Chez Chemonics, nous sommes convaincus que notre mission, qui consiste à aider les personnes à vivre une vie plus saine, plus productive et plus indépendante, repose sur notre engagement envers le service : notre mission, nos bénéficiaires, nos clients et notre personnel.
Chemonics recrute un(e) Directeur/Directrice des finances et opérations
Objectif
Le ou la Directeur / Directrice des finances et opérations travaillera en étroite collaboration avec le directeur du pays du GHSC-PSM RDC et l’équipe de soutien du projet (PST), basée aux États-Unis, pour diriger la gestion opérationnelle et financière du programme national du GHSC-PSM en RDC.
Le ou la Directeur / Directrice des finances et opérations (DFO) supervise également directement les professionnels locaux à long terme et les personnels de soutien, y compris le chef de bureau, le responsable des ressources humaines, l’équipe des finances, l’assistant administratif, le responsable informatique, les personnels d’approvisionnement et les chauffeurs.
En outre, il/elle sera chargé(e) d’assister le directeur du pays (CD) dans le développement et la mise en œuvre des systèmes de gestion, la supervision des opérations et du personnel du projet, et de la planification annuelle du travail.
Fonctions et responsabilités principales
En tant que directeur, ce membre du personnel est principalement chargé des fonctions et responsabilités suivantes :
Qualité / succès générale du projet
- Contribuer à la réalisation des objectifs généraux du projet, afin de garantir la qualité et la conformité des performances du projet.
- Soutenir le CD dans l’élaboration et l’exécution de systèmes et d’outils de gestion clés qui permettront la planification, la mise en œuvre, le suivi, le rapportage et la gestion des performances des personnels ; la gestion financière, les systèmes d’approvisionnement immobilier et technique, et la gestion du personnel. Assurer une liaison régulière avec le PST afin de garantir une coordination solide et des systèmes fonctionnels.
- Analyser et rationaliser les processus au sein du bureau du projet et assurer la formation et le renforcement des capacités du personnel du projet sur une base continue en ce qui concerne l’administration, la conformité et la mise en œuvre du projet.
- CD par intérim : assumer les fonctions du CD pour toutes les tâches opérationnelles en cas d’absence du CD.
Représentation et engagement des clients
- Assurer la liaison avec le CD, le PST, l’équipe financier global du PSM, et avec d’autres dirigeants de Chemonics dans le cadre d’un engagement proactif avec le client du gouvernement américain sur des questions financières et opérationnelles, notamment en répondant aux demandes d’informations et en rédigeant des communications avec le client en temps opportun et de manière précise.
- Représenter, selon les besoins, Chemonics et GHSC-PSM auprès du client et du gouvernement de la RDC, en particulier sur les questions relevant du champ d’application du DFO, y compris la gestion financière, la conformité, les opérations et les ressources humaines.
Gestion financière et comptabilité
- Assurer la supervision et la gestion financières, en effectuant des analyses financières régulières pour la direction du projet et le client du gouvernement américain. Assurer des prévisions financières précises et opportunes et suivre les dépenses du projet et les risques financiers afin de garantir un taux d’absorption approprié. Travailler en collaboration avec l’équipe financière de Chemonics-Washington et le PST pour maintenir de solides pratiques de gestion financière.
- Superviser le personnel comptable et les procédures comptables conformément aux politiques comptables de Chemonics International et en préparant tous les états financiers requis par le contrat ou d’autres chiffres budgétaires demandés par Chemonics International ou le client. S’assurer que les coûts sont raisonnables, imputables et admissibles en vertu du contrat et des politiques internes, en recherchant la rentabilité.
- Diriger la planification annuelle du travail et l’élaboration de budgets ad hoc, notamment en veillant à ce que le budget du plan de travail intègre toutes les activités techniques et opérationnelles gérées en RDC, en assurant la liaison, le cas échéant, avec le personnel technique et financier, la direction du pays et l’équipe d’appui technique sur l’élaboration du budget.
