Créée en 1994, TGH, association française de solidarité internationale basée à Lyon, élabore et met en œuvre des programmes d’urgence, de réhabilitation et de développement dans les domaines de l’eau, de l’hygiène et de l’assainissement, de la sécurité alimentaire et du développement rural, du socio-éducatif et du psychosocial. TGH travaille actuellement dans 13 pays d’Afrique, d’Europe et d’Asie.
Poste
Le/la Coordinateur conformité, basé·e à Bangui, assurera le pilotage du département conformité au sein de la coordination de la mission pays (programme, administration et logistique) ; il/elle veillera au respect et à l’application de conformité des procédures logistiques, programmatiques, administratives, financières et RH pour la mission TGH ; Il/elle supervisera les équipes conformité de la mission. Il/elle appuiera les équipes en charge de la gestion des projets dans l’identification, la cartographie, l’évaluation (due diligence) et le cadrage des partenariats avec les organisations tiers (société civile, fondations, centres de formation, universités etc) ; Il/elle s’assurera de la qualité et du respect de l’application des procédures TGH, de la préparation et de la gestion des audits (externes et internes) et transmettra suite aux constatations faites, des recommandations aux services concernés ; il/elle participera à l’élaboration et la mise en œuvre des stratégie pays en matière de gestion des risques, de localisation et renforcement de capacité.
Sous la supervision du Directeur Pays et en étroite collaboration avec l’équipe de coordination, les principales responsabilités du/ de la Responsable conformité sont les suivantes :
1. Supervision des processus globaux de conformité
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- Former et informer les équipes sur les procédures TGH et leur actualisation ;
- Sensibiliser les équipes sur les enjeux de la conformité ;
- Appuyer / conseiller les départements dans la mise en œuvre des procédures TGH ;
- Appuyer les départements dans la compilation et l’archivage de tous les documents opérationnels et supports (finance, RH, logistique, achat, administration) des projets ;
- S’assurer de la centralisation et l’archivage des dossiers au niveau du bureau à Bangui (archivage papier et archivage électronique) ;
- Mettre en place un système d’archivage électronique sur toute la mission ;
- Créer et assurer le suivi et la continuité des outils de contrôle de conformité mis en place dans tous les départements.
- Rédiger les rapports mensuels de conformité, incluant l’analyse des risques et les points de vigilance.
2. Préparation et gestion des audits
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- Assurer des audits internes réguliers (respect des bonnes pratiques, des règles et standards TGH et des procédures bailleurs) ;
- Transmettre les conclusions des audits internes au Directeur Pays et proposer toutes recommandations et mises à jour de processus nécessaires (procédures administratives, financières et logistiques) ;
- Apporter les mesures correctives nécessaires aux dossiers ;
- Préparer, faciliter et être le point focal des audits externes au niveau de la mission RCA ;
- Transmettre les conclusions des audits aux équipes et proposer toutes recommandations et mises à jour de processus nécessaires ;
- Suivre la mise en œuvre des recommandations au niveau de la mission ;
- Apporter un soutien aux départements logistique, administratif et programme pour atténuer les risques identifiés ;
- Préparer les rapports de conformité et de redevabilité selon les formats standards TGH avec les recommandations d’audits, les vérifications, les rapports d’audits, etc.
3. Renforcement des capacités/ leçons apprises / bonnes pratiques
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- Participer au renforcement des compétences des équipes par rapport aux procédures et aux processus mis en place par TGH ainsi que vis à vis des procédures bailleurs ;
- Contribuer à la diffusion et à l’utilisation des bonnes pratiques.
4. Gestion des risques
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- Cartographier les risques de fraude sur la mission ;
- Proposer la mise à jour des processus afin d’y intégrer toute mesure susceptible de lutter contre les fraudes et limiter toute suspicion de fraude sur la mission ;
- Effectuer en lien avec le département logistique un suivi des prix du marché et s’assurer que le suivi est bien effectué sur toutes les bases en RCA ;
- S’assurer de la bonne application des règles de lutte contre le terrorisme et le blanchiment d’argent et effectuer les diligences sur les tiers attributaires de marchés ;
- Apporter un appui juridique sur les dossiers sensibles (contrats, partenariats, procédures internes, conformité aux réglementations locales).
- En collaboration avec le siège, participer à toute action de lutte anti-fraude et contre le terrorisme.
5. Gestion des ressources humaines
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- Superviser l’équipe conformité de la mission (recrutement, formation…) ;
- Former l’équipe conformité aux processus et aux techniques de conformité ;
- Appuyer le pôle de coordination administration et finance pour la conformité des procédures de recrutement, de validation des acquis des personnels nationaux ;
- Appuyer la Coordination de la mission dans l’élaboration d’une stratégie de localisation des postes support issus des départements logistique, administration et RH.
6. Stratégie de développement des partenariats nationaux avec la société civile et les institutions
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- Participer à la cartographie des lignes directrices des bailleurs et la politique interne TGH en matière de localisation des interventions ;
- Coordonner la mise à jour du vivier des organisations partenaires en lien avec la politique de due diligence et la gestion des risques opérationnels, juridiques et financiers ;
- Conseiller les Chefs de projet dans l’élaboration des protocoles d’accord opérationnels avec les partenaires locaux issus de la société civile : associations à but non lucratif, groupement d’intérêt collectif et coopératives, centres de formation, fondations philanthropiques ;
- Conseiller la coordination dans l’élaboration et l’uniformisation des protocoles d’accord avec les institutions nationales et locales pour la mise à jour des agréments d’intervention et la conformité des protocoles d’intervention en lien direct avec les objectifs fixés par la mise en œuvre des projets.
Ces responsabilités pourront être revues en fonction des évolutions des besoins sur le terrain.
Sécurité, conditions de travail et de vie
Le contexte sécuritaire instable et volatile en RCA impose le respect de règles de sécurité parfois contraignantes (couvre-feu de 23h à 5h actuellement à Bangui, 24h le week-end), limitation des secteurs de déplacement hors travail, prévalence de contrôles de police en secteur urbain, zones de loisirs et de détente limités. Les déplacements sur le terrain sont possibles mais nécessitent une analyse préalable et les déplacements en ville ne sont en général pas sujets à restriction, sauf tension en ville.
TGH est un acteur humanitaire connu et apprécié dans les deux zones d’intervention.
A Bangui, les expatriés disposent de chambres individuelles dans trois maisons partagées situées sur une concession qui abrite les bureaux, tout en préservant l’espace privatif. Une connexion wifi de bonne qualité est disponible sur l’ensemble des installations, 24/24h mais qui reste soumise à des coupures de courant fréquentes.
Il est possible et autorisé à Bangui de se rendre dans de nombreux restaurants, bars, complexes sportifs, supermarchés, magasins, marchés… La communauté humanitaire est importante à Bangui, multiculturelle, et les échanges entres les ONGI permettent de maintenir une vie sociale active.
Profil
- Expérience d’au moins deux ans sur des postes organisationnels ;
- Diplôme en gestion, finance, audit, ou logistique ;
- Bonne connaissance du milieu humanitaire (ONG, OI, UE…) ;
- Bonne connaissance des exigences des bailleurs de fonds ;
- Maîtrise des outils informatiques (dont Excel et Word), la connaissance de SAGA est un atout ;
- Capacité et motivation pour vivre et travailler en équipe ;
- Capacité à mettre en place et à dispenser des formations ;
- Capacité à vivre et travailler dans un contexte sécuritaire instable ;
- Capacité à accepter un niveau de confort basique ;
- Rigueur et grande capacité organisationnelle ;
- Sens de la diplomatie.
