Terre des hommes (Tdh) est la principale organisation suisse d’aide à l’enfance. Depuis plus de 50 ans, la Fondation vient en aide aux enfants dans le besoin et défend leurs droits, indépendamment de leur race, de leur religion ou de leur appartenance politique.
Description générale du poste :
Sous la supervision du Responsable Logistique, le Responsable Logistique/IT est responsable de la mise en œuvre d’un cadre logistique adapté à un soutien logistique efficace au niveau de la délégation. Il/elle est également engagé dans la gestion, le respect, la conformité et la mise en œuvre efficace de toutes les politiques, règles, procédures et bonnes pratiques connexes.
Il/elle travaille en totale cohérence avec la stratégie de projet définie pour l’intervention et ses responsabilités englobent :
- Gestion des locaux (bureaux et maison d’hôtes – Maiduguri et Abuja)
- Gestion de flotte et parc thermique.
- Gestion des équipements/actifs
- Gestion des TI/communications
- Gestion de l’énergie (générateurs, énergie solaire et NEPA)
- Gestion d’équipe
- Rapports
Principales responsabilités :
Gestion des locaux
- Participer au choix des locaux, à leur aménagement et à leur organisation.
- Assurer l’application des mesures de sûreté et de sécurité dans le respect des politiques de Tdh.
- Effectuer des visites d’inspection pour évaluer les besoins de réhabilitation des locaux.
- Assurer le suivi et le suivi des coûts d’entretien des locaux.
Gestion de flotte et parc thermique.
- Consolidez toujours le plan de déplacement hebdomadaire et suivez les déplacements des véhicules.
- Assurez-vous que les véhicules/générateurs sont en bon état, vérifiés, fiables et sûrs à utiliser.
- Assurez-vous que tous les véhicules disposent de la documentation appropriée et sont en règle à tout moment (c.-à-d. assurances, taxes, permis de conduire, etc.)
- Assurez-vous que tous les véhicules disposent des accessoires standards minimaux requis (outils et équipements de sécurité tels qu’un extincteur, une trousse d’urgence, une trousse de premiers secours).
- Assurer la bonne tenue des carnets de bord des véhicules/générateurs et effectuer des inspections régulières.
- Assurez-vous que le calendrier d’entretien des véhicules/générateurs est effectué à temps et inspecté une fois l’entretien effectué.
- Surveille et analyse la consommation de carburant et les coûts d’entretien des véhicules/générateurs.
- S’assure que les politiques de gestion de la flotte de Tdh, les protocoles de sécurité des mouvements et les directives de visibilité sont en place et respectés par tout le personnel.
- Superviser et s’assurer que les chauffeurs/gardes respectent les règles et procédures de Tdh, les mesures de sécurité et de sûreté et promouvoir les bonnes pratiques.
Gestion des équipements et des actifs
- Participer aux discussions pour réaliser la mise en place adéquate des équipements/actifs de la délégation.
- Assurez-vous que tous les actifs sont enregistrés dans le fichier de suivi des actifs, documentés, étiquetés avec un numéro de journal d’actifs Tdh unique conformément aux politiques et procédures de gestion des actifs.
- Assurer le suivi des mouvements des actifs (utilisateurs, emplacements, etc.) avec des informations mises à jour.
- Superviser le roulement et le remplacement des actifs selon les normes Tdh.
- Organiser l’élimination des équipements/actifs obsolètes.
- Soumettre des rapports d’incident pour les équipements et biens endommagés/perdus/volés.
- Effectuer des inventaires, des contrôles et des inspections réguliers.
Gestion des technologies de l’information et de la communication
- S’assurer que les locaux de Tdh sont équipés de matériel informatique et de communication conforme aux standards Tdh.
- Agir en tant que point focal informatique (support de 1er niveau) pour le dépannage matériel et logiciel et assurer la liaison avec le référent informatique au siège pour les niveaux supérieurs.
- Assurer une formation adéquate pour une utilisation adéquate des équipements de communication (c.-à-d. téléphones satellites, radios HF/VHF, ordinateurs, imprimantes/scanners, etc.)
- Effectuer la maintenance préventive de tous les ordinateurs et ressources réseau de TdH NGA.
- Mettre en œuvre et gérer des solutions de sauvegarde pour les utilisateurs de bureau/individuels selon les recommandations informatiques de TdH NGA et fournir la formation nécessaire sur l’utilisation de ces solutions de sauvegarde.
- Mettre à jour les procédures appropriées de sécurité du réseau et de prévention de la perte de données pour protéger le système contre les dommages physiques, les virus, les utilisateurs non autorisés et les dommages aux données.
- Créer et maintenir l’inventaire des logiciels et du matériel informatique de TdH NGA en garantissant son exactitude.
- Créer et maintenir la documentation réseau comprenant, sans s’y limiter, l’adresse IP, l’accès au système, la demande de création d’e-mail, les mises à niveau et les modifications apportées au réseau d’origine, etc.
- Diagnostiquer les pannes matérielles et logicielles en interrogeant patiemment les clients sur un problème et en leur expliquant les procédures.
- Collaborer étroitement avec l’unité informatique du siège de TdH sur le helpdesk, la connectivité et d’autres projets informatiques nationaux et mondiaux de TDH NGA.
- Étudiez les options de connectivité Internet locales pour obtenir une bande passante adéquate pour la connectivité Intranet et applicative.
