MSI, une entreprise de Tetra Tech, est une société de conseil pour le développement international, situé dans la région métropolitaine de Washington, DC, USA, qui fournit des résultats à nos clients autour du monde depuis 40 ans, recrute.
Résumé du poste :
L’assistant administratif fournira un soutien administratif et logistique général aux différentes équipes de PROLA. Ce poste relèvera directement du chef d’équipe des opérations et jouera un rôle crucial dans le maintien de flux de travail organisés et efficaces. Son rôle au sein de l’Equipe devra assurer un environnement de travail efficace, productif et sûr pour le personnel, les visiteurs, les prestataires de services, les fournisseurs, ainsi que les partenaires du Projet. L’Assistant (e) administratif (ve) travaillera très étroitement au sein de l’équipe d’administration et de finance sous la supervision directe du Chef d’Equipe d’Opérations.
Responsabilités :
- Préparer la documentation sur les calculs pour les rémunérations des employés et les paiements des taxes applicables.
- Traiter la documentation relative aux paiements des employés et aux fournisseurs locaux.
- Vérifier et traiter les notes de frais de déplacement et la fracturation des consultants.
- Appuyer les trackers financiers + le scannage des documents financiers en temps opportun.
- Gérer les contrats des employés et des consultants, y compris l’exécution des contrats des biens et services, les bons de commande y afférents, et d’autres.
- Soutenir les processus d’accueil en fournissant un programme d’orientation et de formation pour les employés et les consultants pendant leur première semaine de travail.
- Soutenir les questions administratives liées aux ressources humaines des employés et des consultants.
- Soutenir la gestion des congés des employés et les processus d’enregistrement du temps des travail des employés.
- Soutenir les activités administratives en organisant et en archivant l’information, et maintenir tous les documents pertinents.
- Coordonner la soumission de tous les documents d’arrêt des contrats du travail et l’interaction avec les autorités fiscales. Ces mesures sont prises pour assurer que MSI respecte les règles locales de fin de contrat et des processus d’indemnité de départ.
- Soutenir les efforts d’approvisionnement du projet, y compris la sélection et les négociations avec les fournisseurs.
- Participer aux réunions pour prendre des notes et identifier les actions a nécessaire au fonctionnement du bureau.
- Maintenir les tableau et fichiers nécessaires. Effectuer toute autres taches établies par les besoins du projet.
Qualifications :
- Un minimum de 5 ans d’expérience professionnelle dont au moins trois ans dans un poste similaire au sein d’une ONG internationale.
- Licence en administration, en comptabilité, en finance, ou dans un domaine similaire requis.
- Expérience avec l’utilisation des applications de Microsoft Office (Excel, Word, PowerPoint) QuickBooks est souhaitable.
- Connaissance des règlementations d’approvisionnement du Gouvernement Américain (FAR) et de USAID est souhaitable.
- Expérience professionnelle travaillant sur des projets financés par USAID est fortement préférée.
- Compétences en prêtant attention aux détails, la priorisation, et l’organisation requis.
- Compétences au niveau professionnel en communications orales et écrites anglaises, et une bonne connaissance des communications orales et écrites en français requis.
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