WEWORLD-GVC est une organisation laïque et indépendante italienne active depuis 1971 dans la coopération internationale et l’aide humanitaire. Présent dans 29 pays avec 128 projets, WeWorld-GVC intervient dans les domaines d’assistance suivants: droits de l’homme (égalité de genre, prévention et lutte contre la violence à l’égard des enfants et des femmes, migration), aide humanitaire (prévention, secours d’urgence et réhabilitation), sécurité alimentaire, accès à l’eau, assainissement et hygiène, éducation, citoyenneté mondiale et volontariat international. WeWorld-GVC travaille avec des partenaires locaux et internationaux pour développer et mettre en place des projets sur le terrain qui permettent d’améliorer la vie quotidienne des personnes en situation d’urgence et pour garantir une vie digne, des opportunités et un avenir meilleur grâce à des programmes de développement humain et économique, dans le cadre de l’Agenda 2030. WeWorld-GVC est présent au Burkina Faso depuis 1985 et depuis 2016 dans la région du Sahel, dans le domaine de l’assistance alimentaire pour des interventions de sécurité alimentaire et filets sociaux, et ensuite de protection.
Rejoindre l’équipe WeWorld-GVC, c’est faire partie du développement d’une organisation dynamique où la contribution de chaque membre du personnel est valorisée, [travaillant ensemble vers la réalisation collective d’objectifs et de vision partagés.
Plus d’informations disponibles sur le site https://www.weworld.it/Tâches et responsabilités
I. CONDITIONS DE TRAVAIL ET REMUNERATION
Lieu d’affectation : Ouagadougou
Type de contrat : CDD de droit burkinabè de 12 mois, renouvelable incluant 3 mois de période d’essai.
Date de prise de service souhaitée : 1 Decembre (disponibilite immediate souhaitable)
Rémunération globale : A définir en fonction du profil du candidat. Prise en charge d’assurance maladie à 80% couvrant l’employé (e), son conjoint et ses enfants mineurs de moins de 21 ans, pour un maximum de quatre enfants.
1. DESCRIPTIF DU POSTE
La/le Responsable Logisticien(ne) aura pour objectif :
• Sécuriser le volet logistique de l’organisation par le renforcement et la mise en œuvre des procédures internes dans la gestion opérationnelle des projets de la mission.
• Produire les documents logistiques avec rigueur et fiabilité.
• Garantir la bonne exécution de la gestion logistique dans les délais impartis et conformément aux procédures en vigueur (interne et bailleurs)
2. RESPONSABILITÉS ET TACHES
LE RESPONSIBLE LOGISTIQUE ET APPROVISIONNEMENT SERA EN CHARGE DE LA GESTION DES TACHES SUIVANTES :
• Approvisionnement
• Bureaux et locaux de l’ONG
• Actifs : Matériel roulant, matériel informatique, stocks, etc.
• Gestion des déplacements,
• Planification et gestion de l’approvisionnement
• Plan d’achat
o Il/elle prépare le format de plan d’achat à utiliser pour tous les projets de l’organisation au Burkina Faso.
o Il/elle dirige, en coordination avec les coordinateurs/tries des projets et le département administratif et financier, la préparation des plans d’achat de chaque projet.
• Processus d’acquisition
• Il/elle est responsable de la gestion de la base de données fournisseurs.
• Il/elle veille à l’application des procédures établies dans le plan d’achat pendant toute la mise en œuvre des projets.
• Il/elle veille à l’application des procédures de WeWorld-GVC pour tous les achats et approvisionnements de tous les projets de l’ONG au Burkina Faso.
• Il/Elle coordonne et est le responsable direct des processus d’acquisitions dans les catégories prévues dans le manuel de procédure d’achat de l’ONG ou des spécifications des bailleurs :
• Préparer les demandes des devis//les dossiers
• Obtenir les infos techniques auprès des coordinateurs/trices
• Convoquer les comités d’évaluation
• Gérer les communications avec les fournisseurs
• Appuyer les coordonnateurs/trices des projets dans le suivis des contacts
• Il/elle forme tout le personnel impliqué dans le processus d’achat sur l’utilisation des formats et sur le manuel d’achat.
Gestion des bureaux et de locaux de l’ONG
• Gestion des stocks de consommables, produit d’entretien
• Il/elle établit des outils pour la gestion des stocks.
