International Cocoa Initiative (ICI) est une organisation à but non lucratif qui protège les droits des enfants et des adultes dans les zones productrices de cacao d’Afrique de l’Ouest.
L’ICI cherche à engager un assistant administratif pour le bureau de pays du Ghana à Accra. L’objectif de ce poste est de soutenir la mise en œuvre efficace des opérations quotidiennes et d’assurer un flux de travail efficace dans la poursuite des objectifs de l’ICI pour le bureau de pays du Ghana. Il/elle travaillera sur tous les projets de l’ICI Ghana.
Le candidat idéal sera soucieux du détail, proactif et engagé envers la mission et les valeurs de l’organisation.
Tâches et responsabilités principales
Basé au niveau national, sous l’autorité du Directeur Pays et la supervision directe du Responsable RH/Administratif, le titulaire du poste devra :
Gestion de flotte
-Gérez le logiciel de gestion de flotte pour suivre les mouvements et les comportements des conducteurs et des véhicules sur la route afin de garantir qu’ils sont conformes à nos directives de sécurité.
-Assurez-vous que les carnets de bord des véhicules sont tenus à jour dans tous les véhicules et qu’ils sont correctement remplis par les conducteurs.
-Coordonner la planification et la répartition des véhicules pour répondre aux besoins programmatiques et opérationnels.
-Suivi mensuel de l’utilisation du véhicule et de la consommation de carburant (pour vérifier la rationalité de l’utilisation) afin de garantir l’efficacité et le respect des politiques.
-Effectuer une analyse mensuelle de l’utilisation du véhicule et de la consommation de carburant.
-Travailler avec les conducteurs pour s’assurer que l’entretien du véhicule, l’assurance et les certificats de navigabilité sont effectués en temps opportun et que tous les incidents sont signalés en temps opportun.
Sécurité et sûreté au bureau
-Signaler tout incident de santé et de sécurité dans les locaux du bureau, par exemple l’accès au bâtiment, le vol, le risque d’incendie, la pollution, etc. au directeur du pays et au responsable administratif pour une correction immédiate.
-Coordonner la mise en œuvre de la politique de sécurité globale et être le point focal en matière de sécurité.
-Gérer les systèmes de contrôle d’accès et de surveillance.
Gestion des installations (y compris les consommables de bureau)
-Superviser l’entretien et la propreté des locaux du bureau, garantissant un environnement de travail professionnel.
-Assurez-vous que la maintenance, l’entretien programmé et les réparations de l’immeuble de bureaux, de l’équipement de bureau et de l’infrastructure sont rapidement détectés et corrigés.
-Tenir un journal de bord du générateur et assurez-vous que le générateur du bureau est régulièrement entretenu conformément aux termes du contrat de location.
-Tenir un registre de tous les consommables de bureau et assurez-vous de leur utilisation appropriée et de leur réapprovisionnement en temps opportun.
-Gérer les consommables de bureau, y compris la papeterie, les fournitures de cuisine et autres articles essentiels.
Gestion des achats
-Soutenir le processus d’approvisionnement, y compris l’approvisionnement, les appels d’offres et la sélection des fournisseurs, conformément à la politique d’approvisionnement de l’ICI et au budget du bureau et des projets.
-Établir un bon de commande avec tous les documents justificatifs joints pour les approbations pertinentes
-Assurer le respect des politiques d’approvisionnement de l’organisation et des directives des donateurs.
-Maintenir une base de données de fournisseurs et de vendeurs préqualifiés pour une référence rapide.
-Coordonner avec les équipes financières et logistiques pour suivre et enregistrer les achats et les livraisons.
-Préparez les bons de commande, suivez les dépenses et tenez des registres d’approvisionnement précis.
Expérience et compétences
Éducation et expérience professionnelle.
Essentiel:
-Titulaire d’un diplôme universitaire en commerce ou dans une discipline pertinente, vous devez avoir au moins 2 à 3 ans d’expérience professionnelle pertinente et démontrer la volonté et la capacité d’apprendre dans un court laps de temps.
-Préparation de rapports et documentation des connaissances.
-Capacité à maintenir la confidentialité des informations.
-Comportement irréprochable et engagement pour la protection des enfants et le respect des droits de l’enfant.
-Excellentes capacités d’organisation et de planification.
Souhaitable
-Connaissance de la protection de l’enfance et/ou du travail des enfants
-Capacité à établir de bonnes relations de travail avec les partenaires et le personnel.
-Capacité à travailler sous pression, bien organisé avec une grande attention aux détails.
Les candidates sont fortement encouragées à postuler.
Langues
Maîtrise de l’anglais écrit et parlé, et d’une langue ghanéenne de préférence le twi.
Compétences
Compétences en communication écrite et verbale claires et concises en anglais
Excellentes compétences interpersonnelles.
Excellentes compétences dans la suite MS Office (Word, Excel, PowerPoint)
