Guidée par l’héritage remarquable de sa cofondatrice, Helen Keller, Helen Keller Intl s’associe aux communautés qui s’efforcent de surmonter les cycles de pauvreté de longue date. En fournissant les éléments essentiels d’une bonne santé, d’une alimentation saine et d’une vision claire, nous aidons des millions de personnes à créer un changement durable dans leur propre vie. Travaillant dans plus de 20 pays – en Afrique, en Asie, en Europe et aux États-Unis – et en collaboration avec une communauté mondiale de sympathisants, nous veillons à ce que chaque personne ait la possibilité – comme Helen l’a fait – d’atteindre son véritable potentiel.
POSTE 1: Assistant exécutif
Il s’agit d’un poste de recrutement local basé à Dakar au bureau régional d’Helen Keller à Dakar, au Sénégal. La rémunération et les avantages seront de niveau I au bureau de pays du Sénégal et toutes les conditions générales locales s’appliqueront.
Relations fonctionnelles
L’assistant exécutif relèvera du responsable du programme en chef et interagira régulièrement avec les membres de l’équipe exécutive du programme, les autres subordonnés directs du responsable du programme en chef et les deux directeurs régionaux de la région Afrique. Vous interagirez également avec d’autres membres de l’équipe de direction et avec l’adjoint exécutif du PDG. Vous coordonnerez les réunions, apporterez votre soutien lors des réunions de l’équipe de direction et participerez à des projets interfonctionnels impliquant plusieurs départements.
Principales responsabilités
- Gérer efficacement les calendriers du CPO et de l’équipe de direction du programme, y compris l’organisation des réunions et des rendez-vous. Coordonner avec les parties prenantes internes et externes pour planifier les réunions et assurer la disponibilité du CPO et des autres hauts dirigeants.
- Gérer les communications entrantes et sortantes au nom du CPO. Rédiger et préparer des courriels, des lettres, des rapports et d’autres documents. Maintenir des canaux de communication efficaces entre le bureau du CPO et les différents départements.
- Coordonner et préparer le matériel pour les réunions récurrentes (y compris l’équipe de direction régionale Afrique) et ponctuelles, y compris les ordres du jour, les présentations et les procès-verbaux. Organiser les lieux de réunion, l’équipement audiovisuel et la restauration selon les besoins. Assister aux réunions RMT, rédiger les procès-verbaux des réunions et assurer le suivi des mesures à prendre.
- Maintenir un système de classement bien organisé dans le lecteur partagé Helen Keller et gérer la documentation liée aux activités du portefeuille CPO. Assurer la confidentialité et la sécurité des informations sensibles.
- Collaborer avec les équipes et les départements concernés pour mettre en œuvre des pratiques standardisées de gestion de documents pour les hubs nationaux.
- Fournir une formation et des conseils aux membres du personnel sur les meilleures pratiques en matière d’organisation et de classement des documents dans le système du Country Hub.
- Surveiller l’utilisation du système Country Hub pour garantir le respect des protocoles de gestion des documents établis.
- Effectuer des contrôles/audits annuels pour vérifier l’exactitude, l’exhaustivité et la sécurité des documents stockés sur le Country Hub.
- Organiser les voyages de l’équipe exécutive du programme et des deux directeurs régionaux basés à Dakar, y compris les réservations de vols, l’hébergement à l’hôtel et les demandes de visa, selon les besoins. Préparer les itinéraires et les notes de frais de déplacement.
- S’assurer que les plans de voyage du directeur des programmes et de son équipe s’alignent et sont partagés conformément aux politiques et directives de l’organisation.
- Autres tâches : Entreprendre des projets et des missions spéciaux assignés par le directeur des programmes, tels que, sans toutefois s’y limiter : préparer des présentations, soutenir le développement du contenu du site Web d’Helen Keller, publier des publications et faciliter les communications sur les réseaux sociaux.
Diplômes et compétences
- Baccalauréat en administration des affaires, en communication, en gestion ou dans un domaine connexe (de préférence).
- Expérience avérée en tant qu’assistant de direction ou rôle similaire, de préférence en soutien à la haute direction.
- Solides compétences organisationnelles et en gestion du temps avec la capacité de prioriser les tâches et de gérer plusieurs responsabilités simultanément.
- Excellentes compétences de communication écrite et verbale. Capacité à rédiger de la correspondance professionnelle et à préparer des rapports.
