Le Secrétaire général de l’ONU a lancé le 1er janvier 2019 une nouvelle réforme mondiale audacieuse qui a repositionné le système de développement des Nations Unies pour qu’il soit plus efficace et plus efficient dans la réalisation de l’Agenda 2030 et des objectifs de développement durable.
POSTE : Assistant administratif principal
Le poste est basé à Dakar, au Sénégal, au sein du Bureau du Coordonnateur spécial pour le développement au Sahel (OSCDS). Le titulaire sera placé sous la responsabilité du Chef de cabinet. Dans les limites des pouvoirs qui lui sont délégués, l’assistant administratif principal sera responsable des tâches suivantes :
Responsabilités
Administration générale / Assistance au coordonnateur spécial :
• Assume l’entière responsabilité de la gestion du temps, de la planification et de la préparation des activités du coordonnateur spécial.
• Filtre et hiérarchise toute la correspondance entrante ; compile les documents de référence et de référence pertinents ; surveille et assure le suivi des mesures à prendre.
• Agit comme premier point de contact et de liaison avec les assistants personnels d’autres cadres supérieurs à l’interne et à l’externe.
• Assiste le Front Office dans l’administration générale du Bureau, c’est-à-dire fournit un soutien dans la gestion des priorités et du flux de travail du coordonnateur spécial et les canaux vers les membres de l’unité de travail.
• Traite de manière autonome un large éventail de demandes d’information et de requêtes complexes (p. ex. répondre à des demandes nécessitant un dossier ou d’autres recherches) ; répond, ou rédige des réponses, à un large éventail de correspondances et d’autres communications.
• Établit/améliore les procédures et systèmes administratifs pour assurer le bon fonctionnement du service, y compris les systèmes de classement (papier et électronique), conçoit et génère une variété de rapports périodiques et ponctuels.
• Gère un large éventail de tâches/processus administratifs (par exemple, les relevés de congés et de présences, les feuilles de temps, les préparatifs de voyage, les demandes de visa, les relevés de dépenses, les frais de télécommunications, l’achat de matériel, les demandes de services et de fournitures, les réservations de salles de conférence, le suivi des comptes et le paiement des fournisseurs et des entrepreneurs individuels pour les services, la planification de l’espace physique et l’identification des besoins en technologie de bureau et la maintenance du matériel, des logiciels et des systèmes, l’organisation et la coordination d’événements, séminaires, conférences et traductions).
• Organise les réceptions officielles, les réunions, etc., en prenant toutes les dispositions nécessaires.
• Supervise le travail du personnel de soutien du bureau ; établit les priorités et les délais, attribue le travail et examine les résultats une fois terminés ; forme le personnel de soutien du bureau aux procédures administratives, protocolaires et autres procédures pertinentes.
Gestion des ressources humaines :
• Coordonne diverses actions liées à l’administration des activités de ressources humaines de l’unité.
• Assure la liaison avec les services d’administration/soutien de l’UNOWAS et de l’UNON, selon les besoins, sur toutes les questions d’administration, de ressources humaines et de budget/finances.
• Fournit des informations et des conseils au personnel/consultants concernant les conditions de service, les devoirs et responsabilités, les privilèges et droits prévus par le Règlement du personnel, les visas et les voyages.
• Surveille les tableaux d’effectifs de l’UMOJA pour diverses activités de ressources humaines, par exemple les nominations, les départs à la retraite, l’expiration des nominations, les réaffectations, les transferts et les mouvements du personnel.
Budget et finances :
• Aide au suivi du budget/programme de travail par rapport à divers budgets, fonds fiduciaires, subventions et autres fonds sur une base régulière.
• Surveille l’exécution du budget/les dépenses liées à la fonction du bureau, y compris l’achat de matériel et de services de bureau, les demandes de voyage, etc.et recommande la réaffectation des fonds si nécessaire.
• Effectue les demandes de biens et de services, y compris les demandes de devis, les termes de référence et la constitution de paniers d’achat.
• Reconnaît tous les biens et services achetés et les compare aux pièces justificatives, y compris le bordereau de réception des marchandises et les factures, quant à la qualité et à la quantité.
• Vérifie et signale toute anomalie et tout écart, en s’assurant que les ajustements appropriés sont apportés à la documentation finale présentée avant le paiement.
• Approuve les factures pour paiement aux responsables financiers concernés de l’UNON ou du PNUD pour un règlement rapide.
• Assure le suivi de tout litige découlant des services fournis et s’assure qu’il est résolu rapidement.