- Gérer les comptes bancaires du projet, superviser l’émission de chèques et de paiements électroniques pour les transactions traitées, l’enregistrement des paiements et les rapprochements bancaires réguliers.
Supervision et RH
- Superviser et gérer les performances de l’équipe opérationnelle, notamment le responsable des opérations, l’équipe financière, le spécialiste des technologies de l’information, le spécialiste des achats, le responsable des ressources humaines, l’assistant administratif et trois chauffeurs.
- Superviser la fonction des ressources humaines pour l’ensemble de l’équipe du GHSC-PSM en RDC, y compris le suivi et l’examen de la documentation et des processus de recrutement, d’embauche et d’intégration ; l’élaboration et l’adaptation des politiques et avantages du projet ; et la gestion des congés, des évaluations des performances et des départs pour l’ensemble de l’équipe en RDC, conformément aux politiques du gouvernement américain et aux politiques internes.
Conformité, approvisionnement, et gestion des dossiers
- Veiller au respect des réglementations du gouvernement américain, des politiques de l’organisation et des réglementations des clients (par exemple, le Field Office Guide to Field Accounting and Compliance, le Field Office Procurement Handbook, le Personnel Policy Manual, le FAR, l’AIDAR, etc.), ainsi que des lois de la RDC.
- Superviser les achats émanant du GHSC-PSM en RDC, en veillant au respect des règles depuis l’initiation de l’achat jusqu’à la signature et l’exécution de l’accord.
- Établir et appliquer des normes et des procédures afin de garantir l’efficacité et l’efficience des programmes de conformité dans l’ensemble du projet.
- Superviser la mise en place et le maintien de systèmes d’archivage transparents et à l’épreuve des audits, conformément aux politiques de Chemonics, en coordination avec le PST.
Sécurité
- Servir de point focal au bureau du projet pour toutes les questions de sécurité, y compris la propriété et les mises à jour du manuel de sécurité sur le terrain, la liaison avec l’unité de gestion de la sécurité du bureau central et le responsable de la sécurité dans le pays, en veillant à ce que les protocoles de sécurité soient suivis, révisés et mis en œuvre dans le bureau du projet , et les exercices d’entraînement pour s’assurer que le personnel est familiarisé avec les procédures d’évacuation et autres procédures en cas d’urgence.
- Autres tâches assignées –Autres tâches assignées par le CD.
Qualifications
- Une licence est exigée, un diplôme supérieur dans une discipline pertinente est souhaité.
- Professionnel orienté vers les résultats, capable d’atteindre les objectifs fixés en coopération avec le client, les homologues et les parties prenantes.
- Au moins 5 ans d’expérience dans la gestion des contrats de l’USAID, y compris de solides compétences en matière de passation de marchés/sous-traitance, de comptabilité, de conformité, de gestion financière, de ressources humaines et de gestion de la clientèle.
- Expérience du recrutement, de la formation et de la gestion réussie d’équipes, ainsi que de la garantie de la qualité de leurs produits.
- Capacité avérée à travailler de manière productive au sein d’une équipe.
- Excellentes capacités d’organisation et d’exécution de tâches multiples.
- Capacité à communiquer de manière claire et efficace, notamment par courrier électronique, par chat d’entreprise (Microsoft Teams), par téléphone et en personne.
- La maîtrise du français et de l’anglais, tant à l’oral qu’à l’écrit, est requise, et la maîtrise avancée est préférable.
- Une connaissance ou une expérience préalable dans les secteurs de la santé ou de la chaîne d’approvisionnement est un atout.
- Forte maîtrise de la suite Microsoft Office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint) requise. Expérience de l’utilisation d’Abacus ou d’un logiciel de comptabilité similaire requise.
- Expérience de l’utilisation d’Anaplan ou d’une autre plateforme de planification et de gestion financière basée sur le cloud, de préférence.
