Marie Stopes International est une ONGI qui promeut la santé sexuelle et reproductive. En outre, elle offre des conseils en matière de contraception, de vasectomie et d’avortement sans risques dans les pays où cette pratique est légale. Marie Stopes International est présente dans 38 pays.
POSTE 1: Assistante en approvisionnement
La responsabilité globale:
Ce poste implique diverses fonctions d’approvisionnement, notamment la stratégie et la planification, le conseil et l’assistance, l’approvisionnement, la négociation et la contractualisation, la performance des fournisseurs, la gestion des connaissances, la supervision et la gestion des relations. L’assistant aux achats exécutera ces tâches conformément aux directives d’approvisionnement de MSI Nigeria, aux procédures opérationnelles standard et aux autres politiques pertinentes.
Principales responsabilités :
Liaison, coordination et support technique
- Communiquez avec les fournisseurs, les entrepreneurs et le personnel de MSI Nigeria concernant les demandes d’achat, les spécifications, les offres, les contrats, les commandes et les questions connexes.
- Fournir des conseils techniques aux programmes et aux départements dans la rédaction des spécifications, l’établissement des estimations de prix et d’autres aspects techniques de l’approvisionnement.
- Gérer les attentes des utilisateurs conformément aux procédures et processus applicables.
Contrats et gestion des contrats
- Préparez les bons de commande à l’aide du système Tally.
- Rédiger, éditer, réviser et interpréter les termes, conditions et spécifications des contrats.
- Recommander des négociations et des attributions de contrats pour les fournitures.
- S’assurer que les rapports sur les performances des fournisseurs sont obtenus par transaction d’approvisionnement auprès des utilisateurs/programmes.
- Inspecter et comparer la qualité des marchandises et/ou des services achetés ou à acheter pour s’assurer qu’ils répondent aux exigences de MSI Nigeria.
- S’assurer que les transactions d’approvisionnement devant être payées sont complètes et soumises au service financier pour action.
Rapports et gestion des connaissances
- Élaborer des rapports mensuels d’approvisionnement.
- Maintenir une piste d’audit complète pour toute la documentation du processus d’approvisionnement.
- Tenez à jour une liste de fournisseurs contenant les informations clés sur ces derniers ; maintenez à jour les journaux d’administration et d’appel d’offres des fournisseurs.
Qualifications et expérience requises :
- Baccalauréat en gestion de la chaîne d’approvisionnement, en gestion des achats et des magasins, en commerce ou en administration des affaires.
- Expérience considérable (1 à 2 ans) à temps plein au niveau professionnel impliquant l’acquisition de fournitures, d’équipements, de produits ou de services médicaux par le biais d’un processus d’appel d’offres et de négociation; expérience des transactions d’approvisionnement internationales.
- Qualification professionnelle en Achats ou au moins ¾ de qualification professionnelle (par exemple, CIPS).
- Preuve de bonne réputation auprès d’un organisme professionnel reconnu dans le domaine clinique.
- Excellentes compétences en communication écrite et verbale.
- Expérience de travail avec une organisation non gouvernementale.
- Articulé et analytique avec souci du détail.
- Capacité à travailler avec un minimum de supervision.
Remarque : Aucune indemnité de déménagement n’est disponible pour ce poste.
Les candidats intéressés doivent envoyer un CV complet accompagné d’une brève lettre de motivation sous forme de document MS Word ou PDF à [email protected] au plus tard le 19 juillet 2024. Veuillez préciser le poste dans la ligne d’objet. Les candidatures ne respectant pas ces instructions ne seront pas prises en compte.
POSTE 2: Responsable régional des finances
Objectifs:
- Mettre en œuvre des systèmes de comptabilité et de contrôle interne robustes pour prévenir la fraude, le gaspillage et l’utilisation abusive des ressources financières, en garantissant une séparation appropriée des tâches dans le traitement des transactions.
- Préparer les rapports mensuels de rapprochement bancaire et de revenus.
- Surveiller les budgets pour garantir les dépenses prévues, examiner les montants du budget par rapport aux dépenses réelles et préparer des rapports d’analyse des écarts mensuels et trimestriels.
- Saisir les transactions quotidiennes dans le système SUN de Marie Stopes International.
- Assurer le codage et la répartition appropriés des dépenses entre les centres de coûts/projets concernés dans la région.
- Examiner et traiter les demandes de fonds/retraites et examiner périodiquement les comptes du personnel, en veillant à une répartition appropriée des dépenses retirées par rapport aux avances de fonds.
- Gérer la petite caisse/le fonds de roulement dans la région.
- Collaborer avec le directeur régional pour compiler les budgets trimestriels des membres de l’équipe.
- Contribuer à la gestion mensuelle et aux rapports/réunions statutaires périodiques.
- Veiller à ce que les demandes de fonds des bureaux régionaux correspondent aux budgets de projets spécifiques et aux dépenses autorisées.
- Transférer toutes les retenues obligatoires aux autorités compétentes de la région en temps opportun.
- Assurer les paiements en temps opportun aux mobilisateurs, au personnel occasionnel/contractuel et aux fournisseurs de produits et de services.
- Coordonner les paiements pour toutes les activités du projet.
- Assurer des contrôles appropriés dans les centres/cliniques et fournir un soutien rapide aux responsables des centres.
- Assurer la déduction et le dépôt en temps opportun de la retenue à la source (WHT) auprès des autorités/États.
- Assurer le dépôt adéquat des dépenses/retraites au bureau régional.
- Veiller à ce que les actifs soient correctement comptabilisés et entretenus au niveau régional.
- Publier et déclarer les revenus mensuels des cliniques/SF dans la région.
- Travailler en étroite collaboration avec le comité régional d’approvisionnement pour garantir le respect de la politique d’approvisionnement de MSI Nigeria.
- Suivre les inventaires mensuels/périodiques dans la région.
- Exécuter toute autre tâche assignée par le responsable hiérarchique, le directeur régional ou d’autres supérieurs.
Qualifications requises:
- B.Sc./HND en comptabilité de préférence, avec qualification ACA ou équivalent ; une maîtrise est un avantage.
- 3 à 5 ans d’expérience dans un rôle similaire au sein d’une OING/ONG, d’une organisation privée ou publique.
- Maîtrise de l’utilisation du logiciel de comptabilité SUN.
- Bon joueur d’équipe avec d’excellentes compétences interpersonnelles.
- Capacité à effectuer plusieurs tâches à la fois, à gérer la charge de travail et à produire un travail et des rapports de haute qualité dans les délais.
Remarque : Aucune indemnité de déménagement n’est disponible pour ce poste.
Les candidats intéressés doivent envoyer un CV complet accompagné d’une brève lettre de motivation sous forme de document unique MS Word ou PDF à [email protected] avant le 19 juillet 2024. Veuillez préciser le poste dans la ligne d’objet. Les candidatures ne respectant pas ces instructions ne seront pas prises en compte.
