L’Office des Nations unies contre les drogues et le crime est un organe du Secrétariat des Nations unies dont le siège est à l’Office des Nations unies de Vienne en Autriche.
POSTE 1 : AGENT ADMINISTRATIF
Responsabilités
Dans les limites des pouvoirs qui lui sont confiés, le titulaire sera responsable des tâches suivantes :
• Aider à l’administration générale du front office, c’est-à-dire fournir un soutien substantiel et administratif dans la gestion des priorités et du flux de travail du représentant régional ; coordonner et surveiller des activités et des processus de travail multiples et divers pour s’assurer que les directives et les décisions de gestion sont correctement exécutées et que les produits sont livrés en temps opportun.
• Compiler et analyser des données de base provenant de diverses sources, en résumant et en présentant des conclusions pour examen par le gestionnaire. Recueillir et analyser des données pour identifier des tendances ou des modèles et fournir des informations via des graphiques, des tableaux, des tableaux et des rapports à l’aide de méthodes de visualisation de données pour permettre une planification, une prise de décision, une présentation et des rapports basés sur les données.
• Assurez-vous que les exigences et les informations de base utilisées pour l’analyse des données sont documentées.
• Servir de lien de communication entre le superviseur et les cadres supérieurs; au nom du superviseur, tenir les autres informés en transmettant des directives, des rapports, des mises à jour de statut et d’autres informations pertinentes ; porter les questions sensibles et urgentes à l’attention du gestionnaire.
• Assumer l’entière responsabilité de la gestion du temps et de la planification au nom du gestionnaire avec une consultation appropriée au besoin ; hiérarchiser et résoudre efficacement les conflits connexes et les demandes concurrentes.
• Entreprendre des tâches de représentation au nom du gestionnaire, y compris servir de premier point de contact et de liaison avec les hauts fonctionnaires à l’interne et à l’externe.
• Filtrer et hiérarchiser toute la correspondance entrante ; compiler les documents de référence et références pertinents ; identifier les problèmes nécessitant l’attention du responsable et renvoyer les autres au responsable concerné pour une décision appropriée ; surveiller et suivre les actions à entreprendre.
• Rechercher, compiler et résumer les documents de référence à utiliser dans la préparation de rapports, de mémoires, de discours, etc. ; Examiner des rapports d’agences spécialisées, ainsi que des journaux, des magazines, des périodiques et d’autres sources d’information pour identifier les articles d’intérêt pour le gestionnaire.
• Traite de manière indépendante un large éventail de demandes d’informations et de demandes de renseignements complexes (par exemple, les demandes de réponse nécessitant une recherche de dossier ou d’autres recherches); répondre ou rédiger des réponses à un large éventail de correspondances et autres communications.
• Soutenir le gestionnaire dans les présentations aux organes intergouvernementaux et autres réunions, la recherche de problèmes, la préparation de notes d’information, de diapositives et de dossiers thématiques, la collecte de documentation pertinente, etc.
• Établir/améliorer les procédures et systèmes administratifs pour assurer le bon fonctionnement du département, y compris les systèmes de classement (papier et électronique).
• Superviser le travail du personnel de soutien de bureau; établir des priorités et des échéances, répartir le travail et examiner les résultats une fois terminés ; former le personnel de soutien administratif aux procédures administratives, protocolaires et autres procédures pertinentes.
• Organiser des réceptions officielles, des réunions, etc., en s’occupant de tous les arrangements nécessaires (par exemple, réservations de salles, listes d’invités/participants, invitations, restauration, disposition des sièges, documentation de base, équipement spécial, etc.).
• Préparer, traiter et classer les informations confidentielles.
• Gérer un large éventail de tâches/processus administratifs (par exemple, registres des congés et des présences, feuilles de temps, organisation des voyages, demandes de visa, relevés de dépenses, frais de télécommunications, achat d’équipement, demandes de services et de fournitures, réservations de salles de conférence, etc.).
• Exercer une fonction de contrôle de la qualité pour tous les documents sortants ; relire et éditer des textes pour le respect du format, de la grammaire, de la ponctuation et du style.
• Utilisez un progiciel de traitement de texte standard pour produire une grande variété de documents et de rapports volumineux et complexes.
• Gérer, mettre à jour et développer davantage les bases de données internes ; mettre à jour le site Web ; générer une variété de rapports statistiques standard et non standard et autres à partir de diverses bases de données.
• Effectuer d’autres tâches liées au travail assignées.
