Terre des hommes (Tdh) est la principale organisation suisse d’aide à l’enfance. Depuis plus de 50 ans, la Fondation vient en aide aux enfants dans le besoin et défend leurs droits, indépendamment de leur race, de leur religion ou de leur appartenance politique. Dans plus de 30 pays, Tdh protège les enfants contre l’exploitation et la violence, améliore la santé des enfants et de leurs mères et apporte un soutien psychologique et matériel d’urgence lors de crises humanitaires.
POSTE 1: Assistant(e) Logistique
Description générale du poste :
Sous la supervision du Responsable Logistique, l’Assistant Logistique apporte un soutien à son responsable hiérarchique pour la mise en œuvre d’un cadre logistique adapté et organisé autour d’un soutien logistique efficace au niveau de la délégation. Il/elle s’engage également dans la gestion, le respect, la conformité et la mise en œuvre efficace de toutes les politiques, règles, procédures et bonnes pratiques connexes.
Il/elle travaille en totale cohérence avec la stratégie de projet définie pour l’intervention et ses responsabilités englobent :
- Approvisionnement
- Gestion des locaux
- Gestion des stocks
Les principales responsabilités comprennent (sans toutefois s’y limiter) :
Gestion des achats
- Veiller à réaliser des études de marché locales afin de garantir une connaissance et une analyse complètes de l’environnement d’achat (disponibilité des biens/services, prix, etc.)
- Mettre à jour les listes de prix et la base de données des fournisseurs.
- Assurez-vous de préparer des accords-cadres préétablis (FWA) et des listes de fournisseurs préqualifiés (PQS) et effectuez régulièrement des analyses comparatives des offres et des processus de bons de commande.
- Mettre en œuvre des processus visant à rationaliser les achats répétitifs de biens/services afin d’accroître la compétitivité des appels d’offres et des processus internes.
- Vérifier les demandes d’achat et de services (PSR) en s’assurant que toutes les informations requises sont fournies et que les règles et procédures d’approbation sont respectées avant de les soumettre à son responsable hiérarchique pour validation.
- Assurer la préparation des documents d’achat dans le respect des procédures d’approvisionnement de Tdh.
- Gérer le processus d’approvisionnement de manière efficace et rentable.
- S’assurer que les biens/services achetés correspondent aux spécifications des demandeurs et sont de bonne qualité, offrent un bon rapport qualité-prix et sont livrés à temps.
- S’assurer que tous les documents collectés auprès du fournisseur ainsi que les documents internes sont correctement complétés et conformes aux procédures Tdh avant soumission aux signataires autorisés et paiement par le service financier.
- S’assurer que les dossiers d’achat sont complets et conformes aux procédures de Tdh.
- Assurer un système de classement approprié de tous les dossiers et documents d’approvisionnement (papier et électronique)
- Assurer une formation régulière des demandeurs d’achats afin de garantir une meilleure compréhension et application des politiques et procédures d’achats.
- Établir et maintenir des relations de travail efficaces avec les fournisseurs.
- Évaluer les performances des fournisseurs une fois par an
- Assurer le suivi des contrats et leur renouvellement dans les délais le cas échéant.
Gestion des locaux
- Assurer l’application des mesures de sûreté et de sécurité dans le respect des politiques de Tdh.
- Effectuer des visites d’inspection pour évaluer les besoins de réhabilitation des lieux.
- Superviser les travaux de réhabilitation jusqu’à leur achèvement.
- Enregistrer tous les travaux de réhabilitation des locaux dans le suivi des services publics et des réparations.
- Assurez-vous que les générateurs sont en bon état, vérifiés, fiables et sûrs à utiliser.
- Assurez-vous que le calendrier d’entretien des générateurs est effectué à temps et inspecté une fois l’entretien effectué.
- Assurer la bonne tenue des carnets de bord des générateurs, des registres de mouvements des véhicules par les gardiens et effectuer des inspections régulières.
Gestion des stocks
- Veiller à ce que toutes les fournitures soient manipulées et stockées conformément aux politiques et procédures de Tdh, de manière rapide et efficace.
- Assurer une bonne gestion des stocks grâce à des fiches de stock, l’enregistrement des mouvements de stock pour garantir un reporting précis à tout moment.
- Effectuer des inventaires périodiques et transmettre le rapport à son responsable hiérarchique.
- Assurer un système de classement adéquat de la documentation des stocks (papier et électronique).
Reportage/Communication
- Rendre compte régulièrement à son responsable hiérarchique de l’avancement des travaux.
