Par sa mission, Oxfam, une confédération internationale de 20 organisations travaille ensemble dans 94 pays et en collaboration avec des partenaires et des alliés dans le monde entier pour lutter contre les inégalités et trouver des solutions durables à la pauvreté et à l’injustice. Nous œuvrons directement avec les partenaires locaux et cherchons à influencer les plus puissants pour aider les populations dans le besoin à améliorer non seulement leur vie et leurs moyens d’existence, mais aussi leur faire prendre part aux décisions qui les touchent.
POSTE 1: un (e) Assistant (e) Administratif (ve) et Comptable
Oxfam Bénin recrute un (e) Assistant (e) Administratif (ve) et Comptable
CONTEXTE
Par sa mission, Oxfam, une confédération internationale de 20 organisations travaille ensemble dans 94 pays et en collaboration avec des partenaires et des alliés dans le monde entier pour lutter contre les inégalités et trouver des solutions durables à la pauvreté et à l’injustice. Nous œuvrons directement avec les partenaires locaux et cherchons à influencer
les plus puissants pour aider les populations dans le besoin à améliorer non seulement leur vie et leurs moyens d’existence, mais aussi leur faire prendre part aux décisions qui les
touchent.
Oxfam a une politique de tolérance zéro contre tout comportement allant à l’encontre de son code de conduite, y compris le harcèlement, l’exploitation et l’abus sexuels, ainsi que le manque d’intégrité, la corruption et la fraude. Pour ce faire, Oxfam s’assurera de recruter des gens qui démontrent et incarnent les mêmes valeurs et s’attend à ce que toute personne œuvrant déjà au sein de l’organisation partage et incarne cet engagement.
Nous sollicitons des candidatures pour le poste d’Assistant (e) Administratif (ve) et Comptable pour la Coordination Pays au Bénin.
IDENTIFICATION DU POSTE
Supérieur hiérarchique Coordonnateur Pays
Relation fonctionnelle Chef Comptable
Statut du poste Poste national
Lieu Cotonou
PRINCIPALES RESPONSABILTES/ACTIVITES DU POSTE
Relevant du Coordonnateur Pays d’Oxfam, l’Assistant(e) Administratif (ve) et Comptable effectue son mandat pour l’atteinte des résultats du programme Pays. Il ou elle apporte aux programmes et à la Coordination Pays d’Oxfam au Bénin, le support opérationnel nécessaire de manière efficace et efficiente, en assurant la qualité des services, des procédures administratives tout en donnant un soutien adéquat en temps et en heure afin de contribuer à l’atteinte des objectifs stratégiques d´Oxfam dans le pays. Plus spécifiquement, la personne titulaire du poste assure le secrétariat, la réalisation, le suivi administratif et l’archivage des dossiers. Il ou elle veille à la circulation de l’information. Il ou elle réalise l’activité d’accueil ainsi que des tâches administratives d’appui, de contrôle et de comptabilité conformément à la stratégie en cours du bureau pays.
En conformité avec les politiques, les normes et les procédures d’Oxfam, l’Assistant(e)
Administratif (ve) et Comptable assume les responsabilités suivantes :
Responsabilités :
Secrétariat : (60%)
• Assurer la réception et l’orientation des visiteurs, partenaires ;
• Gérer les appels téléphoniques (entrants et sortants) ;
• Tenir à jour l’agenda du Coordonnateur Pays ;
• Réceptionner, enregistrer et transmettre les courriers au Coordonnateur Pays pour affectation à leur(s) destinataire(s) et faire leur suivi ;
• Recevoir, enregistrer, trier, diffuser et classer les courriers arrivée et en assurer le suivi ;
• Préparer, faire signer le Coordonnateur Pays et enregistrer les correspondances
départ, notes de service ;
• Saisir des documents ;
• Organiser les rencontres et réunions ;
• Produire et archiver les comptes-rendus des réunions ;
• Organiser le classement, le scannage et l’archivage des documents et dossiers ;
• Exécuter toutes autres tâches qui lui seront confiées par le Coordonnateur Pays. Administration et logistique : (20%)
• Mettre à jour des coordonnées de l’équipe terrain, du répertoire téléphonique et des personnes à contacter en cas d’urgence ;
• Coordonner l’accueil des Coopérants Volontaires avec Oxfam Québec (réservation d’hôtels, accueil à l’aéroport, préparer les kits d’accueil …) ;
• S’assurer du processus administratif requis pour les TDR des missions et émettre les
ordres de mission et chèques pour les missions ;
• Transmettre les TDR signés au service logistique ;
• Gérer les fournitures de bureau (entrées, sorties et inventaires) ;
• Apporter un appui à la logistique dans l’organisation des ateliers, formations et tout événement d’Oxfam au Bénin ;
• Gérer la pause-café des rencontres d’équipe sous la supervision du chef comptable et du logisticien ;
• Appuyer la logistique dans l’obtention des visas et cartes de service des Coopérants Volontaires ;
• Appuyer la logistique pour la gestion de déplacements des membres de l’équipe à l’intérieur et à l’extérieur du pays ;
• Délivrer les attestations de services aux prestataires et fournisseurs sous accord de la Logistique et remettre au Coordinateur Pays pour validation et signature ;
• Effectuer toutes autres tâches connexes.