- Maîtrise de l’utilisation d’outils et de logiciels de productivité tels que la suite Microsoft Office (Word, Excel , PowerPoint, Outlook) et les systèmes de gestion de calendrier.
- Flexibilité pour s’adapter aux priorités et aux délais changeants.
- Excellentes compétences interpersonnelles, y compris des capacités d’écoute active, de discrétion et de confidentialité lors du traitement d’informations sensibles, pour communiquer efficacement entre les cultures,
- Capacité à effectuer des tâches qui nécessitent une très grande attention aux détails et à synthétiser efficacement de grandes quantités d’informations.
- La maîtrise de l’anglais est requise. Un test écrit de compétence en anglais est requis pour les candidats francophones ; la maîtrise du français est un atout.
- Capacité à prioriser la charge de travail, à assumer la responsabilité du travail et à le mener à terme.
- Capacité et volonté de travailler sous pression avec une attitude positive, au sein d’une équipe mondiale.
- Collaboratif, flexible et orienté solutions.
- Respect démontrable de toutes les personnes, quelle que soit leur religion, leur origine ethnique, leur classe sociale ou leur sexe, avec un niveau élevé d’aisance à travailler dans un environnement diversifié et un engagement démontré envers des normes éthiques professionnelles élevées.
- Engagement envers le travail et la mission d’Helen Keller Intl.
- Capacité et volonté de travailler selon des horaires flexibles pour s’adapter à plusieurs fuseaux horaires.
Postuler
Les candidats qualifiés doivent envoyer une lettre de motivation et un curriculum vitae à : [email protected] en indiquant le titre du poste dans la matière. Les candidatures seront acceptées jusqu’au 22 décembre 2023.
POSTE 2: Coordonnateur(trice) National(e)
La position de coordonnateur(trice) implique de fréquentes missions Les déplacements sur les sites des projets, et quelques voyages internationaux occasionnels.
Responsabilités spécifiques
Développement du bureau pays
- Participer à la planification opérationnelle et stratégique de l’équipe de direction du pays ; soutenir l’élaboration du plan de programme annuel, en veillant notamment à ce qu’il soit conforme au plan stratégique et au budget de l’agence.
- Coordonner et développer les termes de référence et superviser les consultants et autres ressources d’appui technique nécessaires aux activités liées au programme nutrition intégrée.
- Jouer un rôle actif dans l’identification et l’obtention de soutien pour de nouvelles initiatives qui favorisent et améliorent les objectifs stratégiques du programme Nutrition intégrée.
Supervision des programmes
- Superviser la conception et la mise en œuvre de plans de travail efficaces qui permettent un examen opportun et continu de l’avancement de tous les résultats clés du programme nutrition intégrée.
Travailler avec le personnel et les partenaires pour s’assurer que de solides systèmes de S&E sont en place pour le développement de systèmes de suivi réguliers du programme, le système d’indicateurs partagés de l’agence, ainsi que pour les études spéciales et les évaluations de projets, y compris les évaluations de base,
éventuellement à mi-parcours et en fin de projet. - Appuyer la conception et la mise en œuvre de la recherche et des études spéciales avec le personnel du programme et assurer la diffusion de l’information en mettant l’accent sur la publication des principaux résultats.
- Effectuer le suivi sur le terrain de l’assurance qualité en fournissant un retour d’information et un soutien opportun et constructif au personnel de Helen Keller et des projets partenaires.
- Travailler avec le personnel du programme et des finances pour examiner les dépenses liées à la mise en œuvre sur une base mensuelle afin d’identifier les tendances de dépassement ou de sous-dépense, et si des tendances significatives sont notées, alerter le Senior Program Manager pour une action appropriée.
- Travailler en étroite collaboration avec le SPM pour traiter tous les problèmes soulevés par le personnel d’Helen Keller, ou les ministères de tutelle respectifs concernant la mise en œuvre du programme.
- Travailler avec le personnel des projets pour assurer la bonne tenue de tous les
dossiers, registres et documents relatifs aux activités des projets de nutrition intégrée.
Gestion de l’équipe et des performances
- Encadrer, superviser et évaluer le personnel du programme et contribuer à une atmosphère propice à la croissance et au développement professionnels.
- Cultiver une atmosphère propice au partage des leçons apprises et à l’apprentissage mutuel parmi le personnel d’Helen Keller et parmi les partenaires.