- Assurez-vous de fournir à temps les rapports logistiques mensuels à votre responsable hiérarchique (inventaires des stocks, consommation de carburant du générateur, suivi des services publics et des réparations).
- Participer aux réunions portant sur les aspects logistiques.
- Signaler à son responsable hiérarchique toute alerte de non-conformité des processus ou politiques logistiques de Tdh.
Autre
- Accepter de se conformer au Code de conduite de Tdh et de promouvoir la politique de protection de l’enfance.
- Signaler les cas graves de maltraitance sur les enfants dont elle aurait connaissance dans les lieux d’intervention de Tdh. La plus stricte confidentialité doit être respectée.
- Respecter et faire respecter les réglementations et procédures administratives et logistiques en vigueur.
- Les fonctions et responsabilités énumérées ci-dessus sont représentatives de la nature et des niveaux des exigences du poste :
Expérience/compétences :
- Qualification professionnelle pertinente en logistique ou équivalent – peut être compensée par de l’expérience (à la discrétion de l’équipe de recrutement)
- Minimum de 2 ans d’expérience en tant qu’assistant logistique ou poste similaire
- Connaissances avérées dans les domaines suivants : Gestion des locaux et Gestion des stocks
- Bonnes connaissances informatiques : Excel, Outlook
- Une expérience de travail avec des OING (organisations non gouvernementales internationales) est un avantage.
Compétences:
- Bonnes compétences organisationnelles, y compris la capacité de travailler dans le respect des délais et des priorités, de prêter attention aux détails et de résoudre les problèmes.
- Bonnes compétences en communication orale, rédactionnelle et rédaction de rapports en anglais.
- Proactif, autonome, rigoureux
- Volonté et motivation de travailler dans un contexte international et interculturel.
- Sens élevé de l’intégrité, de la rigueur et de la flexibilité dans le travail assigné, sans que cela soit nécessairement exhaustif.
Exigences supplémentaires :
- Capacité à travailler dans le cadre des valeurs fondamentales de Tdh Nigéria.
- Une expérience antérieure dans un rôle similaire dans le Nord-Est est considérée comme un atout.
- La compréhension de la ou des langues locales est un avantage supplémentaire.
Les tâches et responsabilités définies dans cette description de poste ne sont pas exhaustives et peuvent évoluer en fonction des besoins du projet.
Conditions de recrutement
- Les demandes seront traitées au fur et à mesure.
Mode d’emploi :
Les candidats intéressés et qualifiés doivent se rendre sur : https://forms.gle/5hvx9Wsnffdpz9U18 pour postuler.
POSTE 2: Responsable RH & Admin
Description générale du poste :
Fournir un soutien efficace en matière de ressources humaines et d’administration afin de garantir le bon fonctionnement du bureau, conformément aux politiques, procédures et lois du travail locales de Tdh. Le responsable RH/administration est chargé de gérer les activités quotidiennes RH et administratives, notamment de superviser le personnel de soutien, de superviser les engagements des bénévoles et des travailleurs quotidiens, et de garantir la mise en œuvre efficace des processus liés au personnel tels que la gestion du temps d’antenne, les réclamations et la tenue des dossiers.
Principales responsabilités
Gestion des ressources humaines
- Recrutement et intégration :
- Aider au recrutement et à l’intégration du personnel, des bénévoles et des travailleurs quotidiens.
- Veiller à ce que le personnel et les bénévoles reçoivent une orientation et une intégration adéquates dans les opérations de Tdh.
- Gestion des congés et des présences :
- Suivez et gérez les présences et les soldes de congés du personnel, des bénévoles et des travailleurs quotidiens.
- Collaborer avec les agents de terrain pour assurer la soumission précise et opportune des relevés de présence et de temps.
- Gestion des performances :
- Soutenir la mise en œuvre de processus d’évaluation du rendement du personnel et des bénévoles.
- Aider à coordonner les séances de formation et de renforcement des capacités du personnel, des bénévoles et des travailleurs quotidiens.
- Relations avec les employés et les bénévoles :
- Répondre aux demandes de renseignements courantes du personnel, des bénévoles et des travailleurs quotidiens et transmettre les problèmes complexes au superviseur des ressources humaines/administratif.
- Favoriser un environnement de travail positif et inclusif pour tout le personnel.
- Gestion du temps d’antenne et des réclamations :
- Gérer les allocations mensuelles de temps d’antenne pour le personnel en fonction des budgets approuvés et des exigences opérationnelles.
- Traiter les réclamations et les plaintes du personnel liées aux organismes de maintien de la santé (HMO), en garantissant une résolution rapide.
