Au service des communautés et des pays pour mettre fin aux inégalités et au sida Nous, le Programme commun des Nations Unies sur le VIH/sida (ONUSIDA), dirigeons l’effort mondial visant à mettre fin au sida en tant que menace pour la santé publique d’ici 2030. En plaçant les Objectifs de développement durable (ODD) liés à la réduction des inégalités au cœur de notre travail, nous menons la riposte mondiale au sida en : (i) maximisant l’accès équitable et égal aux services de lutte contre le VIH, (ii) éliminant les obstacles à l’atteinte des résultats en matière de VIH et (iii) intégrant des ripostes efficaces au VIH dans des systèmes de santé et de protection plus larges.
Nous nous engageons à créer une culture d’égalité d’égalité, de sécurité et d’autonomisation en milieu de travail où tous les individus, dans toute leur diversité, s’épanouissent. Nous vivons nos valeurs d’engagement dans la riposte au sida, d’intégrité et de respect de la diversité. Vous pouvez accéder au cadre de compétences complet de l’ONUSIDA à l’adresse www.unaids.org.
MANDAT DU DÉPARTEMENT :
Le Bureau de pays de l’ONUSIDA assure la direction et coordonne l’élargissement de la réponse du système des Nations Unies dans le pays. Dans le cadre des Objectifs de développement durable (ODD), le Bureau de pays élargit les services de lutte contre le VIH en se concentrant sur les populations clés et les zones les plus à risque. Le bureau de pays promeut l’utilisation efficace des informations stratégiques pour mieux comprendre et suivre l’épidémie et ses tendances, et pour mesurer les progrès et l’impact durable de la riposte dans le pays. Il soutient les efforts visant à renforcer les capacités des communautés et leur engagement significatif dans les mécanismes de santé, de protection sociale et de droits de l’homme, et fournit un soutien intellectuel et des conseils techniques si nécessaire aux partenaires nationaux et aux décideurs.
Principales tâches et responsabilités du (de la) titulaire : Sous la supervision du (de la) Chargé(e) des opérations, l’Associé(e) à l’administration de bureau s’acquitte des principales responsabilités ci-après :1-Appui administratif général :
a-Veiller au bon fonctionnement du bureau en maintenant des contacts étroits avec un large éventail de membres du personnel à tous les niveaux de l’ONUSIDA. Servir de point focal pour toutes les questions relatives aux ressources humaines, aux finances, à la sécurité et à la gestion des installations, répondre aux questions et fournir des conseils continus et/ou résoudre les problèmes, au niveau national et régional/sous-régional, si nécessaire. Le cas échéant, élabore des directives administratives et veille à leur mise en œuvre et organise des réunions, des formations et d’autres formes de renforcement des capacités pour informer les autres membres du personnel des règles et procédures nouvelles ou révisées.
b-Veiller à ce que toutes les autorisations administratives nécessaires soient obtenues, à ce que toutes les exigences obligatoires soient remplies et à ce que tous les systèmes et registres pertinents de l’ONUSIDA soient tenus à jour et conformes aux normes.
c-Fournir un appui administratif et une assistance générale au bureau, y compris, mais sans s’y limiter, la collecte, le filtrage et la distribution de la correspondance et des documents entrants, le traitement et le suivi des demandes émanant et adressées à un large éventail de partenaires internes et externes, notamment l’ONUSIDA, les institutions gouvernementales, les organisations nationales de la société civile, les organismes des Nations Unies et d’autres organisations internationales, ainsi que d’autres parties prenantes institutionnelles.
d-Tenir à jour les dossiers du bureau, des programmes et des projets pour les activités achevées et en cours, sous forme papier ou électronique, à des fins de suivi, selon les besoins. Produire des rapports administratifs ad hoc, selon les besoins. Entretenir les fournitures fixes et autres et fournir un soutien en matière de dépannage et d’assistance générale au personnel du bureau, au besoin.
e-De sa propre initiative ou selon les instructions, rédige ou rédige dans sa version finale la correspondance générale et administrative. Vérifier la cohérence, le style, l’exactitude et la conformité de la correspondance soumise pour approbation avec les règles et procédures correspondantes. Préparer des présentations, réviser des documents ou assurer la liaison avec les auteurs afin d’éliminer les lacunes, au besoin.