Compétences
• Professionnalisme : Connaître le bureau général et le soutien administratif, y compris les politiques, processus et procédures administratifs. A la capacité d’analyser et d’interpréter les données à l’appui de la prise de décision et de transmettre les informations résultantes à la direction. Montre de la fierté dans son travail et ses réalisations ; fait preuve de compétence professionnelle et de maîtrise du sujet; est consciencieux et efficace pour respecter ses engagements, respecter les délais et obtenir des résultats ; est motivé par des préoccupations professionnelles plutôt que personnelles ; fait preuve de persévérance face à des problèmes ou défis difficiles; reste calme dans les situations stressantes. Prend la responsabilité d’intégrer les perspectives de genre et d’assurer la participation égale des femmes et des hommes dans tous les domaines de travail.
• Planification et organisation : développe des objectifs clairs qui sont cohérents avec les stratégies convenues ; identifie les activités et missions prioritaires ; ajuste les priorités au besoin; alloue une quantité appropriée de temps et de ressources pour terminer le travail ; prévoit les risques et tient compte des imprévus lors de la planification ; surveille et ajuste les plans et les actions si nécessaire ; utilise le temps efficacement.
• Responsabilisation : prend en charge toutes les responsabilités et honore ses engagements ; fournit les extrants dont on a la responsabilité dans les délais, les coûts et les normes de qualité prescrits ; fonctionne conformément aux règlements et règles de l’organisation ; soutient les subordonnés, assure la supervision et assume la responsabilité des affectations déléguées ; assume personnellement la responsabilité de ses propres manquements et de ceux de l’unité de travail, le cas échéant.
Formation
Un diplôme universitaire supérieur (maîtrise ou équivalent) en ressources humaines, en administration des affaires, en administration publique ou dans un domaine connexe est requis. Un diplôme de premier cycle dans des domaines similaires combiné à deux années supplémentaires d’expérience qualifiante peut être accepté à la place du diplôme universitaire supérieur.
Expérience professionnelle
Un minimum de cinq années d’expérience professionnelle à des niveaux de responsabilité de plus en plus élevés dans l’administration ou dans un domaine connexe est requis.
Une expérience de travail avec un système de planification des ressources d’entreprise (ERP) est requise.
Une expérience professionnelle au sein du système des Nations Unies ou d’organisations internationales similaires est souhaitable.
Une expérience professionnelle avec SAP/Umoja et avec les systèmes de processus administratifs et commerciaux électroniques, y compris le système de recrutement en ligne des Nations Unies (Inspira), est souhaitable.
Une expérience en analyse de données ou dans un domaine connexe est souhaitable.
Connaissances linguistiques
L’anglais et le français sont les langues de travail du Secrétariat des Nations Unies. Pour le poste annoncé, la maîtrise de l’anglais et du français est requise. La connaissance d’une autre langue officielle de l’ONU est un avantage.
Méthode d’évaluation
L’évaluation des candidats qualifiés peut inclure un exercice d’évaluation et un entretien basé sur les compétences.
POSTE 2 : Spécialiste adjoint de la gestion des programmes
Responsabilités
Dans le cadre de l’autorité qui lui est attribuée, le titulaire sera responsable des tâches suivantes :
– Fournir un soutien technique et logistique au quotidien pour la mise en œuvre des activités pertinentes prévues dans le cadre du projet sur la gestion des manifestations pacifiques conformément aux normes internationales des droits de l’homme ainsi que ceux liés à d’autres initiatives de l’UNODC dans le pays.
– Maintenir des contacts réguliers avec les partenaires nationaux pour soutenir la mise en œuvre, l’expansion et la collecte de fonds du programme.
– Garantir la prise en compte de la diligence raisonnable des Nations Unies en matière de droits de l’homme dans les initiatives de renforcement des capacités de l’ONUDC.
– Assister aux réunions pertinentes de l’équipe de pays des Nations Unies et d’autres partenaires et soutenir la mise en œuvre des points d’action qui concernent l’ONUDC.
– En tant que membre d’une équipe, assurer la cohérence et la qualité des composantes du projet dans sa mise en œuvre.
– Aider à l’élaboration, en consultation avec les partenaires impliqués dans la mise en œuvre du projet, d’un plan de travail annuel (PTA), ainsi que des plans de travail trimestriels et mensuels détaillés.
– Contribuer à la consolidation des rapports d’activité du programme comme indiqué dans les documents de projet.
– Fournir une assistance dans le suivi et le contrôle du décaissement des fonds mis à disposition pour la mise en œuvre des programmes et activités de terrain.
