L’organisation caritative britannique Street Child recrute pour ce poste (22 Janvier 2024)

APERÇU:

• Street Child International est à la recherche d’un professionnel hautement qualifié et expérimenté pour rejoindre notre équipe en tant qu’agent principal des opérations.
• Il s’agit d’un poste crucial chargé de superviser les fonctions d’approvisionnement, de logistique et d’administration de l’organisation.
• Le candidat retenu jouera un rôle central en assurant la gestion efficace et stratégique des ressources de nos projets.
• L’officier supérieur des opérations sera le superviseur direct des chauffeurs de bureau et des assistants aux opérations.

PRINCIPALES RESPONSABILITÉS:

Approvisionnement

• Collaborer avec les chefs de projet et les équipes de programme pour comprendre les besoins en matière d’approvisionnement pour les projets à venir.
• Élaborer des plans d’approvisionnement, décrivant les biens et services requis, les délais de livraison et les considérations budgétaires.
• Identifiez les fournisseurs potentiels, effectuez des études de marché et maintenez une base de données complète des fournisseurs.
• Gérez le processus d’appel d’offres, évaluez les propositions et négociez les contrats pour obtenir des conditions générales favorables.
• Garantir le respect des exigences des donateurs, des lois locales et des politiques d’approvisionnement de l’organisation.
• Maintenir une documentation d’approvisionnement précise et à jour.
• Travailler en étroite collaboration avec les équipes financières et de projet pour aligner les activités d’approvisionnement sur les budgets du projet.
• Surveillez et contrôlez les dépenses liées aux achats, en identifiant les opportunités de réduction des coûts sans compromettre la qualité.
• Établir et mettre en œuvre des mesures de contrôle de la qualité des biens et services achetés afin de répondre aux normes organisationnelles.
• Effectuer des inspections et coordonner avec les parties prenantes concernées pour résoudre tout problème de qualité.
• Identifier et évaluer les risques associés aux activités d’approvisionnement et élaborer des stratégies d’atténuation.
• Restez informé des changements de réglementation ou des conditions du marché qui peuvent avoir un impact sur les processus d’approvisionnement.
• Favoriser une communication et une collaboration efficaces avec les équipes de projet, en garantissant une compréhension claire des besoins en matière d’approvisionnement.
• Préparer des rapports réguliers sur les activités d’approvisionnement, y compris les mises à jour de l’état, les défis et les indicateurs de performance clés.
• Soutenir l’organisation dans la génération des rapports requis par les donateurs ou les autorités de réglementation.
• Promouvoir des pratiques d’approvisionnement éthiques et des principes d’approvisionnement durable.
• Tenir compte des facteurs environnementaux et sociaux dans les décisions d’approvisionnement, le cas échéant.

Logistique

• Collaborer avec les équipes de programme pour prévoir et planifier la logistique liée au projet, en garantissant la disponibilité des ressources nécessaires.
• Coordonner les événements, ateliers et réunions internes et externes selon les besoins.
• Gérer les arrangements logistiques pour les événements, y compris la réservation des salles et la restauration.
• Gérer l’inventaire des fournitures et des équipements du projet, en optimisant les niveaux de stock pour éviter les pénuries ou les excédents.
• Coordonner le transport des marchandises et des matériaux vers les sites du projet, en assurant la livraison dans les délais et le respect des délais du projet.
• Assurer la liaison avec les prestataires de transport et assurer le respect des réglementations et normes de sécurité en vigueur.
• Tenir un registre précis et à jour des actifs du projet, y compris l’équipement, les véhicules et autres ressources.
• Mettez en œuvre des systèmes de suivi des actifs pour surveiller l’utilisation, la maintenance et la dépréciation.
• Superviser les aspects logistiques de la mise en place de bureaux et d’installations temporaires pour le projet, selon les besoins.
• Veiller à ce que les sites du projet disposent de l’infrastructure et des services publics nécessaires pour des opérations efficaces.
• Agir en tant que point focal pour la communication entre les équipes de programme, les fournisseurs et les autres parties prenantes concernant les questions liées à la logistique.
• Coordonner avec les partenaires et fournisseurs externes pour assurer un soutien logistique transparent pour les activités du projet.
• Assurer le respect des lois et réglementations locales liées à la logistique, au transport et à la distribution.
• Maintenir une documentation précise et complète de toutes les transactions et activités liées à la logistique.
• Contribuer à l’élaboration et à la mise en œuvre de plans de préparation aux situations d’urgence, y compris un soutien logistique pour les activités d’intervention en cas de catastrophe.

