MSI Reproductive Choices est une organisation non-gouvernementale à but non lucratif dédiée au respect du droit des femmes et des couples à décider librement et sans contrainte du nombre et de l’espacement de leurs enfants. Marie Stopes International Niger (MSI Niger), une filiale de MSI met en œuvre des programmes de santé sexuelle et reproductive au Niger depuis 2014 et intervient aujourd’hui dans les régions de Dosso, Maradi, Niamey, Tahoua, Tillabéry et Zinder à travers un bureau national à Niamey et un bureau régional à Maradi. L’ONGI Marie Stopes International (MSI) recrute pour ces 02 postes :

 

POSTE 1 : Assistant (e ) Financier (ère)

Contexte

Sur invitation du Ministère de la Santé du Niger pour participer à la mise en œuvre du plan d’action 2020-2030 pour la planification familiale au Niger, MSI Niger a vu le jour en 2014.  MSI Niger est rapidement devenu l’un des prestataires de services de santé sexuelle et reproductive (SSR) et de planification familiale les plus importants au Niger. L’organisation travaille actuellement dans 6 régions (Niamey, Tillabéry, Dosso, Tahoua, Maradi et Zinder) avec des cabinets médicaux, des cliniques mobiles, des sages-femmes en zone urbaine, du soutien au secteur public (CSI de Niamey – DS de Gotheye et Guidam Roumdji), un centre de contact (appel gratuit au 488) ainsi que des activités de plaidoyer pour l’accès à des services de planification familiale de qualité.

 

Responsabilité globale du poste

L’Assistant (e) Finance est responsable de l’appui Financière de MSI Niger. Il assure la coordination des activités financières en Espèces et Banques sous la supervision fonctionnelle du comptable régional.

 

Activités clés

 Gestion financière

• Il/Elle prépare les paiements destinés aux activités des équipes et mettre les fonds à leur disposition dans les délais
• Il/Elle assure le suivi des paiements en Espèce et par Banque
• Il/ Elle doit s’assurer que tous les paiements destinés aux partenaires et au fisc sont établis et transmis dans les délais
• Il/Elle gère la petite caisse du bureau régional conformément aux procédures, enregistre quotidiennement les opérations
• Il/Elle rend compte au chargé de l’Administration et des Finances pour la préparation des travaux comptables et transmet la situation hebdomadaire à la coordination de Niamey
• Il/Elle prépare les journaux comptables
•  Il/Elle classe les pièces comptables.
• Il/Elle assure le suivi du remboursement des avances des sorties de Equipes mobiles et de toutes les missions terrains dans la région
• Il/Elle doit assurer de la transmission des dossiers de la logistique aux finances.

 

Gestion comptable

• Il/Elle contrôle les pièces comptables pour s’assurer de leur validité, de leur exactitude et de leur bonne codification
• Il/Elle met à jour périodiquement les livres et registres comptables ;
• Elle contrôle les pièces justificatives de dépenses et de recettes pour s’assurer de leur validité, de leur exactitude avant leur comptabilisation ;
• Il/Elle codifie les pièces comptables ;
• Il/Elle analyse les comptes et justifie les soldes des comptes ;
• Il/Elle tient à jour les livres comptables
• Il/Elle procède régulièrement au classement les pièces justificatives des transactions et de tous documents financiers ou d’ordre comptable suivant des principes efficaces.

 

Indicateurs clés de Performance

• Le délai de mise à disposition des fonds aux équipes (respect des délais)
• Classer tous les dossiers de paiements.
• La qualité de l’accueil des visiteurs (fournisseurs)
• Pas de rupture de stock des consommables et fournitures de bureau
• S’assurer que  toute information acquise dans le cadre de l’exercice de ses fonctions, relative aux pratiques et aux affaires de MS/Niger ne soit diffusée à toute autre personne ou organisation sans autorisation, excepté dans l’exécution normale des tâches ci-dessus.

 

Qualifications  

Profil

• BAC + 3 en comptabilité ou Finance
• Avoir une expérience en gestion de caisse et des notions de tenue de la comptabilité
• Avoir une maitrise de l’outil informatique
• Être flexible et disponible quant aux horaires de travail (offre de prestations en dehors des heures officielles de travail)
• Avoir une bonne capacité orale et écrite en Français.

 

Comportement en tant que membre de l’équipe

MSI unie

• Vous contribuez, utilisez et partagez des données et preuves précises pour améliorer la compréhension, la vision et la prise de décision à travers MSI, afin de nous permettre de maximiser notre capacité à influencer les autres.
• Vous partagez des connaissances, une expertise et des ressources pour renforcer le travail en équipe et éviter les doublons. • Vous travaillez activement en tant que membre de l’équipe, apportant soutien et flexibilité aux collègues, faisant preuve d’équité, de compréhension et de respect pour toutes les personnes et culture.

