Terre des hommes (Tdh) est la plus grande organisation suisse d’aide à l’enfance. Depuis 1960, Tdh contribue à bâtir un avenir meilleur pour les enfants démunis et leurs communautés grâce à des solutions innovantes et durables. Active dans près de 40 pays, Tdh travaille avec des partenaires locaux et internationaux pour développer et mettre en place des projets sur le terrain qui permettent d’améliorer la vie quotidienne de plus de quatre millions d’enfants et membres de leurs communautés, dans les domaines de la santé, de la protection et de l’urgence. Cet engagement est financé par des soutiens individuels et institutionnels, avec des coûts administratifs maintenus au minimum.
Dans le cadre de nos activités au Mali, nous recherchons pour 12 mois avec possibilité de renouvellement :
01 Comptable basé.e à Tombouctou
01 Logisticien de base basé.e à Tombouctou
02 Assistant.es Communautaires de protection de l’enfant : 01 basé.e à Tombouctou et 01 basé.e à Macina
A/ 01 comptable basé e à Tombouctou
Responsabilités générales
Sous la supervision du chef de bureau, le/la comptable aura la responsabilité d’exécuter des transactions financières et administratives. Il / elle aura en charge la vérification, le traitement et le rapportage des mouvements financiers du programme protection.
Responsabilités Spécifiques
Administration / Finances : le/le comptable sous la responsabilité du chef de bureau aura pour missions :
- Préparer et tenir les livres comptables;
- Gérer la caisse
- Assurer la vérification de toutes les imputations avant de procéder à la saisie dans le logiciel SAGA
- Assurer l’approvisionnement de la caisse, le suivi dans le respect des seuils autorisés
- Suivre les avances professionnelles ;
- Suivre le circuit des dossiers pour les signatures
- Effectuer les paiements
- Garantir la sécurité de la caisse et la confidentialité des informations ;
- Suivre l’acheminement des pièces comptables de Enda vers Tdh Bamako ;
- Assister le département pendant les audits ;
Classement :
- Assurer les classements numériques et physiques de toutes les pièces comptables
- Avant tout classement, s’assurer que les documents de paiement sont cachetés avec la mention « payée » selon les procédures et règles en vigueur et portant le numéro de chèque correspondant ;
- Etablir et maintenir un système de classement bien organisé qui facilite la recherche des pièces pour les besoins d’audits ;
- Assurer l’archivage sur la plateforme OneDrive
- Assurer le scannage de toutes les pièces et les mettre sur OneDrive ou Share point et garder une copie sur clé USB
Autres tâches assignées par le superviseur :
- Effectuer des missions d’accompagnement et d’appui terrain ;
- Communiquer régulièrement avec les comptables Enda ;
- Coordonner l’envoie des pièces comptables Tdh & Enda.
- Participer aux formations pertinentes dans le cadre de ses activités
Formation et qualifications
Avoir un diplôme universitaire DUT ou Bac + 02 en comptabilité ou Finances ou tout autre diplôme pertinent équivalent ou supérieur
Expérience d’au moins 03 ans dans le domaine humanitaire,
Expérience préliminaire de travail avec une ONG ou autre organisation à but non-lucratif,
Facilité à communiquer et à développer des relations avec les autorités locales, les communautés, les organisations locales,
Excellentes capacités d’organisation et d’autonomie dans le travail,
Bonne capacité d’adaptation, et capacité à travailler sous pression,
Être intègre et avoir le sens de l’honnêteté et du respect
Être autonome et digne de confiance
Être engagé, disponible et avoir le sens des détails
Maitrise des outils informatiques utilisés pour le suivi et la mise en œuvre du programme (Ms Excel, Ms Power Point, Ms Word et Internet)
B / 01 Logisticien de base
Sous la responsabilité du chef de bureau, le Logisticien de base a la charge de l’ensemble de la logistique de la base notamment la gestion du parc informatique, des achats – approvisionnements, de la gestion de stocks ainsi que de la maintenance diverse.
1 Administration Logistique
- Assurer la gestion logistique des projets et de la zone d’intervention et des ressources matérielles
- Veiller au respect de l’approvisionnement en matériel en fonction de planning préétablis
- Garantir la gestion des biens de Tdh (sécurisation des ressources humaines et matérielles)
- Assurer la gestion logistique et la maintenance de la base et de son équipement mais aussi des sous-bureaux existant dans la région de Ségou
- Veiller au suivi de la maintenance /réhabilitation du lieu d’habitation et/ou de travail
- S’assurer de la bonne application des procédures logistique par l’ensemble du staff
2 Maintenance et utilisation des équipements techniques
- Organiser l’affectation et la mise à disposition des équipements
- Identifier les besoins et choisir les fournisseurs
- Former à la manipulation du matériel et élaborer des procédures d’utilisation
- Mettre en œuvre les outils de suivi
- Surveiller les renforcements nécessaires des équipements et conseiller pour l’achat
3 Parc Véhicules
- Assurer la maintenance préventive et curative du parc véhicules (auto, moto)
- Effectuer le recrutement du personnel technique en charge de l’utilisation du parc véhicule.