f-Superviser les autres membres du personnel de l’ONUSIDA conformément à l’organigramme de l’unité organisationnelle et guider et soutenir les autres selon les besoins.
g-Mettre en place un système de surveillance des fournitures de bureau. S’assurer que les services et l’entretien des locaux et de l’équipement sont conformes aux normes organisationnelles. Assure la mise à jour et le rapprochement du registre des immobilisations et du journal quotidien du véhicule et de la consommation de carburant.
h-Contribuer à l’élaboration de recommandations sur l’amélioration des systèmes de contrôle interne compte tenu des conditions qui prévalent dans le lieu d’affectation.
2-Appui à l’élaboration et à la mise en œuvre de programmes de fond et de programmes opérationnels a- Fournir une assistance à la mise en œuvre
des activités de fond du département, de la division, du bureau, du programme ou du projet, telles que : organiser ou aider à organiser ou à coordonner des réunions, des séminaires et des ateliers de formation ; préparer des notes, des procès-verbaux de réunions, des ordres du jour, des documents et d’autres documents pour les événements ; Préparer et/ou coordonner les plans de voyage et les visites du bureau, du programme ou du projet à l’intention du personnel responsable ou des parties prenantes externes.
b-Effectuer des activités de recherche courantes, recueillir et compiler des données statistiques etd d’autres informations qualitatives et quantitatives provenant de diverses sources sur des sujets intéressant les activités de fond du département, de la division, du bureau, du programme ou du projet, afin de faciliter l’établissement de rapports, de documents de travail et d’exposés avec des directives minimales ou appropriées, selon les besoins.
c-Préparer les contrats et obtenir les approbations nécessaires, surveiller les dates d’expiration, suivre les paiements et les livrables. Participer au processus régional de contrôle de la qualité et de conformité (QCC) en examinant et en approuvant les demandes d’approvisionnement des bureaux de pays qui lui sont assignés.
d-Dans le cadre de la délégation de pouvoirs, assurer la liaison avec les contacts officiels sur les questions administratives et organisationnelles liées à la participation du gouvernement, des donateurs, des partenaires et des bénéficiaires aux activités de fond ainsi que sur les questions liées à la collaboration avec d’autres organismes des Nations Unies.
e-Sur demande, participer aux réunions, aux comités, aux processus de sélection et à des activités administratives, organisationnelles, de coordination ou de fond – dans le cadre de la délégation de pouvoirs – en rédigeant des documents et des rapports et en fournissant des conseils en matière de procédures administratives.
3-Appui aux transactions financières et au suivi :
a-Conformément aux règles financières et aux politiques de reporting de l’ONUSIDA, effectuer les transactions en utilisant les plateformes et systèmes d’entreprise désignés, en veillant à l’exactitude des lignes budgétaires, des registres, des recettes, des paiements, des soldes, des dépenses et d’autres données.
b-Tenir à jour et surveiller les registres financiers et les transactions quotidiennes, y compris, mais sans s’y limiter, examiner les documents financiers afin d’enregistrer et de rapprocher les dépenses, les soldes, les paiements, les états de compte et autres dossiers. Sélectionner et saisir les données, effectuer des calculs supplémentaires et veiller à l’inclusion de toutes les données pertinentes ; vérifier les sources et en vérifier l’exactitude ; identifie les divergences et y remédie, en demandant conseil à son superviseur et/ou à d’autres personnes, au besoin.
c-Appuyer les vérifications ponctuelles des subventions accordées aux partenaires d’exécution et appuyer le processus visant à assurer la cohérence des rapports techniques et financiers des partenaires.
d-Rédiger des rapports pour l’élaboration du budget et les audits.
Informer le personnel sur les procédures et les exigences financières de base en ce qui concerne les paiements, les droits, les dispositions relatives aux opérations bancaires et au contrôle des changes et d’autres exigences relatives aux comptes et aux finances, et les aider à le faire. Dans le cadre de la délégation de pouvoirs, fournir des conseils sur les procédures à suivre dans le décaissement des fonds et dans le suivi et l’utilisation efficace des fonds.
f-S’acquitter de toutes autres tâches connexes qui pourraient lui être confiées, y compris le remplacement et/ou l’appui d’autres personnes.