Responsabilités administratives
- Gestion de bureau :
- Assurez-vous que le bureau est bien organisé, fonctionnel et propre.
- Superviser l’entretien des installations et coordonner les réparations, y compris les réparations mineures du mobilier et de l’équipement du bureau, de la maison d’hôtes et de la cuisine.
- Surveillance:
- Superviser le cuisinier et le nettoyeur pour s’assurer que leurs tâches sont exécutées de manière efficace et professionnelle.
- Mener des discussions régulières sur les performances et fournir une rétroaction au personnel supervisé.
- Achats et fournitures :
- Gérer les fournitures de bureau, en garantissant des niveaux de stock adéquats et un réapprovisionnement en temps opportun.
- Assurer la liaison avec l’équipe logistique pour l’approvisionnement en matériel et en équipements.
- Gestion des documents et rapports :
- Maintenir des systèmes de classement et d’archivage appropriés pour les dossiers des RH, administratifs, des bénévoles et des travailleurs quotidiens.
- Assurer l’archivage général des dossiers du personnel, y compris les dossiers des bénévoles et la gestion des cartes d’identité du personnel.
- Préparer le rapport mensuel sur le statut d’immigration des expatriés et autres mises à jour requises.
- Voyage et hébergement :
- Coordonner les préparatifs de voyage et les réservations d’hébergement pour le personnel, les bénévoles et les visiteurs.
- Assurer la bonne gestion des maisons d’hôtes, y compris la propreté et la préparation à l’occupation.
- Gestion des bénévoles :
- Superviser le recrutement et l’intégration des bénévoles, en veillant à l’adéquation avec les besoins opérationnels.
- Collaborer avec les agents de terrain pour gérer les feuilles de temps des bénévoles et assurer le traitement rapide des paiements.
- Fournir des moyens d’identification appropriés aux bénévoles (par exemple, des cartes d’identité).
- Maintenir une base de données à jour des bénévoles et suivre leur engagement et leurs performances.
- Engagement quotidien des travailleurs :
- Faciliter le recrutement et l’intégration des travailleurs journaliers pour des tâches à court terme.
- Suivez et vérifiez la présence quotidienne des travailleurs, garantissant ainsi une tenue de registres précise pour le traitement des paiements.
- S’assurer que les travailleurs quotidiens adhèrent aux politiques et aux normes de sécurité de Tdh pendant leur service.
Relations de travail clés
- Interne : superviseur RH/administratif, responsable RH/administratif, équipe logistique, personnel du programme.
- Externes : Bénévoles, travailleurs journaliers, fournisseurs, agences gouvernementales, autorités locales
Sécurité
- Conformez-vous aux réglementations de sécurité de Tdh.
Autre
- Se conformer pleinement au code de conduite de Tdh et veiller à ce que la politique de protection de l’enfance soit toujours respectée.
- Assurer le respect des normes et des exigences de qualité de Tdh dans toutes les activités du projet.
- Respecter et s’assurer que l’équipe sous sa responsabilité respecte les règlements et procédures administratives et logistiques de Tdh.
Compétences et aptitudes :
- Diplôme universitaire en ressources humaines, en administration des affaires/gestion ou dans un domaine connexe.
- Au moins 3 ans d’expérience en tant que responsable RH/administratif ou poste similaire.
- Une expérience antérieure avec une OING est un atout majeur.
- Connaissances dans les domaines suivants : Droit du travail local, Recrutement, Intégration, Staffing, gestion des congés, Compétences informatiques.
- Expérience avérée en gestion d’équipe et en gestion de personnel.
- Sens élevé de l’intégrité, de la rigueur et de la flexibilité.
- Solides compétences en matière d’organisation, de gestion du temps et de négociation.
- Excellentes compétences en communication orale, rédactionnelle et rédaction de rapports en anglais
Exigences supplémentaires :
- Capacité à travailler dans le cadre des valeurs fondamentales de Tdh Nigéria.
- Une expérience antérieure dans un rôle similaire dans le Nord-Est est considérée comme un atout.
- La compréhension de la ou des langues locales est un avantage supplémentaire.
Les tâches et responsabilités définies dans cette description de poste ne sont pas exhaustives et peuvent évoluer en fonction des besoins du projet.
Conditions de recrutement
- Les demandes seront traitées au fur et à mesure.
Mode d’emploi :
Les candidats intéressés et qualifiés doivent se rendre sur : https://forms.gle/jsNfAiNjdyuYPj7PA pour postuler.
