adjoint d’équipe appuie les agents régionaux des sections dans l’exercice de leurs responsabilités et dans l’exercice de leurs fonctions. Les agents régionaux attribuent des tâches et des fonctions au titulaire du poste et évaluent son rendement. En cas de priorités concurrentes, le directeur régional adjoint prendra la décision nécessaire.
Responsabilités Fonction1 (y compris les résultats attendus)
Assure la bonne gestion des réunions en termes d’organisations logistiques, de documentation et de matériel technique ainsi que les actions de suivi post-réunion, obtenant des résultats tels que :
• Aider les agents régionaux à organiser des réunions techniques, des ateliers et des séminaires régionaux au sein et à l’extérieur du bureau régional, à compiler des projets de rapports de réunion, à organiser, préparer et traiter la documentation des réunions, y compris les projets de documents de travail et d’information et les présentations liées aux réunions, séminaires et ateliers. gérés par eux, et faire en sorte que la documentation de la réunion soit téléchargée sur le site Web de l’OACI WACAF. Préparer et superviser le suivi, la collecte et la distribution de la documentation des réunions.
• Formater et publier des documents de travail/d’information pour les réunions dont les sections sont responsables. Assurer la liaison avec les autorités des États et les organisations internationales concernées en ce qui concerne la préparation des documents de réunion et donner des conseils, si nécessaire, sur les dispositions de l’OACI.
• Rechercher, récupérer et rassembler des informations pour contribuer à la rédaction de documents d’information/de travail pour des séminaires/ateliers et réunions.
• Maintenir un système d’enregistrement efficace des actions de suivi des recommandations formulées par les réunions techniques régionales dont les agents ont la responsabilité première. Fonction 2 (y compris les résultats attendus)
Surveille la préparation et le traitement des amendements aux documents et éléments d’orientation de l’OACI, obtenant des résultats tels que :
• Aider à la préparation et au traitement des propositions d’amendement pour les sujets CNS des procédures supplémentaires régionales (Doc 7030) et de l’eANP Afrique-Océan Indien (Doc 7474), et maintenir l’enregistrement de ces amendements.
• Préparer des projets de lettres aux États transmettant aux États les amendements proposés aux annexes pertinentes de l’OACI et aux documents énumérés ci-dessus, rassembler les réponses à la diffusion des propositions et préparer les projets de documentation à soumettre au siège.
• Aider à entreprendre des actions de suivi sur les progrès des propositions d’amendement en temps opportun.
• Préparer la correspondance informant les États de l’approbation des nouveaux amendements et de la date d’applicabilité.
• Tenir à jour les enregistrements de statut des propositions d’amendement.
• Assurer le traitement des propositions d’amendement et leur approbation en utilisant le système en ligne sur le site Web de l’OACI.
Fonction 3 (y compris les résultats attendus)
Maintient à jour les matériels d’orientation, les manuels et les documents régionaux, obtenant des résultats tels que :
• Sous la direction des agents régionaux, compiler et rassembler les documents sources pour la préparation des projets de révision des directives régionales connexes.
• Réviser et vérifier la cohérence des réponses des États et des organisations internationales aux documents.
• Fournir à l’assistant TIC du matériel à télécharger sur le site Web du WACAF.
• Tenir à jour la bibliothèque technique des sections, le système de classement et l’historique des modifications apportées aux documents liés au CNS, à l’AIR et au FS.
• Établir et conserver des enregistrements des progrès sur des sujets connexes qui nécessitent des actions de suivi.
Fonction 4 (y compris les résultats attendus)
Traite et enregistre les données aéronautiques liées aux fonctions de la section, prépare et traite les documents de l’OACI et surveille l’assistance fournie aux États, obtenant des résultats tels que :
• Aider les agents à concevoir des enquêtes/questionnaires, ainsi qu’à collecter et analyser les données reçues via les enquêtes/questionnaires.
• Gérer, sur demande, sous la direction des agents, les lettres d’État concernées.
• Tenir à jour les dossiers, dossiers et rapports des agents techniques, des CAA et des institutions donatrices concernant l’élaboration et la mise en œuvre de plans de travail et de stratégies pour la mise en œuvre de projets/programmes.
Fonction 5 (y compris les résultats attendus)
Fournit un soutien technique et administratif général aux sections CNS, AIR et FS, obtenant des résultats tels que :
• Aider l’agent administratif et les agents régionaux à gérer les arrangements logistiques pour les réunions et les conférences, tels que la préparation des lieux, l’émission des invitations aux réunions, l’enregistrement des participants et les rappels au besoin, etc.