4 Parc Informatique
- Identifier les besoins matériels en informatique de la base et des sous-bureaux
- Diagnostiquer les pannes et organiser les réparations
5 Télécommunications
- Installer le matériel et en assurer la maintenance
6 Energie
- Mettre en œuvre ou faire réaliser les installations énergétiques
7 Gestion des approvisionnements de la base et fonctionnement logistique
- Assurer le traitement des commandes et des contrats de service selon les règles établies
- Organiser, avec le Responsable logistique, les différentes étapes des achats de biens et services : commande, suivi, réception, dédouanement éventuel, contrôle de conformité et contrôle budgétaire
- Assurer le respect des procédures logistiques d’achat
- Assurer la gestion (logistique) des RH expatriées ou autres personnes de passage (accueil, logement, déplacements etc.)
- Assurer la logistique des déplacements dans le cadre des projets (planning, véhicules, suivi des trajets etc.)
- Fournir aux membres de l’équipe les informations nécessaires au bon déroulement des projets
- Encadrer l’équipe logistique de la base
8 Gestion des Transports
- Choisir les modes de transport et de conditionnement des marchandises
- Planifier les expéditions et assurer le suivi jusqu’à la destination finale
- Organiser les transports locaux
9 Gestion des distributions
- Organiser, planifier et superviser la mise en œuvre des activités identifiées en coordination avec les autres services
- Analyser la pertinence et l’adéquation de la distribution par rapport à l’évolution du contexte et des besoins
- Encadrer l’équipe de distribution
- Définir un processus de distribution
- Assurer le suivi et l’évaluation des distributions
10 Stocks
- Choisir le site de stockage et son plan d’aménagement
- Organiser les flux de marchandises
- Veiller à la réception des marchandises et au contrôle qualitatif & quantitatif
- Assurer la gestion physique des stocks, en particulier, veiller aux mesures phytosanitaires et aux dates de péremption
- Effectuer le suivi d’inventaire
11 Gestion de la Sécurité
- Respecter strictement les règles de sécurité de Tdh et du pays
- Réaliser les briefings sécurité
- Suivre les mouvements de staff en tant que Point Focal sécu local
- S’assurer de la présence et de la mise à jour et en conformité du matériel de sécurité
- Veiller à la sécurité des bâtiments
12 Reporting
- Rédiger à l’intention du responsable logistique et chefs de projet, les rapports mensuels avec analyse des résultats
- Rédiger la partie logistique des rapports bailleurs et du rapport annuel Tdh
- Créer et suivre les outils pour obtenir les sources de vérification nécessaires au projet
13 Participer à des chantiers spécifiques (construction & réhabilitation, eau & assainissement,
Chaîne du froid, nutrition, camps de réfugiés etc.)
- Définir les besoins
- Elaborer les budgets pour son secteur
- Identifier les acteurs
- Identifier les besoins en ressources humaines
- Veiller à l’approvisionnement de consommables
- Assurer la maintenance et l’entretien du matériel
- Rédiger les appels d’offres
- Etudier et comparer les devis
- Etablir les termes des contrats
- Assurer la sécurité autour du projet
14 Construction et réhabilitation
- Réceptionner les matériaux et travaux
- Coordonner les activités des différents corps de métier
15 Eau et Assainissement
- Identifier les ressources (eau de surface, eau souterraine)
- Identifier les modes de pompage
- Gérer le stockage de l’eau
- Définir le traitement adéquat de l’eau
- Assurer la gestion de l’eau en situation d’urgence
16 Gestion RH
- Encadrer le personnel sous sa responsabilité (assistant log, chauffeur, gardien, femme de ménage)
- Veiller à la gestion optimale de son congé et du personnel sous sa responsabilité
- Évaluer le personnel sous sa responsabilité
Formation /Qualifications
Etudes de niveau superieur : Licence ou master en logistique/Transport /Administration ou tout autre diplôme pertinent
Expérience
Minimum 4 années d’expérience dans un poste similaire
Excellente connaissance des procédures d’approvisionnement et bailleurs de fonds (ECHO, UNICEF, etc) et expérience avérée en chaîne d’approvisionnement
Expérience minimum 3 ans en ONGI
Excellente capacité de synthèse et rédactionnelle
Langues et connaissances IT
Français, et langues locales, anglais un atout
Maîtrise des outils informatiques usuels
Qualités personnelles : autonome et fiable, communicateur, capacité d’adaptation, capacité de travailler sous pression, disponibilité de voyager et de travailler dans les zones d’intervention de terre des hommes, sens de curiosité, créatif, esprit d’initiatives et sens de l’organisation
C / Assistants communautaires protection
Le titulaire du poste travaillera sous la supervision directe du (de la) responsable du Projet. Il/elle est le responsable de la mise en œuvre de l’ensemble des activités du projet dans ses communes d’affectation. L’assistant (e) communautaire de protection travaillera sur la base d’un plan de travail validé par le(la) responsable de projet et est responsable de la mobilisation communautaire et la mise en œuvre des activités dans sa zone d’affectation. Il/elle participe à la gestion des partenariats stratégiques et opérationnels dans sa zone d’intervention. Il/Elle gère une relation de collaboration avec les agents de Développement Communautaires de Educo dans le respect des obligations contractuelles avec ces derniers. Il/Elle évoluera dans une équipe pluridisciplinaire de coordination et de suivi supervision de l’implémentation du projet.