Faire preuve de courage, d’authenticité et d’intégrité

• Vous prenez vos responsabilités dans vos décisions et comportements.
• Vous osez faire relever des défis aux autres et prendre des risques gérés appropriés.

Se développer et grandir

• Vous sollicitez des retours pour mieux vous connaître et en donnez aux autres de manière à susciter en eux l’envie d’être plus efficaces.
• Vous gérez votre développement carrière, notamment en mettant à jour vos connaissances et compétences.
• Un souci d’excellence permanent

• Vous visez à toujours répondre aux attentes et à les dépasser, en plaçant le client au centre de toutes vos actions, et en mettant en œuvre des manières plus efficaces de faire votre travail.
• Vous construisez et maintenez des relations efficaces à long terme avec toutes les parties prenantes, et êtes un véritable ambassadeur MSI.

 

Valeurs MSI

Notre mission : Notre raison d’exister est de permettre à des femmes et à des hommes d’avoir des enfants par choix,

et non par hasard.

• Orientés client : Nous sommes passionnés par nos clients et concentrons nos efforts pour atteindre les objectifs convenus avec la meilleure qualité possible.
• Responsables : Nous sommes responsables de nos actions et prenons nos responsabilités dans tout ce que nous faisons pour assurer une durabilité à long terme et un impact accru.
• Courage : Nous recrutons des personnes talentueuses, passionnées et courageuses qui osent repousser les limites, prendre des décisions difficiles et faire relever des défis aux autres dans le cadre de notre mission.

Les dossiers de candidature comportant le CV détaillé maximum 2 pages expliquant comment les compétences et les expériences du candidat(e) répondent aux exigences du poste et la Lettre de Motivation doivent être reçus par courriel au plus tard le vendredi 25 janvier 2025 à 17h à l’adresse suivante : [email protected] Avec la mention « Poste d’Assistant (e ) Financier (ère) »

Tout (e ) candidat€ pour un poste au sein de MSI doit avoir un fort engagement en faveur des droits sexuels et reproductifs. Seuls les candidats présélectionnés seront contactés. Tout candidat ne répondant pas aux critères ‘Essentiels’ ne seront pas considérés. Tout dossier incomplet sera rejeté.

 

 

POSTE 2 : Assistant (e) RH & Administration/IT

Actuellement, MSI Niger dispose de deux centres médicaux (à Niamey et à Maradi), déploie 8 équipes mobiles pour atteindre les populations rurales éloignées des CSI ainsi que 14 MSL dans les zones urbaines et péri-urbaines, et fournit un soutien direct à 39 centres de soins intégrés (CSI), par le biais de son programme de renforcement du secteur publique.

 

Responsabilités Globales

Appui administratif

• Effectuer pour le Bureau Pays, les Reservations d’avion et hébergement à l’hôtel pour voyages nationaux et internationaux du staff et des visiteurs et coordonner avec le département logistique les départs et arrivées ;
• Assister dans la gestion de toute la documentation de séjour au Niger pour les expatries et préparer pour signature les ordres de mission du staff en déplacement ;
• Assister dans le processus de l’obtention et le renouvellement des documents officiels, des visas, lettre d’invitation du personnel et des visiteurs ;
• Planifier et organiser tous les rendez-vous au niveau régional pour les visiteurs et en assurer le suivi.
• Fournir un soutien RH, administratif/IT et Logistique  lors des réunions organisées au niveau du Bureau Régional
• Faire le suivi du personnel dans le domaine RH & administratif et logistique, et les encourager en mettant en place une bonne supervision;
• Appui Ressources Humaines.

Recrutement :

• S’assurer d’un recrutement impartial lors de la sélection de candidats en se basant sur les différentes étapes de la procédure de recrutement de MSI Niger en vigueur ;
• De ce fait, préparer les demandes de recrutement ; afficher les avis de recrutement dans les bases et tous les endroits appropriés ;
• Organiser les tests, entretiens, vérification des références et tout autre acte nécessaire pour le recrutement des agents.

 

Contrat de travail :

• S’assurer que tout travailleur possède un contrat en bonne et due forme, un profil de poste, que les objectifs SMART et le plan d’actions ont été convenus avec le superviseur ;
• Suivre les contrats du personnel de la base dans le respect du code de travail au Niger et vérifier si tous les documents sont signés par les intéressés lors de la signature de leurs contrats ;
• Préparer les projets de contrats de prestation à soumettre au Responsable des Ressources Humaines pour approbation et validation finale
• Tenir un fichier de suivi des contrats des prestataires ;
• Tenir à jour un fichier de suivi des contrat du personnel de la base;
• Faire le suivi de l’immatriculation de tout employé à la CNSS et à l’ANPE après validation du contrat par l’inspection du travail
• Faire le suivi de l’inscription des employés de la base de Maradi à l’assurance santé.