- Consulter et guider le personnel pour atteindre les objectifs et assurer la responsabilité envers les bénéficiaires, les partenaires, les collègues et les donateurs en fournissant un feedback continu dans un contexte de respect mutuel.
- Fournir des conseils aux assistants technique nutrition des projets pour superviser leurs équipes et coordonner avec les districts sanitaires afin de garantir :
o Une planification, une mise en œuvre et une évaluation solide de tous les
programmes et opérations.
o La conformité aux normes, politiques et procédures Helen Keller, y compris lagestion des performances.
o La conformité avec les exigences des donateurs, y compris le rapport précis et opportun des résultats et des dépenses, et les rapports intermédiaires et finaux requis.
Coordination avec les partenaires
- Travailler avec le personnel du programme pour s’assurer que les partenaires connaissent les politiques et procédures techniques et financières d’Helen Keller, ainsi que les exigences de conformité des donateurs.
- S’assurer que le personnel du programme dispose des compétences et des outils nécessaires pour renforcer les capacités des partenaires.
- Collaborer sous la supervision de la SPM avec les ministères de tutelle respectifs et le personnel technique d’autres organisations travaillant dans les secteurs pour établir des partenariats.
- Contribuer à la visibilité d’Helen Keller afin que ses réalisations nationales à travers le programme Nutrition Intégrée soient reconnues.
- Participer à des réunions et des séminaires au sein d’Helen Keller, au niveau national et international, à la demande du SPM et CD.
Critères de succès
Les objectifs et les indicateurs du programme sont atteints
- La coordination effective et efficace des travaux de planification et de budgétisation
- La coordination effective de la délivrance des outputs dans le respect des délais et des standards techniques retenus
- La coordination effective de l’exécution du plan de suivi et d’évaluation dans ses
différents éléments (reporting, coordination, enquêtes, restitution, …) - Les procédures de mise en place et délivrance du programme respectent les directives de Helen Keller International qui incluent les conventions d’accord avec les donateurs.
Qualifications et Attitudes de Leadership
- Masters ou équivalent en développement, nutrition, santé publique, gestion de programme, développement international ou autre domaine pertinent,
- Au moins une expérience de 8 ans de gestion de projet pour une organisation internationale dans le domaine de la santé publique et de la nutrition, dont 5 ans de travail dans la prévention ou le traitement de la malnutrition, ou une combinaison équivalente d’éducation et d’expérience.
- Excellentes attitudes de leadership, y compris une capacité à diriger efficacement une équipe, un sens de l’initiative et de l’anticipation, un esprit d’ouverture, de créativité et d’abnégation, une habileté à communiquer une vision, à prendre des décisions opportunes et transparentes, à prévenir et résoudre les conflits et à travailler sous pression.
- Excellentes compétences linguistiques en français, à l’oral et à l’écrit, y compris la capacité à synthétiser des questions techniques et programmatiques complexes, capacité pratique de travailler en anglais.
- Capacité avérée à élaborer des budgets, à suivre la situation financière et à gérer les activités administratives et financières de programmes complexes.
- Expérience substantielle avec une variété de donateurs, y compris USAID et GAC, serait un avantage.
- Expérience dans le domaine de la recherche fondamentale ou de la recherche
opérationnelle, serait un avantage. - Expérience des outils et systèmes de suivi et d’évaluation
- Excellentes compétences interpersonnelles et capacité à faire preuve de diplomatie et de tact, comme cela a été démontré dans des rôles antérieurs qui nécessitaient de communiquer avec un ensemble large et diversifié de partenaires.
- Connaissance de l’informatique et maîtrise de Microsoft Office, notamment Word, Excel et Outlook ; une expérience avec EPI-INFO et/ou SPSS serait un avantage.
- Respect manifeste de toutes les personnes sans distinction de religion, d’ethnie, de classe sociale, d’âge ou de sexe.
- Volonté et disponibilité de voyager à l’intérieur du pays sur les sites de projets.
Comment postuler
Les candidats qualifiés doivent envoyer une lettre de motivation et un curriculum vitae à l’adresse suivante : [email protected] en indiquant le titre du poste dans l’objet.
Seuls les candidats et candidates sélectionnés seront contactés.
Les candidatures seront acceptées jusqu’au 15 décembre 2023.
LIRE AUSSI: L’ONG Terre des Hommes (TdH) recrute pour ce poste (04 Décembre 2023)
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