SOS CHILDREN’S VILLAGES GHANA est une organisation de protection de l’enfance qui fournit des soins stables de type familial aux enfants dans le besoin. Nous fournissons également des services sociaux aux familles à risque par le biais de nos projets de renforcement de la famille. Actuellement, nous opérons sur quatre sites : Tema, Asiakwa, Kumasi, Tamale, et le bureau national se trouve à Accra. Nous invitons les personnes dynamiques et dûment qualifiées à poser leur candidature au poste d’assistant(e) administratif(ve) de programme :
Assistant(e) administratif(ve) de programme
Poste d’affectation : Tema Community 6
Objectif : contribuer à fournir des services d’appui administratif, organisationnel, logistique et de gestion efficaces et réactifs au directeur du programme et au bureau du programme sur place.
Qualifications et expérience
Le candidat idéal doit avoir:
- Un diplôme de premier cycle en administration des affaires (communication/gestion) ou en sciences sociales, avec deux (2) ans d’expérience dans un poste similaire
- Maîtrise de l’outil informatique (Word, Excel, Powerpoint et Access)
- Capacité à faire preuve d’initiative et à travailler sous pression avec un minimum de supervision.
- Bonne communication orale et écrite
- Bonnes relations interpersonnelles
- Faire preuve de patience, d’amabilité et d’un intérêt général pour la fourniture d’un service à la clientèle compétent.
- Bonne capacité à rédiger des rapports.
- Avoir une forte sensibilité culturelle, être capable de travailler avec des personnes issues de milieux culturels différents.
- Avoir l’esprit d’équipe, de solides compétences en matière de collaboration et être capable d’établir des relations avec des enfants, des jeunes et des collègues de tous niveaux.
Principales responsabilités
1- Assurer le fonctionnement efficace et efficient de la réception du bureau du programme.
2- Gérer et tenir à jour l’agenda du directeur de programme.
3- Organiser des réunions hebdomadaires avec le directeur de programme pour discuter des engagements à venir, des invitations et d’autres demandes.
4- S’occuper de la correspondance, enregistrer les courriels entrants et sortants en provenance et à destination du bureau du programme, du bureau national et de tous les autres sites du programme.
5- Mettre en place et maintenir un système efficace de stockage et de récupération des dossiers et autres documents.
6- Diffuser des informations au personnel du bureau du programme et à toutes les unités du site.
7- Rédiger des déclarations et aider à préparer des documents pour le directeur du programme.
8- Maintenir un système de suivi de la correspondance et des rapports nécessitant des actions dans les délais fixés et assurer la liaison avec les chefs de projet respectifs afin de garantir la soumission en temps utile des réponses et des rapports au directeur du programme.
9- Assurer un flux d’informations fiable entre le site, le bureau national et tous les autres sites du programme.
10- Gérer les donateurs, les sponsors et s’occuper des visiteurs qui viennent au bureau du programme.
11- Assurer la gestion et l’utilisation efficaces du tableau d’affichage du bureau du programme.
12- Organiser et rédiger les procès-verbaux des assemblées générales qui se tiennent au bureau du programme.
13- Assurer la photocopie et la reliure des documents dans le bureau du programme.
Effectuer toute autre tâche confiée par le superviseur.
SOS Villages d’Enfants Ghana s’engage à prévenir tout type de comportement indésirable au travail, y compris le harcèlement sexuel, l’exploitation et les abus, le manque d’intégrité et les fautes financières, et à promouvoir le bien-être des enfants, des jeunes, des adultes et des bénéficiaires avec lesquels SOS Villages d’Enfants Ghana travaille. L’organisation attend de l’ensemble de son personnel et de ses bénévoles qu’ils partagent cet engagement par le biais de son code de conduite. Nous accordons une grande importance à ce que seules les personnes qui partagent et démontrent nos valeurs soient recrutées pour travailler avec nous. SOS Villages d’Enfants Ghana s’engage à garantir la diversité et l’égalité des sexes au sein de son organisation et encourage les candidats issus de milieux divers à postuler.
