L’ONGI MERCY CORPS recrute pour ce poste (01 Juillet 2024)

Le poste (Résumé général du poste)

Surveillance de l’administration

• Superviser le bon déroulement du travail administratif de routine du bureau de Mercy Corps et des opérations de soutien au programme ; 

• Assurer le respect de toutes les procédures administratives de Mercy Corps par le personnel de soutien ; 

• S’assurer que les politiques du bureau et du personnel sont conformes au manuel d’administration de terrain de Mercy Corps et au manuel des membres de l’équipe nationale ;

• Préparer et mettre en œuvre des lignes directrices pour le fonctionnement des fonctions de soutien aux programmes, notamment la réception , les photocopies, les services de traduction, les communications (téléphone), le nettoyage et l’entretien des bureaux. Conseiller le gestionnaire sur les modifications à apporter aux politiques, si nécessaire.

• Diriger la préparation et la mise en œuvre des politiques et procédures administratives et de gestion. Conseiller sur les modifications et les nouvelles politiques, si nécessaire.

Gestion des installations

• Maintenir un inventaire approprié des fournitures de bureau et s’assurer que tout l’équipement ( c.-à-d. les téléphones de bureau, les cartes d’accès, etc.) est en état de fonctionnement.

• Assumer la responsabilité de la gestion de toutes les installations, y compris : le processus d’identification, de négociation et de maintien des accords pour les bureaux et les logements. Mettre à jour régulièrement la matrice des baux.

• Assumer la responsabilité du maintien et de la mise à jour de l’inventaire du mobilier de bureau et s’assurer que tous les espaces de bureau du personnel sont aménagés en fonction de leurs besoins.

• Assurer le bon fonctionnement et l’entretien du matériel de bureau et des autres installations.

Voyages et résidences

• Coordonner et superviser les demandes de pré-visa, les permis de travail, les résidences et les prolongations pour tout le personnel expatrié de Mercy Corps.

• Agir en tant que point focal pour les préparatifs de voyage de Mercy Corps en Afrique de l’Ouest et du Centre (WCA) en WCA (internationaux et nationaux),  en aidant tous les visiteurs dans les préparatifs de voyage, les procédures de visa, les réservations d’hôtel, en leur envoyant un colis de bienvenue , en coordonnant avec le service logistique les besoins de transport, etc.

• Agir comme point focal pour la coordination d’événements, de réunions régionales, de conférences, d’ateliers, de symposiums, etc.

• Assurer la liaison avec les agences gouvernementales selon les directives du directeur régional.

Flux de travail de documentation et d’approbation 

• Surveiller le mouvement des documents, des approbations et des signatures et assurer la bonne conservation de la documentation imprimée pour les approbations appropriées .

• Vérifiez toutes les factures mensuelles de téléphone portable et de services publics et assurez-vous qu’elles sont payées à temps.

• Maintenir un système de classement central. 

• Gérer et conserver en toute sécurité les clés de rechange du bureau. 

Autres fonctions

• Assister aux réunions de coordination discutées et convenues par le superviseur.

• Se conduire, tant sur le plan professionnel que personnel, de manière à faire honneur à Mercy Corps et à ne pas compromettre sa mission humanitaire.

• Autres tâches assignées.

• Mettre à jour les coordonnées de tout le personnel sur une base mensuelle.

Qualification minimale et compétences transférables 

• Minimum de 3 ans d’expérience en administration de bureau ou en gestion d’installations.

• Des compétences informatiques sont requises .

• Doit être un penseur indépendant et avoir de solides compétences organisationnelles.

• Expérience démontrée dans la planification et la gestion du personnel de plusieurs services.

• La maîtrise du français et de l’anglais est requise .

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