Créée en 2006, l’AGRA est une institution dirigée par des Africains et basée en Afrique qui place les petits exploitants agricoles au centre de l’économie croissante du continent.
L’ONG Humanitaire IRC recrute pour ces 11 postes (09 Août 2023)
Nous recherchons des personnes passionnées par l’Afrique, curieuses et collaboratives pour rejoindre notre équipe innovante, en pleine croissance et multidisciplinaire. Ensemble, nous pouvons développer les systèmes alimentaires africains en améliorant les moyens de subsistance des petits exploitants agricoles. Vous voulez nous rejoindre ?
L’opportunité
Appui aux programmes de pays et à l’approvisionnement, Ghana Référence du poste : CPPS/PD/GH/07/2023
Objectif du rôle
Le programme de pays et l’appui à l’approvisionnement seront responsables du fonctionnement et de la coordination opérationnels et administratifs quotidiens du bureau de pays et de la gestion de tous les achats du pays dans les seuils approuvés, y compris la préparation des documents administratifs et d’approvisionnement, et la préparation des rapports et la soumission pour approbation.
Résumé du rôle
Les programmes de pays et l’appui à l’approvisionnement aideront également les communications internes et externes du bureau pour assurer le fonctionnement d’un programme cohérent et cohérent, et toutes les activités d’approvisionnement doivent être menées conformément aux politiques, règles et réglementations établies, tout en appliquant la transparence et responsabilisation dans le processus d’administration et d’approvisionnement pour assurer l’optimisation des ressources. Ce poste relève du directeur de pays avec une matrice relevant du responsable des achats, soutien aux pays Afrique de l’Ouest. Ce rôle supervisera directement deux assistants.
Mesures clés du rendement
- Fluidité des processus administratifs dans le pays pour atteindre l’efficacité opérationnelle.
- Acquisition de consultants, de biens et de services de qualité souhaitée dans le pays.
- Maintien des dossiers à jour et soumission en temps opportun de tous les rapports pertinents.
- Plans annuels d’administration et d’approvisionnement alignés sur les exigences commerciales de l’AGRA et les économies de coûts réalisées.
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Conformité aux politiques et procédures d’administration et d’approvisionnement.
- Respect des délais d’administration et d’approvisionnement et des accords de niveau de service.
- Utilisation efficace du système Oracle SCM dans le traitement des demandes d’approvisionnement.
- Conformité aux procédures de l’Occupational Safety and Health Administration (OSHA) de l’AGRA et garantie de l’absence de résultats d’audit défavorables.
- Soutenir l’équipe HRA dans la mise en œuvre des activités d’engagement des employés au niveau national.
- Soutenir l’équipe HRA dans l’intégration des nouvelles recrues dans le pays et la fourniture d’outils commerciaux.
Tâches et responsabilités principales
Objectif – Gérer les processus intégrés
- Supervise tous les arrangements, y compris la logistique extérieure liée aux conférences et ateliers dans le pays.
- Rédige l’ordre du jour, demande des ressources connexes, compile et distribue la documentation de base pour toutes les réunions et conférences.
- Rédiger les réponses appropriées aux correspondances générales pour l’approbation du superviseur.
- Compile et maintient une feuille de calcul partagée reflétant les dépenses sur toutes les actions administratives du programme et les informations requises pour les activités du programme.
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Assurez-vous que les meilleures pratiques sont suivies en utilisant les directives détaillées fournies dans les procédures d’administration de l’AGRA.
- Assure la conformité de l’Administration de la sécurité et de la santé au travail (OSHA) de l’AGRA conformément à la législation du travail en liaison avec l’agent administratif principal (panafricain)
- Coordonner les achats du pays et s’assurer que les équipes sont correctement formées, que les fournisseurs sont préqualifiés et qu’ils respectent globalement la politique d’approvisionnement et le manuel de procédures.
- Préparer les plans d’administration et d’approvisionnement du pays en consultation avec l’équipe de pays et s’assurer que le plan est suivi, y compris des réunions trimestrielles avec l’équipe de pays pour mettre à jour le plan.
- Examiner les demandes d’approvisionnement et lancer des procédures d’approvisionnement pour l’équipement, les fournitures et les services de bureau et de projet de manière transparente et rentable.
Engagement – Aligner
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- Assurer la liaison avec les partenaires commerciaux des ressources humaines (HRBP) pour assurer l’intégration et le départ du personnel et aider à l’opérationnalisation des activités d’engagement des employés.
- Relaie, répond et/ou redirige les demandes générales d’information, de communication électronique et de facilitation, assure la liaison avec d’autres bureaux de l’AGRA et des représentants d’autres institutions.
- Participe aux tâches administratives spécifiques assignées par les équipes de programme.
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Supervise le flux d’informations entre le programme et les autres fonctions et bureaux de l’AGRA et assure le suivi des points d’action selon les besoins.
- Fournir des informations sur les documents pertinents, mettre à jour les informations concernant les voyages et les réunions prévus.
