Terre des hommes (Tdh) est la principale organisation suisse d’aide à l’enfance. La Fondation vient en aide aux enfants dans le besoin depuis plus de 50 ans et défend leurs droits, indépendamment de leur race, de leur croyance ou de leur appartenance politique.
POSTE 1: Responsable logistique
Description de l’emploi
- Le Responsable Logistique assiste le Coordonnateur des Services de Soutien (CSS) dans tous les volets logistiques de la Délégation.
- Il/elle est responsable de la mise en œuvre globale efficace et efficiente des politiques et procédures logistiques de Tdh, des règles et règlements, en conformité avec les règles internes et des donateurs.
- Il/elle travaille en totale cohérence avec la stratégie du projet définie pour l’intervention et son.
Responsabilités
- Gestion des achats/approvisionnements
- Gestion des stocks
- Gestion de flotte
- Gestion des équipements/actifs
- Gestion des locaux
- Gestion des RH (équipe logistique)
- Responsabilité en matière de sécurité/sûreté
- Représentation
- Gestion des achats/approvisionnements
- Assurer les meilleures pratiques et le respect des politiques logistiques de Tdh.
- Assurer la collecte régulière de toutes les données précises relatives aux achats/approvisionnements.
- Gérer les contrats-cadres et de services selon les règles établies.
- Assurer la liaison avec l’équipe du programme pour élaborer un plan d’approvisionnement pour chaque nouvelle subvention.
- Privilégiez la qualité et le meilleur rapport qualité/prix sur tous vos achats.
Gestion des stocks :
- Assurer le respect des politiques d’organisation de l’entrepôt.
- Assurer un suivi pour garantir que les registres de l’entrepôt sont mis à jour à temps.
- Assurez-vous que les dons d’actions doivent suivre les directives des donateurs.
- Assurer la sécurité des stocks est une priorité absolue dans l’entrepôt.
- Réaliser des inventaires de stocks trimestriellement.
- Assurer la mise à jour et la communication de l’inventaire mensuel des stocks.
- Superviser le suivi des mouvements de stock.
Gestion de flotte :
- Assurer une bonne adaptation des meilleures pratiques en matière de gestion de flotte.
- Sous la supervision du SSC, gérer la négociation des contrats de transport et assurer le suivi auprès des fournisseurs.
- Assurer un suivi adéquat des mouvements et du carburant (journal de bord, suivi mensuel du carburant, etc.) et partager l’analyse avec le SSC chaque mois.
Gestion des équipements/actifs :
- Assurer avec l’équipe logistique une mise en place et un entretien adéquat des équipements.
- Assurer la mise en place des outils de surveillance, incluant le suivi et la mise à jour de la liste des équipements et accessoires
- Garantir que l’identification, l’enregistrement et l’étiquetage de tous les équipements soient effectués correctement et régulièrement par l’équipe logistique.
- Assurez-vous qu’un inventaire physique est effectué régulièrement et effectuez des contrôles ponctuels.
Gestion des locaux :
- Gérer les contrats de location et de services pour tous les locaux.
- S’assurer que l’équipement/le mobilier adéquat et requis (avec système de maintenance) sont en place et fonctionnent
- Assurer avec son équipe le suivi et l’approvisionnement des fournitures de bureau.
Gestion des RH :
- Assurer une gestion qualitative de l’équipe logistique (recrutement, évaluation, formation, mesures disciplinaires, …)
Rapports :
- Fournir au SSC des rapports mensuels et des prévisions (suivi PSR, inventaire des stocks, suivi des équipements, suivi de la flotte, etc.)
Responsabilité en matière de sécurité/sûreté :
- Soutenir le point focal de sécurité nationale dans toutes les questions liées à la sécurité.
- Respecter strictement les règles de sécurité de Tdh.
- S’assurer que les équipements de sécurité sont présents, à jour et conformes dans les différents bureaux, maisons d’hôtes et lieux de projets.
- Participer à la mise à jour du plan de sécurité du pays et des directives de sécurité/sûreté.
Représentation:
- Assister à toutes les réunions pertinentes dans son domaine d’expertise (UNHAS, Log Cluster, groupes de travail, partenaires, etc.)
Autre:
- Fournir aux membres de l’équipe le soutien logistique nécessaire à la bonne mise en œuvre des projets (phases de rédaction, de mise en œuvre et de suivi)
Exigences
- Diplôme universitaire en logistique ou dans un domaine connexe
- Minimum 3 ans d’expérience en tant que responsable logistique ou poste similaire
- Expérience antérieure avec une (I)ONG
- Solides connaissances dans les domaines suivants : Gestion des achats et de la chaîne d’approvisionnement, Gestion de flotte et de transport, Gestion d’entrepôt/stock, Gestion d’équipement, Gestion des locaux
- Connaissances informatiques avancées (matériel et logiciel)
- Expérience avérée en gestion d’équipe et en gestion budgétaire
- Sens élevé de l’intégrité, de la rigueur et de la flexibilité
- Solides compétences en matière d’organisation, de gestion du temps et de négociation
- Excellentes compétences en communication orale, rédactionnelle et rédaction de rapports en anglais.
