| Poste vacant n° : UNAIDS/22/FT14
Titre : Assistant, Office Administration, République centrafricaine Grade : G5 Type de contrat : Contrat à durée déterminée Durée du contrat : Deux ans |
Date : 30 mars 2022
Date limite de candidature : 23 avril 2022 Unité organisationnelle : AI/RSD Regional Support Team, West and Central Africa (AI/RSD) Lieu d’affectation : Bangui République centrafricaine |
| À PROPOS DE L’ONUSIDA : MANDAT DU DÉPARTEMENT : Au service des communautés et des pays pour mettre fin aux inégalités et au sida, le Programme commun des Nations Unies sur le VIH/sida, dirigeons l’effort mondial visant à mettre fin au sida en tant que menace pour la santé publique d’ici 2030. En plaçant les objectifs de développement durable (ODD) liés à la réduction des inégalités au cœur de notre travail, nous dirigeons la riposte mondiale au sida en : (i) maximisant l’accès équitable et égal aux services liés au VIH, (ii) supprimant les obstacles à l’obtention de résultats en matière de VIH et (iii) intégrant des ripostes efficaces au VIH dans des systèmes de santé et de protection plus larges . Nous nous engageons à créer une culture de travail égale, sûre et responsabilisante où toutes les personnes dans toute leur diversité s’épanouissent. Nous vivons nos valeurs d’engagement dans la riposte au sida, d’intégrité et de respect de la diversité. Vous pouvez accéder au cadre de compétences complet de l’ONUSIDA sur www. |
Le bureau de pays de l’ONUSIDA dirige et coordonne la réponse élargie du système des Nations Unies dans le pays. En utilisant une optique d’équité et d’égalité dans le cadre des objectifs de développement durable (ODD), le bureau de pays étend les services de lutte contre le VIH axés sur les populations clés et les lieux les plus à risque. Le bureau de pays promeut l’utilisation efficace des informations stratégiques pour mieux comprendre et suivre l’épidémie et ses tendances, et pour mesurer les progrès et l’impact durable de la riposte dans le pays. Il soutient les efforts visant à renforcer les capacités des communautés et leur engagement significatif dans les mécanismes de santé, de protection sociale et de droits de l’homme, et fournit un soutien intellectuel et des conseils techniques si nécessaire aux partenaires nationaux et aux décideurs politiques.Tâches et responsabilités principales du poste :
Sous la supervision du directeur de pays, l’assistant, administration du bureau a les principales responsabilités suivantes :
1) Appui administratif général
a-Répondre aux questions concernant les règles et procédures administratives, RH, financières et autres, en fournissant des conseils continus et/ou la résolution de problèmes. Informe et assiste le personnel arrivant et partant sur les procédures et exigences administratives de base
b-Assure que toutes les autorisations administratives nécessaires sont obtenues, que toutes les exigences obligatoires sont remplies et que tous les systèmes et registres pertinents de l’ONUSIDA sont tenus à jour et conformes aux normes.
c-Fournit un soutien administratif et une assistance générale de bureau, y compris, mais sans s’y limiter, la collecte, le filtrage et la distribution de la correspondance et des documents entrants, le traitement et le suivi des demandes des partenaires internes et occasionnellement externes, y compris l’ONUSIDA, les institutions gouvernementales, les organisations nationales de la société civile, les agences des Nations Unies et d’autres organisations internationales, et d’autres parties prenantes institutionnelles.
d-Tient à jour les fichiers du bureau/programme/projet pour les activités achevées et en cours sous forme papier ou électronique à des fins de suivi, selon les besoins. Entretenir les fournitures fixes et autres et fournir un dépannage de bureau et une assistance générale au personnel du bureau, selon les besoins.
e-Selon instruction rédige ou prépare en version finale la correspondance générale et administrative. Vérifie la cohérence, le style, l’exactitude et la conformité de la correspondance soumise pour autorisation avec les règles et procédures correspondantes.
f-Si nécessaire, fournit des informations et une interprétation informelle de / vers la langue locale et d’autres services pour le personnel de bureau et le personnel officiel en voyage.
g-Mettre en place un système de suivi des fournitures de bureau. S’assure que les services et l’entretien des locaux et des équipements sont conformes aux normes organisationnelles. Assure la mise à jour et le rapprochement du registre des immobilisations et du journal quotidien des véhicules et de la consommation de carburant.
h-Tient le superviseur au courant des problèmes potentiels, fait des recommandations pour les actions de suivi, prépare des rapports et des évaluations sur des rapports administratifs généraux ou spécialisés.