- Identifie, compile et extrait des informations à partir de fichiers, de publications, de bases de données et d’autres sources de sa propre initiative ou selon les directives de l’équipe des programmes.
- Participer à l’ouverture des soumissions et à l’examen des propositions.
- Mener des négociations ou recommander une équipe de négociation le cas échéant et négocier des accords contractuels avec les fournisseurs pour garantir que le service, la valeur ajoutée et le coût total le plus bas tout en garantissant la qualité ne soient pas compromis.
- Sensibiliser régulièrement les équipes pays sur le processus d’administration et d’approvisionnement par le biais de mises à jour régulières et de formations du personnel.
- Effectuer la préqualification des fournisseurs et maintenir une base de données des fournisseurs.
Livraison – Service de soutien
- Maintient un enregistrement en temps réel des projets en cours et de ceux en cours.
- Organise les arrangements administratifs et logistiques pour les visiteurs, y compris la compilation et la fourniture des informations ou des documents pertinents requis.
- À la demande du directeur de pays ou des équipes de programmes, rédige et diffuse des rapports de réunions pour améliorer le flux d’informations et le partage entre le personnel des programmes.
- S’acquitte d’autres tâches conformément aux instructions des directeurs de pays et assiste et participe parfois aux réunions.
- Organise toutes les réunions internes et enregistre les délibérations de celles-ci, assiste aux réunions/ateliers au nom du pays et rédige un rapport.
- Fournit des informations de routine / générales sur l’AGRA aux demandes de renseignements externes et les redirige si nécessaire.
- Organiser et assigner des tâches quotidiennes au personnel de l’unité administrative.
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Documente toute la correspondance et tous les documents entrants pour le pays et les présente pour approbation au besoin.
- Maintient une base de données de contacts (adresse et numéros de téléphone des institutions avec lesquelles le pays traite et toute autre information pertinente).
- Organise la traduction des documents soumis au programme dans diverses langues officielles de l’AGRA pour faciliter l’examen par l’équipe du programme.
- Maintient un système de classement en ligne robuste des rapports d’activité et de la documentation des pays / programmes et des actions de suivi.
- Établir des accords-cadres pour les services fréquemment nécessaires tels que les lieux de réunion et les biens et assurer le renouvellement en temps opportun des accords.
- Tenir à jour le registre des appels d’offres/contrats.
- Appliquer le processus d’approvisionnement et de passation de marchés et assurer le suivi de ce qui est dû.
- Initier des bons de commande (PO) dans le système oracle et suivre les approbations, les paiements et la clôture des bons de commande après la livraison et le paiement des services/biens.
- Supervise la gestion efficace des véhicules conformément aux politiques et procédures établies.
- Planifie et attribue les véhicules du pool pour les déplacements officiels, au besoin.
Modéliser les Valeurs IRISE & Être Porteur de Culture
- Intégrité : Respecter les convictions morales et toujours faire ce qu’il faut.
- Respect : valorisez les différences et adoptez la diversité et l’inclusion.
- Innovation : Viser l’excellence et adopter l’amélioration continue, la créativité audacieuse et le changement.
- Intendance : être responsable des actions entreprises et des ressources confiées.
- Équité : Être régi par l’équité dans toutes les entreprises.
Exigences
Qualifications académiques et professionnelles
- Baccalauréat en gestion des achats / de la chaîne d’approvisionnement d’une institution réputée et / ou
- Certification du Chartered Institute of Purchasing and Supply ou d’un équivalent proche d’entreprises telles que Institute for Supply Management.
- Adhésion à une association professionnelle des achats.
Compétences/capacités requises
- Esprit d’équipe avec de solides compétences en leadership.
- Solides compétences en gestion opérationnelle et en affaires générales.
- Connaissance de l’industrie en termes de dynamique générale de l’industrie du côté achat (et du côté vente), mais aussi des connaissances internes et du « langage de l’entreprise ».
- Excellente communication, capacités d’écoute qui vous permettent d’obtenir la « voix du client interne » et de comprendre la culture de l’entreprise et la meilleure façon de lui communiquer la valeur de l’approvisionnement.
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Capacité à « vendre » la valeur de l’approvisionnement et à gérer l’approvisionnement comme une entreprise de services comme toute autre entreprise de services professionnels bien gérée.
- Connaissance approfondie des principes et des pratiques exemplaires en matière d’approvisionnement et d’approvisionnement.
- Solides compétences en négociation.
- Expérience avec les systèmes d’approvisionnement et d’approvisionnement modernes.
- Connaissance des exigences législatives et réglementaires pertinentes, ainsi que compréhension des conditions contractuelles standard pour atténuer les risques juridiques.
- Esprit stratégique et compétences en résolution de problèmes.
- Esprit analytique, mais aussi créativité pour rechercher, encourager et trouver des approches non traditionnelles pour résoudre les problèmes.
Expérience pertinente
- Minimum de 5 ans d’expérience en gestion des achats.
- Connaissance et expérience des processus et procédures d’approvisionnement des ONG, des donateurs et des gouvernements.