 

Salaire :

• Préparer mensuellement le fiche de paiement des prestataire à soumettre au comptable Régional
• Faire le suivi des congés officiels et de circonstance et s’assurer de leur liquidation conformément aux politiques et procédures, veiller à leur mise à jour dans le fichier de suivi des congés ;
• S’assurer de l’élaboration et du contrôle des timesheets du personnel de la base
• Préparer toute la documentation pour le paiement des cotisations et des taxes et s’assurer de leur paiement dans le délai
• Préparer les avances sur salaires.

 

Congés :

• Procéder annuellement à la planification des congés en début d’année ;
• Veiller à ce que tout congé non planifié soit préalablement demandé dans le délai prévu à cet effet et autorisé par le supérieur hiérarchique en s’assurant que l’intérim et la passation ont été correctement convenus et réalisés.

 

Archivage :

• Veiller à ce que tout travailleur fournisse toutes les informations/pièces nécessaires à son dossier (informations/pièces contenues dans le check list) ;
• S’assurer que les dossiers des travailleurs contiennent toutes les informations/pièces sur leurs situations familiales, leur identité ainsi que leurs formations ;
• S’assurer que chaque travailleur possède une carte de service ainsi qu’un ordre de mission en bonne et due forme en cas de déplacement ;
• Faire le monitoring des absences et classer tous les documents concernant chaque employé de la base dans son propre dossier.

 

Relations/communications :

• Informer l’inspection du travail de toutes modifications de contrat pour les employés et s’assurer que les documents soient tamponnés et signés par l’Inspection du travail dans les délais prévus par le code du travail du Niger ;
• Promouvoir un environnement de travail attractif basé sur l’égalité, le respect, et l’intégrité où le personnel se sent en sécurité, valorisé et respecté
• Veiller à la confidentialité de tous les documents administratifs et informations mis à sa disposition.
• Appui IT.

Avec l’appui du chargé IT , l’assiStant IT doit

• Identifier les besoins du particulier employeur???;
• Mainteinr l’inventair du parc information à jour
• Installer et configurer le matériel informatique?;
• Intervenir  en cas de panne ou de dysfonctionnement.

 

Expérience

BAC + 3 ou plus en Gestion des Ressources Humaines, sciences administratives, comptabilité ou équivalent.

 

Expériences :

Au moins 2ans d’expérience en gestion des ressources humaines ou administration avec une ONG internationale ou similaire.

 

Aptitudes et capacités :

Compétences administratives démontrées

• Forte capacité d’organisation,
• Excellentes qualités de communication écrite et orale, français,
• Capacite d’apprendre rapidement
• Bonne connaissance de l’outil informatique (Word/Excel/Email)
• Capacité à travailler sous stress
• Compétences basiques en maintanances Informatiques
• Notion de base en electricité
• Notions de bases en reseau informatiques.

 

Qualités personnelles

• Sens d’organisation et de négociation
• Aptitude à gérer plusieurs taches à la fois
• Aptitude à superviser le personnel de soutien
• Capacité à établir et maintenir des relations de travail cordiales avec le personnel
• Aptitude de communication et de rédaction des correspondances administratives
• Respect des valeurs fondamentales telles que l’intégrité, la responsabilité, la probité, l’honnêteté et la fidélité a la vision, a mission et les valeurs de l’organisation
• Bonnes relations interpersonnelles et capacité à convaincre les autres de la façon de faire les choses
• Aptitude à travailler sous pression
• Sens de la confidentialité
• Capacite à travailler avec un minimum de supervision
• Esprit d’Equipe
• Flexibilité et prêt à s’adapter aux changements constants de l’environnement
• Capacite de communiquer avec confidence et confortablement de sa foi personnelle.

 

Autres :

• Engagement en faveur des droits sexuels et de la reproduction des jeunes et des femmes
• Connaissances des procédures administratives au Niger et dans les ONG.

Les dossiers de candidature comportant le CV détaillé  et la Lettre de Motivation  maximum 2 pages expliquant comment les compétences et les expériences du candidat(e) répondent aux exigences du poste doivent être reçus par courriel au plus tard le 24 janvier 2025 à 17h à l’adresse suivante : [email protected].

L’objet du message d’envoi du dossier de candidature doit indiquer la position pour laquelle le candidat(e) postule, soit « Candidature Poste d’Assistant (e ) RH & Administration/IT»

Tout candidat pour un poste au sein de MSI doit avoir un fort engagement en faveur des droits sexuels et reproductifs. Seuls les candidats présélectionnés seront contactés. Tout candidat ne répondant pas aux critères ‘Essentiels’ ne seront pas considérés. Tout dossier incomplet sera rejeté.