– Tâches et responsabilités spécifiques liées au projet sur la gestion des manifestations pacifiques conformément aux normes internationales des droits de l’homme :
o Préparer des rapports d’activités trimestriels, semestriels et annuels.
o Soutenir la préparation des rapports narratifs et financiers des donateurs.
o Identifier les besoins de formation, préparer et animer des sessions de formation.
o Soutenir une gestion efficace des connaissances sur les preuves, les données et les produits de connaissances internes et externes pertinents pour le travail de l’ONUDC sur la gestion des manifestations pacifiques conformément aux normes internationales relatives aux droits de l’homme.
o Participer à l’organisation de réunions, séminaires, sessions plénières et ateliers.
o Contribuer à l’élaboration de politiques et d’autres documents stratégiques qui répondront aux problèmes et aux besoins du pays bénéficiaire du projet en collaboration avec le(s) gouvernement(s) et d’autres partenaires stratégiques.
o Soutenir le processus de renforcement des capacités des institutions nationales gouvernementales et non gouvernementales dans le domaine de la gestion des manifestations pacifiques conformément aux normes internationales des droits de l’homme.
o Aider à mener des recherches et des analyses juridiques au besoin.
– Contribuer à la collecte et à l’analyse des données et à l’identification des tendances ou des modèles et fournir des aperçus provisoires à l’aide de graphiques, de tableaux, de tableaux et de rapports en utilisant des méthodes de visualisation des données pour la planification, la prise de décision, la présentation et les rapports basés sur les données.
– Documenter les exigences et les informations de base utilisées pour l’analyse des données.
– Effectuer toute autre tâche reliée au travail, au besoin.
Compétences
Professionnalisme : Avoir une connaissance des questions liées à la lutte contre le trafic de drogue, la criminalité transnationale organisée et les conflits ainsi qu’à la prévention de la criminalité. Est capable d’identifier les problèmes, de formuler des opinions, de faire des conclusions et des recommandations. A la capacité d’analyser et d’interpréter les données à l’appui de la prise de décision et de transmettre les informations résultantes à la direction. Montre de la fierté dans son travail et ses réalisations ; fait preuve de compétence professionnelle et de maîtrise du sujet; est consciencieux et efficace pour respecter ses engagements, respecter les délais et obtenir des résultats ; est motivé par des préoccupations professionnelles plutôt que personnelles ; fait preuve de persévérance face à des problèmes ou défis difficiles; reste calme dans les situations stressantes.
Responsabilisation : prend en charge toutes les responsabilités et honore ses engagements ; fournit les extrants dont on a la responsabilité dans les délais, les coûts et les normes de qualité prescrits ; fonctionne conformément aux règlements et règles de l’organisation ; soutient les subordonnés, assure la supervision et assume la responsabilité des affectations déléguées ; assume personnellement la responsabilité de ses propres manquements et de ceux de l’unité de travail, le cas échéant.
Orientation client : Considère tous ceux à qui les services sont fournis comme des « clients » et cherche à voir les choses du point de vue des clients ; établit et maintient des partenariats productifs avec les clients en gagnant leur confiance et leur respect ; identifie les besoins des clients et les associe aux solutions appropriées; surveille les développements en cours à l’intérieur et à l’extérieur de l’environnement des clients pour se tenir informé et anticiper les problèmes ; tient les clients informés de l’avancement ou des revers des projets ; respecte le calendrier de livraison des produits ou des services au client.
Éducation
Un diplôme universitaire de premier cycle en droit, gestion, sciences humaines et sociales, développement international, sciences politiques ou domaine connexe est requis.
L’expérience professionnelle
Un minimum de deux (2) années d’expérience professionnelle dans le domaine de l’application de la loi est requis.
Une expérience professionnelle dans la gestion de programme et l’approche axée sur les résultats est souhaitable.
Une expérience dans le suivi et l’évaluation de projets est souhaitable.
Une expérience dans la conduite de consultations avec le gouvernement et les donateurs est souhaitable.
Une expérience en analyse de données ou dans un domaine connexe est souhaitable.
Langues
L’anglais et le français sont les langues de travail du Secrétariat des Nations Unies. Pour le poste annoncé, la maîtrise de l’anglais et du français est requise. La connaissance d’une autre langue officielle de l’ONU est un avantage.
Évaluation
L’évaluation des candidats qualifiés peut inclure un exercice d’évaluation et un entretien basé sur les compétences.
