Le Secrétaire général de l’ONU a lancé le 1er janvier 2019 une nouvelle réforme globale et audacieuse qui a repositionné le Système de développement de l’ONU pour qu’il soit plus efficace et efficient avec la réalisation de l’Agenda 2030 et des Objectifs de développement durable. Dans le cadre de cette réforme, les bureaux des coordonnateurs résidents de l’ONU (UN RCO), sous la direction d’un coordonnateur résident de l’ONU habilité et indépendant – le fonctionnaire le plus haut placé du système de développement de l’ONU et représentant du Secrétaire général de l’ONU au niveau national – soutiennent les pays dans la réalisation de leurs priorités de développement et l’atteinte des ODD. Le Bureau du Coordonnateur Résident en République du Congo recrute un(e) Associé(e) de Direction.
Ce poste est situé dans le Bureau du Coordonnateur Résident, et rend compte au Chef d’équipe du Coordonnateur Résident.
Dans le cadre des pouvoirs qui lui sont délégués, l’associé(e) de direction sera responsable des tâches suivantes :
Responsabilités
1. ADMINISTRATION GÉNÉRALE ET PLANIFICATION :
– Recevoir et traiter toute la correspondance au nom du Bureau.
– Rédiger, éditer et mettre en forme la correspondance officielle pour répondre aux demandes de renseignements concernant les questions pertinentes en matière d’administration, d’audit financier et de personnel.
– Planifier, organiser et gérer l’agenda du coordinateur résident.
– Traiter les rendez-vous, recevoir les convocations et prendre des notes lors des réunions officielles bilatérales.
– Organiser et assurer le suivi des plans de voyage et des missions à l’étranger du coordinateur résident.
– Examiner et mettre en forme les discours et les points de discussion soumis par les agences pour le coordinateur résident.
– Assurer la liaison avec tous les autres assistants exécutifs des autres agences, se mettre d’accord sur des systèmes efficaces.
– Établir et maintenir un système de remplissage pour tous les documents officiels produits par le bureau.
– Assurer une coordination poussée avec les unités de service et assurer une liaison fréquente avec les membres de l’équipe interne, tant au siège que sur le terrain.
– Gérer et préparer la réunion ; assurer la liaison avec le contractant pour les pauses café et assurer la liaison avec les services informatiques pour garantir la connectivité.
– Être responsable du protocole : organiser des réunions avec des fonctionnaires et des personnalités de haut niveau, assurer le secrétariat et préparer toute la documentation requise et pertinente ;
– Préparer et organiser en étroite collaboration avec le chef d’équipe du bureau du CR les réunions de coordination de l’équipe pays, les réunions du CRO, ainsi que les réunions avec les partenaires de développement et au niveau national ;
– Préparer, organiser et assurer le secrétariat des réunions internes et externes auxquelles peuvent assister des hauts fonctionnaires ;
– Maintenir une liaison permanente avec toutes les unités du bureau du CR : rechercher, sélectionner et diffuser les informations pertinentes pour le travail ; fournir des directives/instructions si nécessaire ;
– Faciliter le partage d’informations entre le coordinateur résident et les autres membres de l’équipe pays en République du Congo ;
– Maintenir une liaison étroite avec les assistants des autres membres de la Country Team et les membres de la communauté internationale afin de faciliter l’échange d’informations ;
– Assurer le suivi des échéances des actions à entreprendre, des engagements à remplir et coordonner la collecte et la soumission des rapports du Coordonnateur Résident ;
2. LA GESTION DES RESSOURCES HUMAINES :
– Accueillir les nouveaux employés et préparer les formulaires pertinents pour soutenir leur intégration sur place.
– Initier, examiner, traiter et suivre les actions liées à l’administration des activités de l’unité en matière de ressources humaines, par exemple, le recrutement de personnel et de consultants, le placement, la promotion, la réinstallation, l’évaluation des performances, les examens de classification des postes, la séparation des membres du personnel, la formation, etc. en veillant à la cohérence de l’application des règles et procédures des Nations unies.
– Aider à répondre aux demandes de renseignements et fournir des informations et des conseils au personnel concernant leurs droits, les procédures administratives, les processus et les pratiques, les conditions de service, les devoirs et les responsabilités, et les droits prévus par le Règlement et le Statut du personnel.
– Surveiller le tableau des effectifs, les plans de congés et préparer les données/graphiques statistiques pertinentes.
– Il peut être chargé de guider, de former et de superviser le travail d’agents des services généraux moins expérimentés.
