L’ONUSIDA est un partenariat innovant des Nations Unies qui dirige et inspire le monde dans la réalisation de l’accès universel à la prévention, au traitement, aux soins et au soutien en matière de VIH.
L’ONUSIDA’ Les coparrains comprennent HCR, UNICEF, PAM, PNUD, FNUAP, ONUDC, ONU Femmes, OIT, UNESCO, OMS et Banque mondiale. Visitez le site Web de l’ONUSIDA à l’adresse www.unaids.org
Titre : Associé, Administration de bureau, Conakry, Guinée
À propos de l’ONUSIDA :
Servir les communautés et les pays pour mettre fin aux inégalités et au sida
Nous, le Programme commun des Nations Unies sur le VIH/sida, dirigeons l’effort mondial visant à mettre fin au sida en tant que menace pour la santé publique d’ici 2030. En plaçant le développement durable Objectifs de développement durable (ODD) liés à la réduction des inégalités au cœur de notre travail, nous dirigeons la réponse mondiale au sida en : (i) maximisant un accès équitable et égal aux services liés au VIH, (ii) en éliminant les obstacles à l’obtention de résultats en matière de VIH, et ( iii) intégrer des réponses efficaces au VIH dans des systèmes de santé et de protection plus larges.
Nous nous engageons à créer une culture de travail égalitaire, sûre et responsabilisante où toutes les personnes dans toute leur diversité s’épanouissent. Nous vivons nos valeurs d’engagement envers la riposte au sida, d’intégrité et de respect de la diversité. Vous pouvez accéder au cadre de compétences complet de l’ONUSIDA sur www.unaids.org.
MANDAT DU DÉPARTEMENT :
Le bureau de pays de l’ONUSIDA assure le leadership et coordonne la réponse élargie du système des Nations Unies dans le pays. En utilisant une optique d’équité et d’égalité dans le cadre des objectifs de développement durable (ODD), le bureau de pays étend les services liés au VIH axés sur les populations clés et les zones les plus à risque. Le bureau de pays promeut l’utilisation efficace des informations stratégiques pour mieux comprendre et suivre l’épidémie et ses tendances, et pour mesurer les progrès et l’impact durable de la riposte dans le pays. Il soutient les efforts visant à renforcer les capacités des communautés et leur engagement significatif dans les mécanismes de santé, de protection sociale et de droits de l’homme, et fournit un soutien intellectuel et des conseils techniques si nécessaire aux partenaires nationaux et aux décideurs politiques.
Tâches principales et responsabilités du poste :
Sous la supervision du directeur pays, l’associé, administration de bureau a les principales responsabilités suivantes :
1) Soutien administratif général :
a. Assure le bon fonctionnement du bureau en maintenant des contacts étroits avec un large éventail de membres du personnel à tous les niveaux de l’ONUSIDA. Servir de point focal pour toutes les questions liées aux ressources humaines, aux finances, à la sécurité et à la gestion des installations, répondre aux questions, fournir des conseils continus et/ou résoudre les problèmes. Au besoin, prépare les directives administratives, assure leur mise en œuvre et organise des réunions pour informer les autres membres du personnel des règles et procédures nouvelles et/ou révisées.
b. Fournit un soutien administratif et une assistance générale de bureau, y compris, mais sans s’y limiter, la collecte, l’examen et la distribution de la correspondance et des documents entrants, le traitement et le suivi des demandes émanant d’un large éventail de partenaires internes et externes, notamment l’ONUSIDA, les institutions gouvernementales et les organisations nationales de la société civile. , les agences des Nations Unies et d’autres organisations internationales, ainsi que d’autres parties prenantes institutionnelles.
c. Tient à jour les dossiers du bureau/programme/projet pour les activités terminées et en cours sous forme papier ou électronique à des fins de suivi, selon les besoins. Produit des rapports administratifs ponctuels selon les besoins. Entretenir les fournitures de bureau et autres et fournir un dépannage de bureau et une assistance générale au personnel du bureau, selon les besoins.
d. De sa propre initiative ou selon les instructions, rédige ou prépare en version finale la correspondance générale et administrative. Vérifie la correspondance soumise pour autorisation pour en vérifier la cohérence, le style, l’exactitude et le respect des règles et procédures correspondantes. Prépare des présentations, modifie des documents ou assure la liaison avec les auteurs pour éliminer les lacunes, si nécessaire.
e. Établit un système de surveillance des fournitures de bureau. S’assure que les prestations et l’entretien des locaux et des équipements sont conformes aux normes organisationnelles. Assure la mise à jour et le rapprochement du registre des immobilisations, du journal quotidien des véhicules et de la consommation de carburant.
f. Contribue aux recommandations sur l’amélioration des systèmes de contrôle interne en tenant compte des conditions qui prévalent dans le lieu d’affectation.
g. Extrait, saisit, maintient et vérifie l’exactitude des dossiers d’achats et de voyages pour garantir l’exactitude des transactions.