QUALIFICATIONS REQUISES
Éducation :Essentiel :
Diplôme d’études secondaires.
Souhaitable :
Formation postsecondaire ou paraprofessionnelle ou certification dans un domaine lié à l’administration de bureau et/ou à la comptabilité et à la gestion financière.
Compétences : ONUSIDA Valeurs :Engagement dans la riposte
au sida Intégrité
Respect de la diversité
Compétences de base :Travailler en équipe Communication
avec impact
Appliquer l’expertise
Obtenir des résultats Conduire
le changement et l’innovation
Être responsable
Compétences managériales :
Vision et Réflexion
stratégique Diriger des équipes Établir des relations et des réseaux
Développer et responsabiliser les autres
Gestion de la performance et des
ressources
Vision et réflexion stratégique
Expérience : Essentiel :
Au moins sept années d’expérience dans l’administration de bureaux généraux, à des niveaux de responsabilité de plus en plus élevés, y compris dans le traitement des questions financières. Connaissance et/ou familiarité avec les processus administratifs des organisations internationales.
Souhaitable :
Connaissance et expérience des politiques administratives de l’ONUSIDA ou de l’OMS. Expérience dans la supervision de personnel administratif.
Langues : Essentiel : Maîtrise de l’anglais Souhaitable :
Connaissance d’autres langues officielles de l’ONU
.
Informations supplémentaires :
Veuillez noter que pour ce poste vacant, seuls les ressortissants du Nigeria sont éligibles pour postuler. Vous devez résider à une distance raisonnable du bureau de l’ONUSIDA situé à Abuja.
De plus, seules les candidatures en ligne seront acceptées.
D’autres postes similaires de même niveau peuvent être pourvus à partir de cet avis de vacance.
Salaire annuel : (Net d’impôts)
7809325 en Naira à taux unique
Les candidatures de personnes vivant avec le VIH sont particulièrement bienvenues. Les candidatures de femmes et de ressortissants d’États membres non ou sous-représentés sont particulièrement encouragées.
Toute nomination ou prolongation d’engagement est soumise au Statut et au Règlement du personnel de l’Organisation mondiale de la santé (OMS), ajustés, le cas échéant, pour tenir compte des besoins opérationnels particuliers de l’ONUSIDA, et de toute modification ultérieure.
Seuls les candidats dont la candidature est sérieusement prise en considération seront contactés.
Remarque : La considération primordiale lors de la nomination, de la mutation ou de la promotion du personnel est la nécessité d’assurer les normes les plus élevées d’efficacité, de compétence et d’intégrité. Le critère médical de recrutement est l’aptitude à occuper le poste en question. La Politique du personnel des Nations Unies relative au VIH/sida stipule clairement qu’aucun membre du personnel et/ou candidat potentiel ne doit faire l’objet de discrimination sur la base de sa séropositivité, réelle ou supposée. L’infection par le VIH, en soi, ne constitue pas un manque d’aptitude au travail. Il n’y a aucune obligation de divulguer des renseignements personnels liés au VIH.
L’ONUSIDA s’engage à fournir un environnement de travail qui respecte la dignité inhérente à toutes les personnes. L’ONUSIDA a la responsabilité de prendre toutes les mesures appropriées pour prévenir et répondre à la discrimination, à l’abus d’autorité et au harcèlement, y compris le harcèlement sexuel sur le lieu de travail ou dans le cadre du travail. L’ONUSIDA applique une politique de tolérance zéro à l’égard des comportements abusifs.
Veuillez consulter le site Web de recrutement en ligne de l’ONUSIDA à l’adresse suivante : https://erecruit.unaids.org pour examiner les offres d’emploi et postuler à celles-ci. Le système fournit des instructions pour les procédures de demande en ligne.Tous les candidats sont encouragés à postuler en ligne dès que possible après la publication de l’offre d’emploi et bien avant la date limite indiquée dans l’avis de vacance de poste.
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