• Prépare les pré-engagements pour les demandes de stock pour le bureau et assure un approvisionnement adéquat à tout moment.
• Exécute les fonctions d’administrateur de voyages pour soutenir le Secrétaire général adjoint dans ses déplacements en mission.
• Aide à la collecte et à l’analyse des données ainsi qu’à la préparation des présentations de données et des rapports pour le partage d’informations, la réponse aux requêtes, la gestion des connaissances, la planification et la prise de décision.
• Aide aux visualisations et à la mise à jour du matériel d’information tel que les pages Web ou les brochures.
• Effectue d’autres tâches qui lui sont assignées.
Compétences
PROFESSIONNALISME : Connaissance des dispositions relatives aux fonctions des règles, règlements, manuels et politiques des Nations Unies. Capacité d’analyse, de modélisation et d’interprétation des données à l’appui de la prise de décisions. Tire fierté de son travail et de ses réalisations. Démontre une compétence professionnelle et une maîtrise du sujet. Est consciencieux et efficace dans le respect des engagements, le respect des délais et l’obtention des résultats. Est motivé par des préoccupations professionnelles plutôt que personnelles. Fait preuve de persévérance face à des problèmes ou des défis difficiles. Reste calme dans les situations stressantes. Assume la responsabilité d’intégrer les perspectives de genre et de jeunesse et d’assurer la participation égale des femmes et des jeunes dans tous les domaines d’activité.
PLANIFICATION ET ORGANISATION : Ajuste les plans et les mesures selon les besoins. Utilise le temps efficacement. Très bon esprit d’initiative. Capacité de faire avancer des processus complexes pour obtenir des résultats articulés, de travailler à différents niveaux et sur différents projets simultanément (organisation personnelle et aptitude à effectuer plusieurs tâches à la fois). Capacité de travailler sous pression et de s’adapter au changement. Élabore des objectifs clairs qui sont conformes aux stratégies convenues. Identifie les activités et les tâches prioritaires. Ajuste les priorités selon les besoins. Alloue suffisamment de temps et de ressources pour mener à bien son travail. Prévoit les risques et prévoit des imprévus lors de la planification.
COMMUNICATION : Parle et écrit clairement et efficacement. Écoute les autres, interprète correctement les messages des autres et répond de manière appropriée. Pose des questions pour clarifier et manifeste son intérêt pour une communication bidirectionnelle. Adapte le langage, le ton, le style et le format en fonction du public. Fait preuve d’ouverture dans le partage d’informations et tient les gens informés.
Éducation
Un diplôme d’études secondaires ou l’équivalent est exigé. Une formation technique en finances, en budget, en gestion des ressources humaines ou en administration est souhaitable.
Emploi – Qualification spécifique
Pas disponible.
Expérience professionnelle
Au moins dix (10) années d’expérience à des niveaux de responsabilité de plus en plus élevés dans les domaines de l’administration, des finances, du budget, de la comptabilité, de l’audit, des ressources humaines ou dans un domaine connexe sont requises. Le nombre minimum d’années d’expérience pertinente est réduit de deux ans pour les candidats titulaires d’un diplôme universitaire de premier cycle. Une expérience du traitement de texte, de PowerPoint et des tableurs est requise. Une expérience de l’utilisation d’un système de planification des ressources de l’entreprise (ERP) tel qu’UMOJA, SAP ou un système similaire est requise. Au moins deux (2) années d’expérience de l’application des politiques, règlements et règles administratives, financières ou de ressources humaines au sein du système des Nations Unies ou d’une organisation internationale similaire sont souhaitables. Une expérience antérieure de travail dans une opération de terrain du système commun des Nations Unies, y compris les agences, fonds et programmes, ou une organisation internationale comparable est souhaitable. Une (1) année ou plus d’expérience en analyse de données ou dans un domaine connexe est souhaitable.
Langues
L’anglais et le français sont les langues de travail du Secrétariat de l’ONU ; pour ce poste, la maîtrise de l’anglais et du français écrits et parlés est indispensable. La connaissance d’une autre langue officielle de l’ONU est souhaitable. REMARQUE : « La maîtrise de l’anglais et du français est une qualité équivalente à une note de « courant » dans les quatre domaines (lire, écrire, parler, comprendre) et « Connaissance de l’anglais et du français est une qualité équivalente à une note de « confiance » dans deux des quatre domaines. »
Évaluation
L’évaluation des candidats qualifiés peut inclure une évaluation écrite suivie d’un entretien basé sur les compétences.