Assistance Comptable : (20%)
• Gérer la petite Caisse ;
• Réceptionner, préparer et soumettre les réquisitions de chèques, d’achats, bon de commandes et autres documents financiers pour les signatures requises ;
• Préparer le paiement des prestataires et fournisseurs et faire signer les signataires ;
• Appeler les prestataires et fournisseurs pour le retrait de leurs chèques ;
• Vérifier les pièces justificatives après les missions des collègues avant de les transmettre au Chef Comptable ;
• Effectuer toutes autres tâches connexes.
PROFIL RECHERCHE
Formation Etre titulaire d’au moins un diplôme BTS en secrétariat, gestion administrative ou tout diplôme pertinent pour le poste.
Expériences professionnelles
• Posséder au moins trois (03) ans d’expérience professionnelle à un poste similaire dans une
entreprise publique ou privée. Une expérience d’au moins deux (02) années au sein d’une ONG internationale / agences bilatérales sera un atout.
Compétences requises
• Justifier d’une bonne maîtrise de la suite Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint…), des technologies
de la communication (Outlook, Teams, etc) ;
• Avoir une excellente capacité à la rédaction administrative ;
• Bonne connaissance des procédures administratives ;
• Connaissances en techniques de secrétariat et de comptabilité ;
• Excellente maîtrise de la langue française aussi bien à l’écrit qu’à l’oral ;
• Connaissance des standards de sécurité.
Exigences du poste
• Avoir le sens de l’organisation, d’analyse, de planification et une capacité à travailler sous pression avec efficience et efficacité ;
• Etre méthodique, accueillant(e) et ordonné(e) ;
• Avoir de grandes habiletés rédactionnelles ;
• Avoir la capacité de travailler en équipe ;
• Avoir la capacité de communication interculturelle ;
• Avoir le sens de la diplomatie, du jugement et de la rigueur ;
• Faire preuve de grande autonomie, d’initiative et avoir des aptitudes à gérer les priorités ;
• Avoir le sens du relationnel ;
• Avoir le sens de l’éthique
• Respecter la confidentialité et les délais dans le traitement des dossiers.
Valeurs
• Adhérer aux valeurs et aux convictions d’Oxfam ;
• S’engager à être exemplaire dans ses pratiques et ses comportements et faire du Code de conduite le guide d’orientation de ses pratiques ;
• Veiller au respect du Code de Conduite de la part de tous les collaborateurs de votre équipe ;
• Respecter les règles de sécurité d’Oxfam ;
• Avoir une ouverture à la jeunesse et l’égalité des femmes et des hommes.
DUREE DU CONTRAT ET CONDITIONS GENERALES
Durée du contrat Le contrat de l’Assistant(e) administratif(ve) et Comptable est d’une durée d’un (1) an.
Disponibilité du ou de la candidat (e)
Immédiate
Conditions générales de candidature
• Etre de nationalité béninoise et jouir de ses droits
civiques ;
• Etre de bonne moralité.
Dossier à fournir après présélection
• Un CV actualisé daté et signé (max. 2 pages) ;
• Une lettre de motivation (max. 1 page) mentionnant le titre du poste dans l’objet ;
• Une copie du ou des diplôme(s), attestations et/ou toutes autres pièces justificatives de l’expérience ;
• Un extrait de naissance ou du jugement supplétif tenant lieu ;
• Copie d’une pièce d’identité valide.
Par ailleurs, un extrait de casier judiciaire sera exigé pour la personne qui sera retenue pour ce poste.
Date limite de dépôt des candidatures
Vendredi 20 octobre 2023 à 17 heures (heures locales).
