World Vision International est une organisation humanitaire chrétienne évangélique œcuménique internationale. Elle a des programmes dans 100 pays du monde. L’ONG WORLD VISION INTERNATIONAL (WVI) recrute pour ces 02 postes :
POSTE 1 : Coordonnatrice administrative
Avec plus de 70 ans d’expérience, notre objectif est d’aider les enfants les plus vulnérables à surmonter la pauvreté et à vivre pleinement leur vie. Nous aidons les enfants de tous les milieux, même dans les endroits les plus dangereux, inspirés par notre foi chrétienne.
Rejoignez nos 34 000+ collaborateurs travaillant dans près de 100 pays et partagez la joie de transformer les histoires de vie des enfants vulnérables !
Type de contrat de travail :
Employé à durée déterminée (durée déterminée)
Description de l’emploi :
GESTION DES INSTALLATIONS : 20%
- Assurer le bon entretien du bureau, de la maison d’équipe et des entrepôts, y compris le nettoyage, la fumigation régulière et l’entretien général.
- S’assurer que les accords de location, de réparation, de services publics et autres accords pertinents liés aux installations (bureau, maison d’équipe, entrepôt) sont à jour et que la zone respecte les conditions de paiement et les obligations fiscales liées à ces accords.
- Assurer les paiements en temps opportun du loyer, des services de sécurité, des services publics et des communications.
GESTION D’ACTIFS : 20%
- Établir et maintenir la base de données des actifs du bureau de zone et examiner les rapports. Surveiller et appliquer les contrôles sur le mouvement de tous les actifs du bureau de zone.
- Compléter le travail de la base de données REAM avec le soutien du responsable des services financiers et de soutien
- Gestion de l’assurance des actifs clés de Virginie-Occidentale comme les véhicules, y compris l’assurance locale et l’assurance GC. Examen des tarifs d’assurance proposés par les compagnies locales pour obtenir un bon rapport qualité-prix.
GESTION DE LA FLOTTE ET DE LA LOGISTIQUE : 20%
- Gestion des problèmes de flotte, notamment le suivi de la consommation de carburant, l’affectation des véhicules, l’inspection de la flotte et la garantie du bon entretien des véhicules. Cela comprend également une bonne gestion des conducteurs, y compris les conducteurs occasionnels.
- Contrôler la consommation de carburant des véhicules de l’administration et l’application de la politique relative aux véhicules. Préparer et examiner mensuellement les rapports de consommation de carburant et s’occuper des anomalies.
- Surveiller les contrats de carburant avec le fournisseur de services et s’assurer que le carburant est disponible pour la mise en œuvre du programme.
- Assurer une gestion adéquate des véhicules loués/leasing afin de garantir qu’ils sont conformes aux normes d’entretien et aux exigences de sécurité établies.
- Affecter un véhicule aux déplacements du personnel sur le terrain et aux missions officielles.
- Assurez-vous qu’un rapport sur l’état de la flotte est partagé mensuellement avec le bureau national avant le 25 de chaque mois.
GESTION DES STOCKS DES BUREAUX ET DES ÉQUIPES : 10 %
- Assurer le maintien du niveau requis de stocks de fournitures de bureau, de papeterie et assurer un stockage adéquat des biens/services.
- Assurer un inventaire et un stockage appropriés des fournitures, surveiller l’utilisation des fournitures par le personnel et recommander des mesures d’économie de coûts et de protection de l’environnement.
- Surveiller la distribution des stocks, c’est-à-dire des matériaux, des actifs, de la papeterie et des fournitures.
GESTION DE VOYAGES ET D’ÉVÉNEMENTS : 15%
- Collaborer et coordonner avec les chefs de service et les chefs de projet lors de la planification d’événements, de formations et d’ateliers.
- Accompagnement à la réservation de lieu, d’hébergement et de déplacements pour événements et déplacements officiels
- Assurez une prise en charge et un retour à l’aéroport en temps opportun
- Accompagnement dans la demande de visa et la documentation nécessaire pour faciliter le voyage
- Assurer le paiement en temps voulu des factures d’hôtel, des agents de voyages et de l’UNHAS
- Maintenir une base de données publicitaires des installations préqualifiées pour les événements et l’hébergement et s’assurer qu’elles répondent aux normes établies et faire des recommandations au directeur financier si nécessaire.
AUTRE : 15%
- Gestion des performances du personnel supervisé par ce poste
- Faciliter l’audit relatif aux questions administratives
- Identifier, former et superviser le personnel du service administratif.
Qualifications :
- Titulaire d’un diplôme avec au moins trois ans d’expérience en administration et au moins un an à un niveau de supervision.
- Connaissance appropriée des systèmes de bureau, y compris expérience des applications informatiques (par exemple, MS Office).
Autres compétences :
- Doit être un chrétien engagé
- Haut niveau de compétences en gestion et en organisation
- Doit être capable de faire preuve de bon jugement et d’initiative avec peu d’encadrement
- Capable de travailler sous pression avec des délais d’exécution serrés
- Bonnes capacités de négociation
- Capacité à travailler et à bien communiquer avec les gens
- Doit être une personne intègre
- Une compréhension et une communication de base en anglais sont un avantage supplémentaire.
Environnement de travail :
- Le poste nécessitera 30 % de déplacements vers d’autres bureaux de la zone pour fournir du soutien.
- De garde
Les candidatures féminines et celles de personnes vivant avec handicap sont vivement encouragées et recommandées.
Types de candidats acceptés :
Candidats locaux uniquement
