SWISSAID est une ONG suisse indépendante politiquement et confessionnellement. Elle est active dans la coopération au développement dans neuf pays. Au sein de ces pays, elle soutient des projets principalement dans les domaines de l’agriculture écologique, les ressources naturelles, la société civile, l’approvisionnement en eau et la promotion des femmes. Au Niger, elle est présente depuis 1974 et conduit ses activités dans les Régions de Dosso et Tillabéry.
SWISSAID Niger lance un avis de recrutement d’un(e) Assistant Administratif (Ve) pour la Base de SWISSAID à Dosso.
Type de contrat : CDD
Durée : 1 an renouvelable
Date de prise de service : Janvier 2026
D’un(e) Assistant(e) Administratif (Ve) à Dosso
Sous la supervision de la RAF, l’Assistant(e) Administratif (Ve) est chargé (e) d’effectuer les principales tâches ci-après :
Responsabilités et activités clés
Responsabilités
Appui administratif de secrétariat et de liaison
- Assurer la gestion des communications entrant et sortant de la base de Dosso.
- Veiller à un accueil de qualité des visiteurs à leur orientation vers les différents services
- Participer aux réunions du personnel et assurer la rédaction des procès-verbaux et comptes rendus
- Contribuer davantage à assurer la propreté du bureau c’est-à-dire en s’assurant de manière proactive que les toilettes et bureaux soient propres et en informant l’agent de ménage de toute mesure corrective
- Répondre aux appels téléphoniques et fournir les informations aux interlocuteurs
- Assurer la réception, l’expédition et l’archivage des courriers et s’assurer aussi que toutes les correspondances entrantes et sortantes soient enregistrées dans le registre approprié et classées
- Rédiger les correspondances administratives
- Réaliser les photocopies et les reliures
- Assurer le rangement et l’archivage correct des dossiers et documents de la base de Dosso.
Appui logistique
- Préparer les requêtes pour les produits d’entretien et consommables du bureau
- Suivre avec l’Assistante Logistique les requêtes des produits d’entretien et consommables du bureau
- Gérer les fournitures de bureau de la base de Dosso
- Faire les demandes de paiement des petites dépenses
- Gérer la petite caisse
- Assurer les menues dépenses (petite caisse)
- S’occuper de l’organisation des rencontres : disponibilité des équipements et des fournitures, réservation de salle de réunions et de travaux, restauration
- Exécuter toutes autres tâches dans le cadre de ses fonctions et compétences sur demande de son supérieur hiérarchique.
Appui en Ressources Humaines
- Appuyer dans le suivi et classement des dossiers du personnel
- Assurer que les dossiers physiques des membres d’équipe sont au complet et les transmettre à l’Assistante RH
- Contrôler les demandes d’absence des membres de l’équipe (tenir à jour et superviser le formulaire d’absence)
- Etablir les ordres de mission
- Exécuter toutes autres tâches dans le cadre de ses fonctions et compétences sur demande de sa supérieur hiérarchique.
Indicateurs Clés de Performance
- Fournitures de bureau disponible de manière continue
- Registres de courrier exact et à jour
- Archivage de documents correct et dans un délai raisonnable ; aucun incident de perte de documents
- Dossiers physiques des membres d’équipe à jour
- Formulaire d’absence exacte et à jour
Autres
Exécuter toutes autres tâches relatives à ses fonctions qui pourraient lui être demandées par son superviseur.
Confidentialité
S’assurer que toute information, telle qu’elle soit, acquise dans le cadre de l’exercice de ses fonctions, relative aux pratiques et aux affaires de SWISSAID Niger ne soit diffusée à toute autre personne ou organisation sans autorisation, excepté dans l’exécution normale des tâches ci-dessus.
Profil
Qualifications
- Être titulaire d’un BTS en secrétariat, Assistant de direction ou équivalent
- Bonne maîtrise des logiciels informatiques (Word, Excel) et l’internet
- Notions des systèmes de gestion de stock (souhaitable)
- Avoir une bonne capacité orale et écrite en Français
Expérience
Avoir au minimum deux (02) ans dans le secrétariat bureautique, assistance administrative de préférence avec une ONG Internationale
Attitude / Motivation
- Esprit d’équipe
- Flexibilité
- Démontrer un engagement professionnel envers les clients et collègues
Qualités personnelles
- Communication efficace : Communiquer à travers des techniques d’écoute active et de questionnement solides, en utilisant le langage corporel approprié, s’assurant que l’information communiquée soit claire et concise.
- Réactivité : Être réactif aux priorités et demandes changeantes.
- Détermination : Détermination à produire des résultats.
- Responsable : Vous prenez vos responsabilités dans vos décisions appropriées et vos actions, ainsi que dans le comportement dont vous faites preuve.
- Travail efficace : Planifier, organiser votre travail, et établir les priorités pour assurer un travail efficace et respecter les délais.
- Partage d’informations : Partage d’informations et de connaissances tout en respectant la confidentialité.
- Travail en équipe : S’intégrer dans l’équipe en apportant son soutien, en étant flexible, et en faisant preuve de respect.
- Motivation : Motivation pour atteindre des résultats de qualité pour maximiser le potentiel.
- Innovation : Réfléchir de manière créative et hors des sentiers battus afin que les idées générées entraînent un résultat positif.
- Accueillir le changement : Être ouvert(e) au changement dans l’organisation et être en mesure d’adapter les plans/activités en conséquence.
- Concentration sur l’apprentissage : S’assurer de mettre à jour ses connaissances et compétences et de saisir les occasions de les développer.
- Adhérer aux principes et valeurs de SWISSAID
- Être dynamique et de bonne moralité.
Date limite de dépôt des dossiers : le dossier de candidature comportant un CV a jours et une lettre de motivation, doit être envoyé par mail à l’adresse : [email protected] ou déposé sous plis fermé portant la mention « Poste d’Assistant(e) Administratif (Ve) » adressé au Représentant Pays » au Bureau de Coordination (Buco) de SWISSAID Niger, sis au Boulevard Mali Béro, Face à la Nigelec Plateau, Tél. : 20 75 54 30, BP : 10 575 au plus tard le 12 novembre 2025 à 12 H 00.
N.B. : Seul (e, s) les candidat (e, s) présélectionné (e, s) seront contacté (e, s).
Les dossiers des candidat(e)s non retenus ne peuvent être retirés.