Pour postuler, veuillez cliquer sur le lien :
POSTE 2: Responsable Financier
The Role: Responsable Financier base a Bamako
Grade: C2
Nous recherchons un responsable financier base a Bamako pour le programme OXFAM Mali.
Ce que nous recherchons
Le/la responsable des finances du pays agira en tant qu’expert(e) en gestion financière et assurera un leadership persuasif et efficace au sein d’Oxfam et de la confédération Oxfam.
Il/elle mettra en œuvre les stratégies du conseil d’administration d’Oxfam et travaillera en étroite collaboration avec l’équipe de gestion et les cadres supérieurs à son propre niveau, en les conseillant et en communiquant des informations financières de haut niveau.
Principales responsabilités et obligations
Audit et gestion des risques
S’assurer que toutes les procédures financières sont conformes aux normes de l’organisation et de la région, qu’elles sont clairement définies et comprises et qu’elles sont appliquées efficacement.
S’assurer que les mécanismes de contrôle interne sont en place et suivis.
Assurer une gestion efficace des actifs en liaison étroite avec la logistique.
Informer la direction du programme de tout changement/développement dans les politiques gouvernementales, les exigences statutaires et légales au Mali en ce qui concerne la fonction financière.
Maintenir une vue d’ensemble de la politique, des systèmes et des procédures d’Oxfam concernant les finances et s’assurer que les développements sont communiqués et mis en œuvre de manière appropriée par le biais de revues régulières.
Conduire la préparation des audits, trouver des auditeurs externes et soutenir le personnel du programme dans la préparation des audits externes et internes.
En coordination avec le responsable de l’appui aux entreprises, tenir un registre des risques pour le programme de pays, en prenant des mesures proactives pour éviter les erreurs.
Informer la direction sur les risques existants, identifier les risques nouveaux/potentiels et mettre en place des mesures d’atténuation en temps utile.
Se familiariser avec les lois du pays et s’assurer de leur respect, soutenir le Business Support Manager et le Directeur du pays pour s’assurer que les lois sont respectées.
Contrôle de la trésorerie, de la banque et des finances
Travailler avec le responsable des opérations et les responsables/coordinateurs de programme pour identifier les besoins financiers, les questions de gestion financière et développer des stratégies de contrôle financier.
Compiler les informations financières et les budgets des projets dans un budget/plan financier global pour le pays pour examen par l’équipe de direction du pays.
Assurer un fonctionnement et un suivi efficaces, opportuns et précis de l’ensemble des systèmes financiers (par exemple, le système de gestion générale), y compris le maintien de l’exhaustivité et de l’intégrité des données dans le système de gestion de projet.
S’assurer que les paiements sont libérés après une vérification approfondie en contrôlant la documentation, les codes budgétaires pertinents et en assurant l’exactitude des calculs.
Assurer la liaison avec les banques, les auditeurs, les donateurs et les organisations similaires (le cas échéant) et les autorités fiscales locales, etc.
les autorités fiscales locales, etc.
S’assurer que la gestion des actifs est conforme aux exigences de l’organisation/des donateurs ainsi qu’aux principes comptables généralement admis.
Analyse et rapports financiers
Développer des objectifs stratégiques financiers qui répondent aux besoins d’exécution des programmes.
Contribuer à la conception et superviser la préparation de rapports de gestion réguliers (mensuels/trimestriels) pour répondre aux besoins des gestionnaires de programmes dans le pays et de répondre aux exigences en matière de rapports réguliers fixées par la Région et le Siège, en veillant au respect des délais et l’exactitude.
Administration du programme
Compiler les informations financières et les budgets des projets dans un budget/plan de financement global pour le pays pour examen par l’équipe de direction du Mali.
Vérifier l’exactitude des budgets préparés par l’équipe du programme et donner des conseils sur la conception pour un suivi optimal. Approuver les budgets avant de les soumettre à l’autorisation du responsable des opérations et du directeur national.
S’assurer que le programme répond aux exigences des systèmes tels que le grand livre, la gestion des projets et le système de gestion des contrats. Aider les responsables à établir un budget précis et les prévisions budgétaires, tout en les contrôlant périodiquement.
Audit interne/externe – Prendre l’initiative de préparer les audits, participer à la sélection des auditeurs externes et aider le personnel du programme à préparer les audits externes et internes.
Soutenir le personnel du programme dans la préparation des audits externes et internes.
S’assurer que les plans d’action découlant des recommandations d’audit sont mis en œuvre en temps opportun.