- Préparer et soumettre des rapports réguliers fournissant suffisamment de détails pour que le siège de TdH puisse comprendre l’environnement informatique du bureau de pays, les besoins, la disponibilité du personnel informatique, les niveaux de compétence et l’avenir.
Gestion d’équipe
- Coordonner, planifier et superviser le travail de l’équipe sous sa supervision.
- Soutenir l’équipe sous supervision et proposer du renforcement des capacités et de la formation lorsque nécessaire.
- Évaluer l’équipe sous supervision directe.
Reportage/Communication
- Rendre compte régulièrement à son responsable hiérarchique de l’avancement des travaux.
- S’assurer de fournir à temps les rapports logistiques mensuels à son responsable hiérarchique (inventaires des stocks, suivi des actifs, suivi de la consommation de carburant, suivi des services publics et des réparations)
- Assister son responsable hiérarchique lors des audits internes/externes et lors de la rédaction des listes d’actifs à la fin des projets.
- Participer aux réunions portant sur les aspects logistiques.
- Signaler à son responsable hiérarchique toute alerte de non-conformité des processus ou politiques logistiques de Tdh.
Conformité, Audit et contrôles associés
- S’assurer que le département logistique sur le terrain se conforme aux politiques et procédures de Tdh, aux réglementations des donateurs et aux lois locales en vigueur.
- Met en œuvre des mécanismes de contrôle de la conformité des processus d’affaires et des activités connexes.
- Assure l’application des plans atténuant/minimisant ou supprimant les risques ayant un impact sur la logistique et la chaîne d’approvisionnement et garantit que des plans d’action sont en place pour atténuer, minimiser ou supprimer l’impact des risques.
- Maintient des systèmes de classement précis, avec des enregistrements documentés et vérifiables de toutes les transactions et rapports de logistique et de chaîne d’approvisionnement.
Autre
- Accepter de se conformer au Code de conduite de Tdh et de promouvoir la politique de protection de l’enfance.
- Signaler les cas graves de maltraitance sur les enfants dont elle aurait connaissance dans les lieux d’intervention de Tdh. La plus stricte confidentialité doit être respectée.
- Respecter et faire respecter les réglementations et procédures administratives et logistiques en vigueur.
- Les tâches et responsabilités énumérées ci-dessus sont représentatives de la nature et des niveaux de travail assignés et ne sont pas nécessairement exhaustives.
- Accomplir d’autres tâches qui lui seront confiées. Les tâches et responsabilités énumérées dans le présent document sont représentatives de la nature et du niveau de travail assigné et ne sont pas nécessairement exhaustives.
Exigences du poste :
Qualifications/Expérience :
- Baccalauréat en technologie de l’information, en informatique/ingénierie ou dans un domaine connexe.
- Au moins 3 à 5 ans d’expérience en informatique et logistique dans un contexte d’ONG internationale.
- Expérience avérée en support informatique, administration réseau, dépannage système et gestion de flotte.
- Maîtrise de la configuration et de la prise en charge du matériel, des logiciels et des équipements réseau.
- Solide connaissance des systèmes d’exploitation et des applications Microsoft (par exemple, Windows, Microsoft 365).
- Connaissance de l’administration du serveur, d’Active Directory et des services de domaine.
- Excellentes compétences en résolution de problèmes et en communication.
- Capacité à travailler efficacement en équipe et de manière autonome.
- Grande attention aux détails et compétences organisationnelles.
- Expérience d’utilisation des périphériques réseau Unifi.
- Bonnes compétences en rédaction technique/documentation
- Expérience avec le système de billetterie ServiceNow.
- Connaissance des technologies VSAT en bande Ka, en bande C et Starlink
- Des certifications telles que CompTIA A+, Network+ ou Microsoft Certified Solutions Associate (MCSA) sont un plus.
- Connaissances avérées dans les domaines suivants : Gestion des locaux, Gestion des stocks, Gestion de flotte et parc thermique, Gestion des équipements/actifs, Gestion informatique et communication.
- Une expérience de travail avec des ONG (organisations non gouvernementales) est un avantage.
Connaissance:
- Expérience significative antérieure dans des tâches similaires, notamment dans les technologies de l’information et de la communication
- Connaissances informatiques avancées (matériel et logiciel, Microsoft Office, Internet, Serveur, LINUX)
- Expérience en gestion d’équipe.
- Une expérience préalable avec une ONG est souhaitable.
- Capacité à travailler sous pression et dans un environnement stressant.
- Une expérience préalable en intervention d’urgence est appréciée.
- Solides compétences en matière d’organisation et de gestion du temps
Compétences:
- Bonnes compétences organisationnelles, y compris la capacité de travailler dans le respect des délais, des priorités, de prêter attention aux détails et de résoudre les problèmes.
- Bonnes compétences en communication orale, rédactionnelle et rédaction de rapports en anglais.
- Proactif, autonome, rigoureux, analytique
- Volonté et motivation de travailler dans un contexte international et interculturel.
- Sens élevé de l’intégrité, de la rigueur et de la flexibilité.
Langues :
- Parle couramment l’anglais (écrit et parlé), le haoussa et le kanuri
Les tâches et responsabilités définies dans cette description de poste ne sont pas exhaustives et peuvent évoluer en fonction des besoins du projet.
Conditions de recrutement
- Les demandes seront traitées au fur et à mesure.
Mode d’emploi :
Les candidats intéressés et qualifiés doivent se rendre sur : https://forms.gle/jWtKB7oFFjySnU8t7