- Capacité à travailler sous pression et dans un environnement instable.
POSTE 2: Responsable Ethique et Conformité
Responsabilités et tâches :
Politiques et procédures :
- Diffuser et promouvoir la sensibilisation aux valeurs, aux normes et aux engagements du Code de conduite mondial auprès du personnel et des partenaires de Tdh.
- Soutenir toutes les fonctions de réponse pour garantir l’alignement avec les normes du Code de conduite mondial et les processus obligatoires (exigences de rapport, recrutement sûr, évaluation des partenaires, etc.).
- Soutenir la mise à jour des outils et le renforcement des bonnes pratiques.
Communication et formation :
- Développer et mettre en œuvre des politiques éthiques spécifiques dérivées du Code de conduite mondial, lors du lancement du projet.
- Agir en tant que point focal de protection, préparer une présentation sur la protection et veiller à ce que les bénéficiaires et les communautés reçoivent des séances de sensibilisation sur le signalement.
- Traduire les politiques, procédures, lignes directrices et outils clés dans les langues locales et les langues adaptées aux enfants, les contextualiser, intégrer la législation nationale et les partager largement.
- Afficher des visuels dans tous les domaines d’intervention avec les messages clés du Code de conduite mondial et les affiches de rapport.
- Organiser des séances d’information sur le Code de conduite mondial pour les nouveaux collaborateurs et partenaires (intégration) et assurer la documentation/le suivi. Élaborer un processus de compte rendu pour le personnel sortant.
- Faciliter l’identification et la formation de points focaux dédiés à la protection au sein des équipes de projet, des équipes de bénévoles et des partenaires.
Gestion des risques et contrôles de conformité :
En coordination et en collaboration avec le Bureau mondial d’éthique et de conformité du siège :
- Revoir l’intégration des normes éthiques dans les interventions de Tdh et assurer l’adéquation des ressources. Soutenir les exigences d’intégration et les priorités identifiées.
- Participer à l’identification des risques et proposer des solutions d’atténuation.
- Effectuer des contrôles ponctuels des transactions et/ou des processus à haut risque dans différentes unités. Identifier les défaillances récurrentes du contrôle interne et organiser des séances de sensibilisation pour promouvoir la conformité.
- Diriger l’exercice d’enregistrement des risques pays.
Gestion des incidents :
- Fournir un soutien à la gestion des cas sous la supervision du responsable du bureau mondial de l’éthique et de la conformité au siège.
- Accompagnement à la cartographie des obligations légales en fonction des résultats des enquêtes.
Rapports :
- Coordonner avec le CFRM pour détecter les plaintes CAT-5 et CAT-6 et les traiter.
- Assurer la liaison avec les points focaux de protection d’autres ONG, groupes de travail, agences des Nations Unies et mécanismes interinstitutions.
Sécurité
- Se conformer aux réglementations de sécurité de Tdh
Qualifications et compétences :
Éducation:
- Baccalauréat en droit, en administration des affaires, en sciences sociales ou dans un domaine connexe (maîtrise préférée).
Expérience:
- Au moins 5 ans d’expérience dans un rôle lié à la conformité, au droit ou à l’éthique au sein du secteur des OING/ONG.
- Expérience de travail avec des donateurs internationaux et connaissance des réglementations des donateurs.
Compétences:
- Solide compréhension des lois du travail nigérianes, des réglementations anti-corruption et des cadres de conformité.
- Capacité avérée à traiter des questions sensibles et confidentielles avec discrétion.
- Excellentes capacités de résolution de problèmes et de prise de décision.
- Solides compétences en communication et en formation, avec la capacité d’articuler des concepts de conformité complexes à des publics divers.
- Des normes éthiques élevées, avec un engagement à promouvoir un comportement éthique et la responsabilité.
- Parle couramment l’anglais (parlé/lu/écrit).
- Une expérience dans la conduite d’enquêtes est un plus
- Bonne connaissance du Pack Microsoft Office (Excel et Word et informatique).
- Connaissance des lois locales et du droit international humanitaire
Autres
- Se conformer pleinement au code de conduite de Tdh et garantir que la politique de protection de l’enfance et la PEAS sont toujours respectées.
- Assurer le respect des normes et des exigences de qualité de Tdh dans toutes les activités du projet.
- Respecter et s’assurer que l’équipe sous sa responsabilité respecte les règlements et procédures administratives et logistiques de Tdh.
- Accomplir toute autre tâche assignée par son superviseur.
