L’organisation de conservation à but non lucratif African Parks recrute (06 Novembre 2024)

African Parks est une organisation de conservation à but non lucratif qui assume l’entière responsabilité de la réhabilitation et de la gestion à long terme des parcs nationaux en partenariat avec les gouvernements et les communautés locales. Nous gérons actuellement 22 parcs nationaux et aires protégées dans 12 pays couvrant plus de 20 millions d’hectares dans : l’Angola, le Bénin, la République centrafricaine, le Tchad, la République démocratique du Congo, le Malawi, le Mozambique, la République du Congo, le Rwanda, la Zambie, le Zimbabwe et le Sud. Soudan.

La mosaïque d’écosystèmes de Chinko est l’une des zones incroyablement riches et uniques du continent africain. En fait, la zone de conservation de Chinko (CCA) est une zone importante pour la faune sauvage en voie de disparition ainsi qu’un vaste écosystème aux interactions complexes et constitue le seul environnement protégé géré dans la partie orientale reculée de la RCA.

Plus récemment, un « paysage fonctionnel » d’environ 64 645 km2 pour lequel le gouvernement de la RCA a confié le mandat à l’APN d’élaborer une stratégie globale de conservation et un plan d’aménagement du territoire.

APERÇU DU POSTE :

Le gestionnaire financier des subventions est responsable de la gestion financière de toutes les subventions finançant l’organisation. Il gère un budget global pour l’ensemble de l’organisation et veille au respect des règles et réglementations de chaque donateur. Il/Elle travaille en étroite collaboration avec l’équipe comptable et les autres chefs de département. Il/Elle rapporte au Directeur Financier.

Les tâches quotidiennes comprennent, sans toutefois s’y limiter :

Gestion des donateurs ;

• Maintenir à jour tous les documents liés à une subvention (contact, rapports financiers et narratifs, paiement, rapport d’audit, plan de travail, approbations, etc.)
• Assurer la visibilité de chaque donateur pour tous
• Assurer le respect des règles et réglementations de chaque donateur (produire tous les rapports financiers des donateurs, demander l’autorisation obligatoire au donateur, former et communiquer en interne sur les règles et réglementations des donateurs)
• Gérer tous les audits des donateurs

Budgétisation et prévisions ;

• Soutenir la production de tous les rapports financiers (réel par rapport au budget) pour tous les donateurs individuellement ainsi que pour l’ensemble de l’organisation sur une base mensuelle.
• Soutenir l’examen et le suivi des performances budgétaires par programme et/ou par département, formuler des recommandations pour améliorer les performances.
• Établir le montant des revenus des donateurs qui doivent être prélevés et assurer un enregistrement approprié.
• Produire, analyser, contrôler, prévoir la situation du déficit de financement de l’organisation.
• Utiliser toutes ses connaissances pour optimiser et réduire la position non financée de l’organisation.
• Veiller à ce que tous les rapports financiers dus au donateur soient reçus à temps
• Est responsable de la qualité des informations financières communiquées aux donateurs (ainsi qu’en interne)
• Soutenir l’élaboration du budget de la proposition et garantir l’allocation des dépenses non financées en premier (réduction du déficit de financement) et une couverture appropriée des activités.
• Soutenir le projet et proposer un amendement budgétaire pour les subventions qui en ont besoin

Comptabilité;

• Soutenir l’examen de l’allocation par programme (donateur et ligne budgétaire) de toutes les transactions (bon de commande et contrat, formulaire d’autorisation de voyage et ordre de mission, notes de frais, allocation du temps du personnel) avant la saisie dans le système comptable.
• Soutenir le contrôle de la disponibilité du budget avant l’approbation des dépenses.
• Fournir des conseils et un encadrement au personnel comptable pour garantir l’exactitude, l’exactitude et l’exhaustivité des transactions enregistrées

Gestion de trésorerie ;

• Produire dans les plus brefs délais la demande de remboursement de toutes les dépenses non avancées par le donateur.
• Effectuer le suivi de la collecte des sommes réclamées et répartir les sommes reçues entre les programmes.
• Surveiller la situation de trésorerie sur les subventions à l’avance.