Opérations

• Superviser les fonctions administratives quotidiennes, y compris la gestion du bureau, les installations et les services de soutien.
• Assurer le respect des politiques, procédures et exigences légales de l’organisation.
• Coordonner les réparations et l’entretien des actifs, des équipements et des installations de bureau, y compris les réparations de plomberie, d’électricité et de structure.
• Assurer la liaison avec des prestataires de services externes pour garantir des solutions de maintenance rapides et rentables.
• Surveillez et gérez les services publics tels que l’électricité, l’eau et les services Internet pour garantir des opérations de bureau ininterrompues.
• Négocier et coordonner les accords de services avec les fournisseurs de services publics.
• Collaborer avec le conseiller en sécurité pour assurer la sûreté et la sécurité des locaux du bureau.
• Mettre en œuvre et surveiller les protocoles de sécurité pour protéger le personnel et les actifs.

Planification stratégique et développement des capacités

• Élaborer et mettre en œuvre un plan d’approvisionnement complet aligné sur les objectifs de l’organisation.
• Faire preuve de leadership dans la négociation de contrats complexes, en tirant parti des relations avec les fournisseurs et en identifiant les opportunités de réduction des coûts.
• Développer et mettre en œuvre des programmes de formation pour renforcer les capacités du personnel de Street Child et des partenaires de mise en œuvre en matière d’approvisionnement, d’administration et de logistique.
• Encadrer et guider les membres de l’équipe pour l’amélioration continue et le développement professionnel.
• Collaborer avec le responsable des opérations pour aligner les stratégies départementales sur la mission globale de l’organisation.
• Effectuer des évaluations des risques et mettre en œuvre des stratégies pour atténuer les risques associés à l’approvisionnement, à l’administration et à la logistique.
• Élaborer et mettre à jour les politiques et procédures liées aux achats, à l’administration et à la logistique.
• Veiller à ce que les politiques soient conformes aux meilleures pratiques et aux réglementations des donateurs.
• Établir des indicateurs de performance clés (KPI) pour les fonctions d’approvisionnement, d’administration et de logistique.
• Surveiller les performances par rapport aux KPI établis et mettre en œuvre les améliorations nécessaires.
• Établir et entretenir des relations solides avec les parties prenantes externes, notamment les fournisseurs, les prestataires de services et les agences gouvernementales compétentes.
• Représenter l’organisation dans les clusters, les forums stratégiques et les partenariats liés à l’approvisionnement et à la logistique.
• Identifier et mettre en œuvre des technologies innovantes pour rationaliser les processus d’approvisionnement, d’administration et de logistique.

COMPÉTENCES/APTITUDES REQUISES

• Capacité à avoir une vision globale et à contribuer aux objectifs généraux de l’organisation.
• Un leadership fort pour guider et motiver l’équipe.
• Connaissance approfondie des processus d’approvisionnement et de négociation de contrats.
• Expertise dans la gestion du transport, de la distribution et des stocks.
• Compétence dans la création et la mise à jour des politiques de l’organisation.
• Capacité à définir et suivre des objectifs de performance.
• Solides compétences en matière d’établissement de relations avec des partenaires externes.
• Sensibilisation aux nouvelles tendances et capacité à mettre en œuvre des solutions technologiques.
• Communication claire et efficace avec diverses parties prenantes.
• Fortes capacités de résolution de problèmes à l’aide de données.
• Flexibilité pour gérer les circonstances changeantes dans les projets financés par des donateurs.
• Excellente organisation avec le souci du détail.
• Capacité à bien travailler avec des équipes interfonctionnelles.
• Maîtrise de MS Outlook, MS Excel, MS Word et MS PowerPoint.

CRITÈRE D’ÉLIGIBILITÉ

• Ce poste est ouvert uniquement aux citoyens nigérians.
• Nous encourageons fortement les candidates et les candidats des États BAY à postuler.
• Minimum d’un baccalauréat en administration des affaires, en gestion de la chaîne d’approvisionnement, en économie ou dans un domaine connexe.
• Une maîtrise est fortement préférée.
• Des certificats professionnels supplémentaires du CIPS ou d’un autre organisme de certification professionnel similaire dans les domaines des achats, de la logistique ou de l’administration sont avantageux.
• Nécessite au moins 5 ans d’expérience professionnelle pertinente au sein de l’unité des opérations d’une organisation internationale réputée, de préférence sur des projets financés par des donateurs.
• Nécessite un minimum de 3 ans d’expérience professionnelle pertinente dans des postes de niveau supérieur, en particulier dans les domaines des achats, de la logistique et de l’administration au sein d’organisations internationales.
• Doit posséder une expérience professionnelle préalable dans les États de Borno, Adamawa et Yobe au cours des 5 dernières années.