| Principales tâches et responsabilités du poste :
Sous la supervision du Directeur de pays, l’Associé, Administration du bureau, a les principales responsabilités suivantes :
1) Soutien administratif général :
a. Assure le bon fonctionnement du bureau en maintenant un contact étroit avec un large éventail de personnel à tous les niveaux de l’ONUSIDA. Sert de point focal pour toutes les questions de RH, de finances, de sécurité et de gestion des installations, répond aux questions et fournit des conseils continus et/ou résout les problèmes. Si nécessaire, prépare les directives administratives et assure leur mise en œuvre et organise des réunions pour informer les autres membres du personnel des règles et procédures nouvelles et/ou révisées.
b. Fournit un soutien administratif et une assistance générale de bureau, y compris, mais sans s’y limiter, la collecte, le filtrage et la distribution de la correspondance et des documents entrants, le traitement et le suivi des demandes provenant et adressées à un large éventail de partenaires internes et externes, notamment l’ONUSIDA, les institutions gouvernementales, les organisations nationales de la société civile, les agences des Nations Unies et autres organisations internationales, et d’autres parties prenantes institutionnelles.
c. Tient à jour les dossiers du bureau/programme/projet pour les activités terminées et en cours sous forme papier ou électronique à des fins de suivi, selon les besoins. Produit des rapports administratifs ad hoc selon les besoins. Assure l’entretien des fournitures de bureau et autres et fournit au personnel du bureau un soutien en matière de dépannage et d’assistance générale, selon les besoins.
d. De sa propre initiative ou selon les instructions, rédige ou prépare la version finale de la correspondance générale et administrative. Vérifie la cohérence, le style, l’exactitude et la conformité aux règles et procédures correspondantes de la correspondance soumise pour approbation. Prépare les présentations, édite les documents ou assure la liaison avec les auteurs pour éliminer les lacunes, si nécessaire.
e. Établit un système de suivi des fournitures de bureau. S’assure que les services et l’entretien des locaux et du matériel sont conformes aux normes de l’organisation. Assure la mise à jour et le rapprochement du registre des immobilisations et du carnet de bord quotidien des véhicules et de la consommation de carburant.
f. Contribue aux recommandations sur l’amélioration des systèmes de contrôle interne en tenant compte des conditions qui prévalent dans le lieu d’affectation.
g. Extrait, saisit, tient à jour et vérifie l’exactitude des dossiers d’achat et de voyage pour garantir l’exactitude des transactions.
2) Soutien au programme de fond et au développement et à la mise en œuvre opérationnelle :
a. Fournit une assistance dans la mise en œuvre des activités de fond du département / division / bureau / programme / projet telles que: aider à l’organisation ou à la coordination de réunions, séminaires et ateliers de formation; préparer des notes, des comptes rendus de réunions, des ordres du jour, des documents à distribuer et d’autres documents pour les événements; préparer et / ou coordonner les plans de voyage et les visites du bureau / programme / projet pour le personnel responsable ou les parties prenantes externes.
b. Effectue des activités de recherche de routine, recueille et compile des statistiques et d’autres informations qualitatives et quantitatives provenant de diverses sources sur des sujets pertinents pour les activités de fond du département / division / bureau / programme / projet afin de faciliter la préparation de rapports, de documents de travail et de présentations avec des directives minimales ou appropriées, selon les besoins.
c. Prépare les contrats et obtient les approbations nécessaires, surveille les dates d’expiration, suit les paiements et les livrables.
d. Dans les limites de la délégation de pouvoirs, assure la liaison avec les contacts officiels sur les questions administratives et organisationnelles liées à la participation du gouvernement, des donateurs, des partenaires et des bénéficiaires aux activités de fond ainsi que sur les questions liées à la collaboration avec d’autres agences des Nations Unies
. Français Sur demande, participe aux réunions, comités, processus de sélection et autres tâches administratives, organisationnelles, de coordination ou de fond – dans les limites des pouvoirs délégués -, rédige des documents et des rapports et fournit des conseils en matière de procédures administratives.
3) Soutien aux transactions financières et au suivi :
a. Conformément aux règles financières et aux politiques de reporting de l’ONUSIDA, effectue des transactions en utilisant les plateformes et systèmes institutionnels désignés, en veillant à l’exactitude des lignes budgétaires, des registres, des reçus, des paiements, des soldes, des dépenses et autres données.
b. Tient à jour et surveille les registres financiers et les transactions quotidiennes, y compris, mais sans s’y limiter, l’examen des documents financiers pour enregistrer et rapprocher les dépenses, les soldes, les paiements, les relevés de comptes et autres registres. Sélectionne et saisit les données, effectue des calculs supplémentaires et assure l’inclusion de toutes les données pertinentes ; vérifie les sources et vérifie l’exactitude ; identifie les écarts et y remédie, en demandant conseil au superviseur et/ou à d’autres personnes, si nécessaire.
c. Rédige des rapports pour la préparation du budget et les audits.
d. Informer et aider le personnel sur les procédures et exigences financières de base concernant les paiements, les droits, les dispositions bancaires et de contrôle des devises et autres exigences relatives à la comptabilité et aux finances. Dans le cadre de la délégation de pouvoirs, fournir des conseils sur les procédures appropriées à observer pour le déboursement des fonds et pour le suivi et l’utilisation efficace des fonds.
e. Accomplir d’autres tâches connexes qui lui seront assignées, y compris le remplacement et/ou l’appui aux autres.
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