2) Appui au développement et à la mise
en œuvre de programmes de fond et opérationnels préparer des notes, des procès-verbaux de réunion, des ordres du jour, des documents à distribuer et d’autres documents pour les événements ; préparer et/ou coordonner les plans de voyage et les visites du bureau/programme/projet pour le personnel responsable ou les parties prenantes externes.
b-Effectue des activités de recherche de routine, collecte et compile des informations statistiques et autres informations qualitatives et quantitatives provenant de diverses sources sur des sujets pertinents pour les activités de fond du département / division / bureau / programme / projet afin de faciliter la préparation de rapports, documents de travail et présentations, sous la direction appropriée.
c-Prépare les contrats en temps opportun et obtient les approbations nécessaires, surveille les dates d’expiration, suit les paiements et les livrables.
d-Dans le cadre de la délégation de pouvoir, assure la liaison avec les contacts officiels sur les questions administratives liées à l’implication du gouvernement, des donateurs, des partenaires et des bénéficiaires dans les activités de fond ainsi que sur les questions liées à la collaboration avec d’autres agences des Nations Unies.
3) Transactions financières et soutien au suivi
a-Conformément aux règles financières et aux politiques de rapport de l’ONUSIDA, effectue des transactions en utilisant les plates-formes et systèmes d’entreprise désignés, en garantissant l’exactitude des lignes budgétaires, des enregistrements, des reçus, des paiements, des soldes, des dépenses et d’autres données.
b-Tient et surveille les dossiers financiers et les transactions quotidiennes. Sélectionne et saisit les données, effectue des calculs supplémentaires et assure l’inclusion de toutes les données pertinentes ; identifie les écarts et demande conseil au superviseur et/ou à d’autres, si nécessaire. S’assure que les paiements aux fournisseurs sont effectués en temps opportun.
c-Aide à la préparation du budget et aux audits, selon les instructions.
d-Effectuer d’autres tâches connexes assignées, y compris le remplacement et/ou le soutien d’autres personnes.QUALIFICATIONS REQUISESÉducation :
Essentiel : Diplôme d’études secondaires.
Souhaitable : Formation ou certification postsecondaire ou paraprofessionnelle dans un domaine lié à l’administration de bureau et/ou à la gestion financièreCompétences :
Valeurs de l’ONUSIDA :
– Engagement envers la riposte au sida.
– Intégrité
– Respect de la diversité
Compétences clés :
– Travailler en équipe
– Communiquer avec impact
– Appliquer l’expertise
– Obtenir des résultats
– Conduire le changement et l’innovation
– Être responsableExpérience :
Essentiel : Un minimum de cinq ans d’expérience générale en administration de bureau, y compris une expérience dans le traitement des questions financières. Connaissance et/ou familiarité avec les processus administratifs des organisations internationales.
Souhaitable : Connaissance et expérience des politiques administratives de l’ONUSIDA ou de l’OMS.Langues :
Essentielle : Maîtrise du français et bonne connaissance pratique de l’anglais.
Souhaitable : Connaissance des langues officielles de l’ONU.Informations complémentaires :
Veuillez noter que pour ce poste, seuls les ressortissants de la République centrafricaine et les résidents légaux titulaires d’un permis de séjour ou de travail valide peuvent postuler. Un passeport en cours de validité vous sera demandé. De plus, seules les candidatures en ligne seront acceptées.
D’autres postes similaires de même niveau pourront être pourvus à partir de cet avis de vacance.Salaire annuel : (Net d’impôt)
8065000 Francs CFA à taux unique
Les candidats devront passer un test. Les candidats seront contactés directement s’ils sont sélectionnés pour un entretien.
Les candidatures de personnes vivant avec le VIH sont particulièrement bienvenues. Les candidatures de femmes et de ressortissants d’États membres non représentés ou sous-représentés sont particulièrement encouragées.
Toute nomination/prolongation de nomination est soumise au Statut et Règlement du personnel de l’Organisation mondiale de la santé (OMS) ajusté, si nécessaire, pour tenir compte des besoins opérationnels particuliers de l’ONUSIDA, et de tout amendement ultérieur.
Seuls les candidats sérieusement pris en considération seront contactés.
Note : La considération primordiale dans la nomination, le transfert ou la promotion du personnel est la nécessité d’assurer les normes les plus élevées d’efficacité, de compétence et d’intégrité. Le critère médical de recrutement est l’aptitude à occuper le poste concerné. La politique du personnel des Nations Unies en matière de VIH/sida stipule clairement qu’aucun membre du personnel et/ou candidat potentiel ne doit faire l’objet de discrimination sur la base de son statut sérologique réel ou supposé. L’infection à VIH, en soi, ne constitue pas une inaptitude au travail. Il n’y a aucune obligation de divulguer des informations personnelles liées au VIH.
Les candidatures en ligne sont fortement encouragées pour permettre à l’ONUSIDA de stocker votre profil dans une base de données permanente. Veuillez visiter le site Web de recrutement en ligne de l’ONUSIDA à l’adresse : https://erecruit.unaids.org . Le système fournit des instructions pour les procédures de candidature en ligne.Tous les candidats sont encouragés à postuler en ligne dès que possible après la publication de l’offre d’emploi et bien avant la date limite indiquée dans l’avis de vacance.