Rapports aux donateurs
S’assurer que les exigences, les politiques et les procédures des donateurs sont respectées dans l’ensemble du programme.
Suivre de près le calendrier des rapports des donateurs et le cycle d’activité du programme pour s’assurer que les rapports financiers des donateurs sont préparés et soumis en temps voulu et avec précision, conformément aux rapports narratifs.
Travailler avec l’équipe de financement pour gérer la préparation des rapports financiers des donateurs selon les délais fixés. Assurer une piste d’audit complète depuis la documentation primaire jusqu’au système de comptabilité pour un rapport précis et rapide aux donateurs.et de la tenue des registres généraux. Assurez la conformité avec les règles des donateurs pour chaque transaction.
Veiller à la bonne gestion des contrats des donateurs, y compris les exigences des systèmes, par exemple le système de gestion des contrats du point de vue des finances.
Budget (Propositions/Partenaires)
Travailler sur la planification annuelle et diriger la préparation du budget annuel et de projet du programme de pays et soutenir l’équipe, y compris les programmes de terrain, dans ce processus.
Appuyer le responsable des opérations et d’autres membres du personnel du programme dans la préparation des budgets des programmes, des projets et des projets, ainsi que du budget annuel d’Oxfam, et gérer la préparation des projections et prévisions sur une base régulière, nécessaires à un suivi et à un examen efficace.
Gestion des partenaires
En collaboration avec le responsable des opérations, préparer et soumettre le rapport annuel du conseil et autres rapports des ONG partenaires.
Renforcer la capacité de gestion financière des organisations partenaires nationales afin de répondre aux exigences de conformité du gouvernement, des donateurs et d’Oxfam.
Assurer des visites régulières de suivi financier des organisations partenaires et assurer le suivi des recommandations des visites de suivi.
Gérer l’équipe financière du pays et les partenaires financiers si nécessaire.
Autre
Visiter les bureaux de terrain pour renforcer les capacités et apporter un soutien tout en vérifiant la conformité.
Représenter le département finance du pays dans les forums financiers régionaux et nationaux.
Effectuer d’autres tâches à la demande du superviseur.
Compétences techniques, expérience et connaissances
Essentielles:
Master en économie, finance, responsabilité ou études similaires ;
Au moins 5 à 10 ans d’expérience au même poste ou à un poste similaire dans une grande et/ou complexe organisation non gouvernementale de même niveau, travaillant dans un contexte humanitaire financé par des donateurs individuels et institutionnels.
Expérience du travail avec des partenaires de mise en œuvre et du renforcement de leurs capacités ;
Capacité à travailler avec un système financier en ligne, de préférence PeopleSoft ;
Solides compétences en matière de préparation et de gestion du budget, avec une grande aptitude au travail sur les chiffres.
Expérience en matière de renforcement des capacités, compétences en matière de formation et d’encadrement et volonté de soutenir le développement des autres.
Qualités de leadership et expertise en matière de gestion des personnes afin de fournir une direction et un soutien efficace à un groupe multidisciplinaire et multiculturel avec une capacité avérée à faire preuve de souplesse dans des situations exigeantes.
Expertise dans l’application de la gestion financière stratégique et expérience dans l’optimisation de l’utilisation des ressources.
Expérience de la mise en œuvre d’améliorations opérationnelles et de la persévérance pour réaliser des changements dans un environnement difficile.
Expérience de la gestion matricielle du personnel fonctionnel afin de garantir la réalisation efficace des objectifs fonctionnels.
Compréhension approfondie du système financier et de la manière dont il interagit avec d’autres systèmes opérationnels afin de maximiser ses capacités de production d’informations.
Capacité à acquérir et à appliquer des connaissances sur les exigences statutaires du pays ;
Compétences efficaces en matière de communication orale et écrite, y compris des capacités interpersonnelles et de représentation de haut niveau ; la maîtrise de l’anglais écrit et parlé est essentielle.
Capacité à opérer et à penser de manière stratégique, associée à des compétences analytiques avérées et à l’utilisation de celles-ci pour résoudre des problèmes et prendre des décisions fermes.
Souhaitable :
Connaissance de la programmation des ONG dans le domaine du développement et des urgences ;
La connaissance ou l’expérience des programmes d’Oxfam est un avantage ;
Expérience de la gestion et du travail au sein de consortiums ;
Capacité à travailler sous une pression intense ;
La maîtrise de l’anglais sera très appréciée
Approche flexible des horaires de travail – capacité et volonté de travailler en dehors des horaires habituels, si nécessaire
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