3. BUDGET ET FINANCES :
– Traiter les demandes dans UMOJA, les réclamations et les rapports financiers suite aux missions sur le terrain.
– Assurer le suivi des paiements aux fournisseurs.
– Aider à la préparation et à l’examen des propositions/besoins en matière de ressources financières et humaines. Consolider le budget/programme de travail en ce qui concerne le budget du siège, les fonds fiduciaires, les subventions et les achats.
– Aider au suivi des dépenses et les comparer au budget approuvé ; préparer les ajustements nécessaires.
– Assister les responsables dans l’élaboration des besoins en ressources pour les soumissions budgétaires.
– Aide à la préparation des soumissions d’exécution du budget et à la finalisation des rapports d’exécution du budget, en analysant les écarts entre les budgets approuvés et les dépenses réelles.
– Traiter le paiement des factures des contractants validées par le chef du bureau et surveiller les paiements.
– Effectuer d’autres tâches pertinentes selon les besoins.
Compétences
PROFESSIONNALISME : Capacité à exécuter un large éventail de fonctions administratives, par exemple, budget/programme de travail, ressources humaines, gestion de bases de données, etc. Capacité à appliquer la connaissance des diverses règles et réglementations des Nations Unies en matière d’administration, de finances et de ressources humaines dans des situations de travail. Fait preuve de fierté dans son travail et dans ses réalisations ; démontre une compétence professionnelle et une maîtrise du sujet ; est consciencieux et efficace dans le respect des engagements, des délais et des résultats ; est motivé par des préoccupations professionnelles plutôt que personnelles ; fait preuve de persistance face à des problèmes ou des défis difficiles ; reste calme dans des situations stressantes ; engagement à mettre en œuvre l’objectif d’égalité des sexes en assurant la participation égale et la pleine implication des femmes et des hommes dans tous les aspects du travail.
PLANIFICATION ET ORGANISATION : Développe des objectifs clairs et cohérents avec les stratégies convenues ; identifie les activités et les missions prioritaires ; ajuste les priorités selon les besoins ; alloue le temps et les ressources nécessaires à la réalisation du travail ; prévoit les risques et tient compte des imprévus lors de la planification ; surveille et ajuste les plans et les actions selon les besoins ; utilise le temps de manière efficace.
ORIENTATION CLIENT : Considère tous ceux à qui des services sont fournis comme des » clients » et cherche à voir les choses du point de vue des clients ; établit et maintient des partenariats productifs avec les clients en gagnant leur confiance et leur respect ; identifie les besoins des clients et les fait correspondre aux solutions appropriées ; suit les développements en cours à l’intérieur et à l’extérieur de l’environnement des clients pour se tenir informé et anticiper les problèmes ; tient les clients informés des progrès ou des reculs dans les projets ; respecte le calendrier de livraison des produits ou des services au client.
Formation
Un diplôme d’études secondaires ou l’équivalent est exigé. Une formation complémentaire en ressources humaines, administration, finances, comptabilité, budget ou dans un domaine connexe est exigée. La réussite du test mondial des services généraux des Nations Unies (GGST) est une condition préalable à l’examen du recrutement dans les services généraux et les catégories connexes du Secrétariat des Nations Unies. Les candidats qui n’ont pas passé le TMSG au moment de leur candidature peuvent être invités à passer le test après avoir soumis leur candidature.
Expérience professionnelle
Un minimum de sept (7) ans d’expérience à responsabilité progressive dans les services administratifs, les finances, la comptabilité, l’audit, les ressources humaines ou un domaine connexe est requis.
Une expérience professionnelle avec un système de planification des ressources de l’entreprise (ERP), tel que Umoja ou similaire, est souhaitable.
Une expérience de travail avec les Nations unies ou une organisation internationale similaire est souhaitable.
Langues
L’anglais et le français sont les langues de travail du Secrétariat des Nations Unies. Pour le poste annoncé, la maîtrise du français oral et écrit est requise. Une connaissance pratique du français est souhaitable. La connaissance d’une autre langue officielle des Nations Unies est un avantage.
REMARQUE : « Maîtrise » équivaut à la mention « courant » dans les quatre domaines (lire, écrire, parler, comprendre) et « Connaissance de » équivaut à la mention « sûr » dans deux des quatre domaines.
Évaluation
L’évaluation des candidats qualifiés peut comprendre un exercice d’évaluation qui peut être suivi d’un entretien basé sur les compétences.