2) Soutien au programme de fond et au développement et à la mise en œuvre opérationnels :
a. Fournit une assistance dans la mise en œuvre des activités de fond du département/division/bureau/programme/projet telles que : aider à l’organisation ou à la coordination de réunions, séminaires et ateliers de formation ; préparer des notes, des procès-verbaux de réunions, des ordres du jour, des documents et d’autres documents pour les événements ; préparer et/ou coordonner les plans de voyage et les visites du bureau/programme/projet pour le personnel responsable ou les parties prenantes externes.
b. Effectue des activités de recherche de routine, collecte et compile des informations statistiques et autres informations qualitatives et quantitatives provenant de diverses sources sur des sujets pertinents pour les activités de fond du département/division/bureau/programme/projet pour faciliter la préparation de rapports, de documents de travail et de présentations avec un minimum ou des conseils appropriés, selon les besoins.
c. Prépare les contrats et obtient les approbations nécessaires, surveille les dates d’expiration, suit les paiements et les livrables.
d. Au sein de la délégation de pouvoir, assure la liaison avec les contacts officiels sur les questions administratives et organisationnelles liées à l’implication du gouvernement, des donateurs, des partenaires et des bénéficiaires dans des activités de fond ainsi que sur les questions liées à la collaboration avec d’autres agences des Nations Unies.
e. Sur demande, participe à des réunions, des comités, des processus de sélection et prend des dispositions administratives, organisationnelles, de coordination ou de fond – dans le cadre de la délégation de pouvoir -, rédige des documents et des rapports et fournit des conseils en matière de procédures administratives.
3 ) Support aux transactions financières et au suivi :
a. Conformément aux règles financières et aux politiques de reporting de l’ONUSIDA, effectuer des transactions en utilisant les plates-formes et systèmes d’entreprise désignés, en garantissant l’exactitude des lignes budgétaires, des registres, des reçus, des paiements, des soldes, des dépenses et d’autres données.
b . Tenir et surveiller les registres financiers et les transactions quotidiennes, y compris, mais sans s’y limiter, l’examen des documents financiers pour enregistrer et rapprocher les dépenses, les soldes, les paiements, les relevés de comptes et autres documents. Sélectionne et saisit les données, effectue des calculs supplémentaires et s’assure de l’inclusion de toutes les données pertinentes ; vérifie les sources et vérifie l’exactitude ; identifie les divergences et y remédie, en demandant conseil au superviseur et/ou à d’autres personnes, si nécessaire.
c. Rédiger des rapports pour la préparation du budget et les audits.
d. Informer et aider le personnel sur les procédures et exigences financières de base en ce qui concerne les paiements, les droits, les dispositions bancaires et de contrôle des devises et d’autres exigences relatives aux comptes et aux finances. Dans le cadre de la délégation de pouvoir, fournit des conseils sur les procédures appropriées à observer lors du décaissement des fonds ainsi que dans le suivi et l’utilisation efficace des fonds.
e. Effectuer d’autres tâches connexes assignées, y compris le remplacement et/ou l’assistance d’autrui.QUALIFICATIONS REQUISES
Éducation :
Essentiel :
Achèvement de l’enseignement secondaire.
Souhaitable :
Formation ou certification postsecondaire ou paraprofessionnelle dans un domaine lié à l’administration de bureau et/ou à la comptabilité et à la gestion financière.
Compétences :
Valeurs de l’ONUSIDA :
1. Engagement en faveur de la riposte au sida
2. Intégrité
3. Respect de la diversité
Compétences de base :
1. Travailler en équipe
2. Communication avec impact
3. Application de l’expertise
4. Obtenir des résultats
5. Piloter le changement et l’innovation
6. Être responsable
Expérience :
Essentiel :
Au moins six années d’expérience en administration générale de bureau, à des niveaux de responsabilité de plus en plus élevés, y compris une expérience dans le traitement des questions financières. Connaissance et/ou familiarité avec les processus administratifs des organisations internationales.
Souhaitable :
Connaissance et expérience des politiques administratives de l’ONUSIDA ou de l’OMS.
Langues :
Essentiel : Maîtrise du français et connaissance pratique de l’anglais.
Souhaitable : Connaissance d’autres langues officielles de l’ONU.
Informations supplémentaires :
Veuillez noter que pour ce poste vacant, seuls les ressortissants guinéens peuvent postuler. Vous devez résider à une distance raisonnable du bureau de l’ONUSIDA situé à Conakry.
De plus, seules les candidatures en ligne seront acceptées.
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Salaire annuel : (Net de taxe)
173878000 en Francs Guinéens au taux unique
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