Chacun mérite d’avoir la possibilité de construire un avenir meilleur. Cette idée simple est au cœur du travail de TechnoServe à travers le monde depuis plus de 50 ans. TechnoServe est un pionnier dans l’exploitation du pouvoir des entreprises et des marchés pour créer des solutions durables pour sortir de la pauvreté.
Les communautés à faibles revenus dans lesquelles nous intervenons regorgent d’entrepreneurs. Leurs petites exploitations agricoles et leurs entreprises sont essentielles au développement économique. Mais elles sont confrontées à de nombreux défis : faible niveau d’alphabétisation, manque d’accès à l’emploi et aux marchés, dynamiques politiques imprévisibles et, de plus en plus, aux effets du changement climatique. Pour de nombreuses femmes et de nombreux jeunes, les défis sont encore plus redoutables. Grâce à l’équipe de TechnoServe, des personnes du monde entier sortent de la pauvreté. Les résultats sont remarquables : lorsque les revenus augmentent et que les conditions de vie des familles s’améliorent, elles peuvent accéder à des soins de santé et à une éducation auparavant inaccessibles. Des communautés, voire des pays entiers, s’en trouvent améliorés.
Résumé du poste :
TechnoServe recherche un professionnel hautement organisé et minutieux pour assister le bureau national de TechnoServe Nigéria dans ses tâches administratives liées aux achats, notamment la recherche de fournisseurs clés et la négociation de contrats avec ces derniers, dans le respect de la politique organisationnelle. Sous la supervision du responsable des opérations, ce poste est essentiel pour identifier les fournisseurs clés, négocier les contrats d’achat de l’entreprise et garantir la conformité des matériaux et produits aux spécifications de l’entreprise. De plus, au sein du service des opérations, ce poste contribuera à la maintenance des bureaux et assurera le bon fonctionnement de l’ensemble du bureau de TechnoServe Nigéria.
Fonctions et responsabilités principales :
Approvisionnement
- Facilite les processus d’approvisionnement pour les projets assignés et conformément aux politiques et procédures d’approvisionnement établies. Initie et facilite les achats partagés entre bureaux et programmes.
- Coordonner l’acquisition de fournisseurs, la gestion de la base de données des fournisseurs et la création de cartes de fournisseurs conformément à la politique.
- Préparer les demandes de devis/propositions et négocier les conditions d’achat.
- Préparer et émettre des bons de commande et des conventions.
- Surveiller les performances des fournisseurs et résoudre les problèmes et les préoccupations.
- Aider le responsable des opérations à travailler avec les membres du personnel et à les guider dans les processus d’approvisionnement et les achats.
- Travailler avec le responsable des opérations pour inspecter et évaluer la qualité des articles achetés et résoudre les lacunes.
- Avec le directeur des opérations, analyser les tendances de l’industrie et de la demande tout en soutenant la haute direction dans l’élaboration et la mise en œuvre de stratégies d’approvisionnement.
- Travailler avec le directeur des opérations pour inciter les gestionnaires de l’organisation à adhérer aux politiques et aux procédures afin d’atteindre les objectifs d’approvisionnement en temps opportun.
- Aider le responsable des opérations à proposer des approches innovantes pour mener des formations et des mises à jour fréquentes sur les politiques et procédures d’approvisionnement auprès du personnel du pays, selon les besoins.
Gestion des actifs et des stocks
- Assurer la gestion du registre des actifs du bureau nigérian et la mise à jour régulière du registre des actifs pour garantir la conformité avec les règles des donateurs et la couverture d’assurance.
- Superviser la gestion des fournitures de bureau et des stocks en assurant une mise à jour régulière et un inventaire physique.
- Suivre et assurer le renouvellement des documents des véhicules du projet incluant l’assurance tous risques annuelle.
Sécurité et sûreté
- Aider le responsable des opérations avec les points focaux de sécurité et de sûreté du pays à coordonner les tâches de sécurité et de sûreté du pays.