• Préparer des ébauches de documents de routine, par ex. rapports de réunions, briefings, etc. et correspondance relative aux activités techniques CNS, AIR et FS.
• Sur la base des enregistrements de l’avancement des travaux et sous la direction des responsables régionaux, préparer et mettre à jour le programme de travail mensuel des sections.
• Préparer la première version des rapports d’activités et le programme de travail attendu de la Section.
• Tenir à jour les dossiers du programme de mission/réunion des sections.
• Coordonner les préparatifs de voyage des agents.
• Aider les agents à concevoir des enquêtes/questionnaires et à collecter et analyser les données reçues via les enquêtes/questionnaires.
• Tenir à jour le calendrier des sections.
Fonction 6 (y compris les résultats attendus)
Effectue d’autres tâches connexes, comme assigné.
Compétences
Professionnalisme : Se montre fier de son travail et de ses réalisations ; fait preuve de compétence professionnelle et de maîtrise du sujet ; est consciencieux et efficace dans le respect des engagements, le respect des délais et l’obtention des résultats ; est motivé par des préoccupations professionnelles plutôt que personnelles ; fait preuve de persévérance face à des problèmes ou des défis difficiles ; reste calme dans les situations stressantes. Assumer la responsabilité d’intégrer les perspectives de genre et d’assurer la participation égale des femmes et des hommes dans tous les domaines de travail.
Travail d’équipe : Travailler en collaboration avec des collègues pour atteindre les objectifs de l’organisation ; sollicite des commentaires en valorisant véritablement les idées et l’expertise des autres ; est disposé à apprendre des autres ; place l’agenda de l’équipe avant l’agenda personnel ; soutient et agit conformément à la décision finale du groupe, même lorsque ces décisions ne reflètent pas entièrement sa propre position ; partage le mérite des réalisations de l’équipe et accepte la responsabilité conjointe des lacunes de l’équipe.
Communication : Parle et écrit clairement et efficacement ; écoute les autres, interprète correctement les messages des autres et répond de manière appropriée ; pose des questions pour clarifier et manifeste un intérêt pour une communication bidirectionnelle ; adapte le langage, le ton, le style et le format au public ; fait preuve d’ouverture en partageant des informations et en tenant les gens informés.
Planification et organisation : développe des objectifs clairs et cohérents avec les stratégies convenues ; identifie les activités et les missions prioritaires ; ajuste les priorités au besoin ; alloue le temps et les ressources appropriés pour terminer le travail ; prévoit les risques et tient compte des imprévus lors de la planification ; surveille et ajuste les plans et les actions si nécessaire ; utilise son temps de manière efficace.
Orientation client : considère tous ceux à qui les services sont fournis comme des « clients » et cherche à voir les choses du point de vue des clients ; établit et entretient des partenariats productifs avec les clients en gagnant leur confiance et leur respect ; Identifie les besoins des clients et les associe aux solutions appropriées ; surveille les développements en cours à l’intérieur et à l’extérieur de l’environnement des clients pour se tenir informé et anticiper les problèmes ; tient les clients informés des progrès ou des revers des projets ; respecte les délais de livraison des produits ou services au client.
Éducation
• Un diplôme d’études secondaires est requis.
Emploi – Qualification spécifique
• L’achèvement d’une formation/certificat en administration est requis.
Expérience professionnelle
• Au moins quatre années d’expérience à des niveaux de responsabilité de plus en plus élevés dans la gestion de bureau dans l’administration publique ou privée sont requises.
• Une expérience dans la gestion de bureau, les tâches de communication et de coordination, la tenue des dossiers et des fichiers et la technologie bureautique moderne sont requises.
• Une expérience dans l’utilisation des applications MS Office, notamment Word, Excel et PowerPoint, est requise.
• Expérience de travail dans un environnement multinational et multiculturel. La capacité à traiter des questions sensibles et confidentielles de manière rapide et discrète est requise.
• Une expérience des politiques, protocoles et procédures administratives de l’ONU ou d’une grande organisation multinationale est souhaitable.
• Une expérience des relations avec des fonctionnaires de haut niveau, des représentants gouvernementaux ou des cadres supérieurs est souhaitable.
Langues
• Des capacités de lecture, d’écriture et d’expression orale courantes en anglais et en français sont requises.
• Une connaissance pratique de toute autre langue de l’Organisation (arabe, chinois, russe, espagnol) est souhaitable.
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