• Il/Elle établit le prévisionnel des besoins et approvisionnement
• Il/elle veille à la bonne utilisation des outils de gestion
• Il/elle réalise les achats dans le respect des processus d’achat, en coordination avec le département administratif et financier.
Gestion des contrats de Location et assurance
• Il/elle participe à l’identification et à la contractualisation des bureaux et locaux pour la coordination et les bases, en coordination avec le/la Représentante(e) pays et le/la coordinatrice Administrative Finance Manager Multi Pays.
• Il/elle prépare et contractualise les différentes assurances de l’organisation en lien avec le/la Représentant / e pays et le/la coordinatrice Administrative Finance Manager Multi Pays.
Entretien de Bureaux
• Ill/elle est responsable de la supervision du personnel en charge de l’entretien du bureau de la coordination
• Il/elle est responsable de l’entretien des bâtiments et coordonne avec les bases sur le terrain l’ensemble de l’entretien des bâtiments (y compris la sécurité)
Inventaire
• Il/elle est responsable de structurer u système de gestion des inventaires en lien avec les procédures de l’organisation.
• Il/elle est responsable de préparer les formats des fiches individuelles de chaque équipement acheté.
• Il / elle est responsable de réaliser une formation initiale et des sessions d’actualisation avec le personnel en charge des taches de logistique dans les bureaux de terrain sur l’utilisation des outils.
• Il/elle supervise la collecte des informations des inventaires et leur mise à jour.
Gestion du matériel roulant et des déplacements
• Suivi de voitures et moto
• Il/elle établit les outils à utiliser pour l’entretien périodique des voitures et motos
• Il/elle est responsable de l’archivage des documents relatifs à la gestion du matériel roulant en coordination avec le département de finance et comptabilité
• Il/elle prépare les procédures pour l’entretien des voitures et des moto (incluant la prise en compte de la sécurité pour le matériel roulant).
• Il/ elle est responsable de la mise à jour de la documentation de circulation
Gestion des déplacements
• Il/elle est responsable de coordonner la planification des sorites dans et en dehors de la capitale, en coordination avec les employés de l’ONG
• Il/elle prépare, avec les responsables de sécurité, les procédures de sécurité à suivre dans les missions en dehors de la ville d’affectation
• Il/ elle est responsable de la réservation des billets d’avions pour les employés en déplacement en dehors du Burkina Faso
• Il/elle est responsable de la gestion des transports et Logements des employés pour les déplacements internes
Gestion de l’archive
En coordination avec le département administratif et financier, il / elle est responsable de la mise en place d’un système d’archivage (structure, formats, procédures, etc.)
***Cette liste de taches qui lui seront attribuées n’est pas exhaustive et il/elle pourra être sollicité pour toute autre activité relative au bon déroulement de l’exécution des activités
II. Profil, qualification et expérience
Le candidat à ce poste devra répondre aux caractéristiques suivantes :
– Education
o Diplôme universitaire de niveau minimum BAC+3 dans le domaine de la logistique et de l’approvisionnement(Ingénierie, économie)
o Cours/diplôme spécifique sur la logistique et l’approvisionnement dans le secteur humanitaire serait un atout.
– Expérience
o Expérience minimum de 5 ans à un poste similaire
o Expérience préalable en management d’équipe
o Au moins une expérience de mission avec contexte sécuritaire difficile
o Avoir une bonne maîtrise du français et une bonne capacité rédactionnelle ;
o Connaissances de base en gestion informatique ;
o Compétences en matière d’organisation et de priorisation, et capacité à gérer plusieurs choses en même temps ;
o Avoir une capacité de communication aisée, de travail en équipe, d’analyse et de synthèse ;
o Capacité d’organisation, forte autonomie, rigueur, flexibilité, anticipation, réactivité, autonomie ;
o Dynamisme prouvé ;
o Disponibilité totale et immédiate.
Composition du dossier
Les Candidats intéressés doivent envoyer leur CV et lettre de motivation en format électronique directement à [email protected] et [email protected] indiquant dans l’objet : « Responsable Logisticien et approvisionnement ».
Compte tenu de l’urgence, les candidats seront contactés au fur et à mesure pour un test écrit et un entretien oral dans les plus brefs délais.
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