Gestion des immobilisations ; (En collaboration avec la FOM)

• Assurer l’allocation et l’enregistrement corrects de chaque immobilisation par donateur
• Assurer une image de marque appropriée (visibilité du donateur) de tous les actifs

RH et Paie ; (En collaboration avec le Chef comptable et le responsable RH)

• Revoir la répartition de la masse salariale par programme
• Contrôler et approuver l’attribution du temps pour tous les membres du personnel requis pour produire la feuille de temps
• Communiquer sur le budget temps restant à tous les membres du personnel requis pour produire la feuille de temps
• Vérifier que les RH sont conformes aux règles et réglementations de chaque donateur

Diligence raisonnable et audit

• Coordonner les audits des donateurs
• Fournir un projet de réponses à la lettre de recommandations d’audit, y compris en coordonnant les contributions des opérations, des forces de l’ordre, des ressources humaines, de l’administration et d’autres unités, si nécessaire, et les transmettre au responsable des finances pour examen.
• Enregistrer et suivre les conclusions de l’audit. Assurer la clôture et la résolution de tous ces problèmes dans les délais convenus avec le responsable financier.
• Garantir l’éligibilité de toutes les dépenses (pas de dépenses inéligibles) et l’absence de constatations majeures d’audit.

Archivage

• Gérer l’archiviste et superviser le système d’archives (physiques et numériques)
• Mettre en place un processus de contrôle, pour assurer l’archivage de toute la documentation requise liée à toutes les transactions
• Est responsable de la qualité de tous les documents justifiant toutes les dépenses
• Garantir la sauvegarde de toute la documentation relative au donateur selon les règles de chaque donateur.
• Faciliter l’accès aux informations archivées en cas d’audit

Général

• Fournir une formation au personnel sur les règles et réglementations des bailleurs de fonds et plus généralement sur les politiques et procédures financières de l’APN et les méthodes de budgétisation.
• Aider à la rédaction et au maintien de la politique d’approvisionnement.
• Si besoin peut siéger en tant que membre du comité des achats.
• Aide à la mise en œuvre de nouveaux systèmes (comptabilité, paie, stock, etc.) et à la formation des utilisateurs.
• Effectuer toute autre tâche pertinente qui peut être assignée de temps à autre par le directeur financier

À quoi ressemble le succès

• Tous les rapports sont produits à temps avec le niveau de qualité requis.
• Le déficit de financement est surveillé et réduit.
• Tous les audits des donateurs sont clôturés dans les délais, sans dépenses inéligibles ni conclusions d’audit majeures.
• Le budget de chaque programme ainsi que le budget global de l’organisation sont respectés.
• Le personnel du programme reçoit toutes les informations et le soutien dont il a besoin pour exécuter ses activités.

Qualifications et exigences du rôle

• Un diplôme de 5 ans en comptabilité ou en gestion financière, un diplôme supplémentaire en commerce et en administration étant avantageux ;
• Au moins 5 ans d’expérience opérationnelle avérée dans le secteur de la gestion financière/comptable ;
• Un arrière-plan de travail en matière de conservation est souhaité ;
• Une solide éthique de travail avec une capacité démontrée à analyser des contrats complexes en fonction de solutions ;
• Excellentes compétences en matière de planification et d’organisation et compétences administratives ;
• Attention aux détails; Ponctualité, compétences en gestion d’équipe et bon esprit d’équipe ;
• Adaptabilité à des environnements en constante évolution ;
• Diplomatie et capacité à établir de bonnes relations.
• Informatique – Word, Excel, Power Point et Outlook ;
• Excellente capacité à établir et à gérer des relations avec une grande variété de personnes et de cultures.