- Appuyer la préparation et la rédaction de toute correspondance officielle liée aux opérations.
Voyage
- Guider l’administrateur des opérations pour faciliter un ensemble convenu de demandes de voyages internationaux et nationaux pour les employés.
- Surveiller et signaler les itinéraires des véhicules et l’application de limitation de vitesse du gestionnaire des opérations.
Opérations générales – Supervision de deuxième niveau
- Superviser le personnel de soutien junior de l’équipe opérationnelle, comme les chauffeurs, les agents d’entretien et les assistants opérationnels, afin d’éclairer les décisions de gestion par l’intermédiaire du responsable des opérations. Les guider dans le respect régulier des normes opérationnelles.
- Guider l’administrateur des opérations pour coordonner les réunions du personnel, préparer et diffuser les ordres du jour des réunions et les notes d’information.
- Superviser le classement des documents et élaborer des procédures administratives de bureau améliorées.
- Rédiger de la correspondance comprenant des rapports, des processus et d’autres documents administratifs.
- Superviser les achats quotidiens et superviser la gestion de la petite caisse du bureau.
Qualifications de base :
- Baccalauréat en administration des affaires, en gestion de la chaîne d’approvisionnement et de la logistique ou dans d’autres domaines pertinents liés aux sciences sociales.
- La possession d’une certification en approvisionnement constitue un atout supplémentaire.
- Au moins trois ans d’expérience professionnelle en administration administrative, logistique et achats, organisation de voyages et autres responsabilités de soutien opérationnel, de préférence au sein d’une ONG internationale. Un master avec au moins un an d’expérience est également requis.
Qualification préférée
- L’expérience avec une organisation internationale à but non lucratif constitue un avantage supplémentaire dans la gestion des responsabilités en matière d’approvisionnement.
Connaissances, compétences et aptitudes :
- Haute éthique de travail professionnelle et intégrité.
- Capacité à raisonner objectivement, compétences en communication claires, solides et stratégiques.
- Bonnes compétences interpersonnelles et en relations publiques.
- Solides compétences opérationnelles, analytiques et de supervision.
- Capacité à répondre aux exigences de priorités concurrentes avec une supervision minimale.
- Capacité à travailler à la fois comme chef d’équipe et comme membre d’une équipe.
- Compétences efficaces en communication orale et écrite et capacité à travailler de manière autonome sur plusieurs tâches simultanément.
- Solides compétences interpersonnelles, organisationnelles et de communication.
- Expérience avec les progiciels pertinents, notamment la suite Microsoft Office et Google Workspace.
Langues requises : Maîtrise de l’anglais écrit et parlé
Déplacements : Possibilité de voyager occasionnellement.
Responsabilités de supervision – Supervision directe de l’équipe des opérations quotidiennes du bureau (chauffeurs, nettoyeurs, stagiaires des opérations) et supervision secondaire de l’administrateur des opérations.
Déclaration de clôture : Nous encourageons toutes les personnes qualifiées qui partagent la vision de TechnoServe d’améliorer la vie des autres grâce à des solutions commerciales éprouvées à postuler.
Grâce à notre engagement en faveur de la diversité, nous sommes fiers d’être un employeur pratiquant l’égalité des chances et l’action positive et nous ne faisons aucune discrimination fondée sur le sexe, la race, la couleur, l’origine ethnique, la religion, l’orientation sexuelle, l’identité de genre, l’âge, le statut VIH/SIDA, le statut d’ancien combattant protégé, le handicap et toutes les autres classes protégées.
Nous sommes également fiers de notre engagement à protéger le personnel, les partenaires et les bénéficiaires contre les abus et l’exploitation et nous examinons minutieusement tous les candidats finaux au moyen de vérifications rigoureuses des antécédents et des références.
Si vous avez un handicap qui affecte votre capacité à utiliser notre système en ligne pour postuler à un poste chez TechnoServe, veuillez contacter les ressources humaines à [email protected] ou appeler le +1 202 785 4515.