Gestion Opérationnelle des activités
- Participer à la planification et à la mise en œuvre des activités sous la direction du superviseur protection du projet ;
- Mettre en œuvre les activités de protection retenues dans les communes d’intervention du projet tout en respectant les recommandations du superviseur de projet (utilisation des outils appropriés) ;
- Appliquer les Standards de Participation de l´Enfant, de Protection de l´Enfant et de Non-Discrimination, Diversité et Inclusion de l´organisation
- Organiser et garantir la qualité/sécurité des activités en direction des enfants/cibles ;
- Prendre le lead sur la mise en place/redynamisation des organes communautaires de protection de l’enfant au niveau des zones d’intervention ;
- Participer au renforcement des capacités des membres des organes communautaires partenaires du projet ;
- S’assurer de la participation et de l’accompagnement des partenaires prenantes (services techniques déconcentrés et collectivités) dans la mise en œuvre des activités du projet sur le terrain ;
- Assurer ou faire le suivi de la mise en œuvre correcte des activités de protection sur le terrain
- Planifier, organiser et coordonner les interventions du niveau communautaire en collaboration avec les membres de l’équipe du projet et les acteurs communautaires.
- Etablir le maintien de bonnes relations et travailler en étroite collaboration avec les acteurs de la protection de l’enfant et de l’éducation au niveau communautaire (ONG intervenants dans la zone, AME, COGES, etc.).
- Participer aux cadres d’échanges au niveau communautaire sur les questions de la protection de l’enfant et de l’éducation.
- Collecter et fournir des rapports mensuels.
Gestion du cycle de projet
- Participe à la planification et à l’élaboration des propositions de projets en concertation avec le/la superviseur.
- Participe à la mise en place des outils de suivi et d’évaluation mensuelle des activités (suivi des indicateurs bailleurs et internes) et monitore mensuellement les résultats en lien avec ses activités.
- Participe à la mise en œuvre des projets de la zone.
- En collaboration avec le/la superviseur, suit l’organisation du travail lié au projet, planification annuelle, organisation mensuelle et hebdomadaire.
Plaidoyer-Rapportage
- En accord avec la/le superviseur, assure la représentation de Terre des hommes auprès des autorités locales et de toutes coordinations des partenaires présents localement.
- Participe à tout travail de coordination avec les organismes et agences travaillant dans le même domaine.
- Entretient de bons rapports avec les différentes autorités et organisations partenaires pouvant aider au bon déroulement des activités dans le cadre du projet.
- Transmet à ses supérieurs toute information utile relative au déroulement du projet.
- Participe à la réalisation d’émissions radio, télé, films documentaires et articles de presse au besoin.
- Documente les leçons apprises du projet et participe à la rédaction d’histoires de vie de bénéficiaires.
- Organise les séances de retro-information au sein de la communauté en collaboration avec les agents et les acteurs de la santé des aires de santé.
- Collabore à l’élaboration des rapports périodiques d’activité dans le respect des échéances.
- Collecte et met à jour régulièrement et périodiquement les données communautaires.
- Formation /Qualifications
- Niveau technicien en travail social, Diplôme en sciences sociales/développement communautaire ou tous autres diplômes équivalents.
- Capacité en mobilisation communautaire (Avoir au moins 3 ans d’expériences dans la gestion des aspects communautaires).
- Grande expérience en communication écrite et orale (surtout les techniques de communication et d’animation interpersonnelles).
- Expérience dans le développement Communautaire
- Expérience dans la mise en œuvre de l’approche communautaire de protection de l’enfant
- Aptitude dans le transfert de compétence chez les adultes.
- Capacité à gérer et animer des activités dans un environnement de haute pression.
- Esprit d’équipe, diplomatie, disponibilité à tout moment, courtoisie, rigueur, dynamisme etc.
- Capacité à prendre des initiatives et autonomie dans le travail pour la bonne marche des activités du projet.
- Capacité de conduire une moto sur le terrain.
- Connaissance en informatique, spécifiquement MS Word et Excel.
- Capacité de parler Français.
- La connaissance des langues du terroir : Bambara Peulh, Tamashèq et Sonrhaï est un atout.
Cette description de poste peut être modifiée en conformité avec les activités ou l’évolution de la mission.
Les candidatures doivent être envoyées par mail à : [email protected] au plus tard le dimanche 22 janvier 2023 à 23.59 en mentionnant le poste dans le Sujet du message
Le dossier doit inclure : un CV (maximum de 2 pages), une lettre de motivation précisant la prétention salariale et deux références.
