SOS CHILDREN’S VILLAGES est une organisation de protection de l’enfance qui offre une prise en charge familiale stable aux enfants dans le besoin. Nous fournissons également des services sociaux aux familles à risque par le biais de nos projets de renforcement de la famille. Actuellement, nous opérons sur quatre sites : Tema, Asiakwa, Kumasi, Tamale, et le bureau national se trouve à Accra. Nous invitons les personnes dynamiques et dûment qualifiées à poser leur candidature au poste d’assistant administratif de programme :
Assistant(e) administratif(ve) de programme
Poste d’affectation : Asokore Mampong, Kumasi
Objectif : contribuer à fournir un soutien administratif, organisationnel, logistique et de gestion efficace et réactif au directeur du programme et au bureau du programme sur place.
Qualifications et expérience
Le candidat idéal doit avoir :
- Un diplôme de premier cycle en administration des affaires (communication/gestion) ou en sciences sociales, avec deux ans d’expérience dans un poste similaire.
- Maîtrise de l’outil informatique (Word, Excel, Power Point et Access)
- Capacité à faire preuve d’initiative et à travailler sous pression avec un minimum de supervision.
- Bonne communication orale et écrite
- Bonnes relations interpersonnelles
- Faire preuve de patience, d’amabilité, de fermeté, de tact, d’organisation et, d’une manière générale, d’intérêt pour la fourniture d’un service à la clientèle compétent.
- Avoir une bonne connaissance de l’organisation d’un bureau et des procédures administratives et de secrétariat.
- Avoir une forte sensibilité culturelle, être capable de travailler avec des personnes issues de milieux culturels différents.
- Avoir l’esprit d’équipe, posséder de solides compétences en matière de collaboration et être capable d’établir des relations avec des personnes d’origines culturelles différentes.
Principales responsabilités
- Assurer le fonctionnement efficace et efficient de la réception du bureau du programme.
- Gérer et tenir à jour l’agenda du directeur de programme.
- Organiser des réunions hebdomadaires avec le directeur de programme pour discuter des engagements à venir, des invitations et d’autres demandes.
- Assurer la gestion de la correspondance, enregistrer les courriers entrants et sortants en provenance et à destination du bureau du programme, du bureau national et de tous les autres sites du programme.
- Mettre en place et maintenir un système efficace de stockage et de récupération des dossiers et autres documents.
- Diffuser des informations au personnel du bureau du programme et de toutes les unités du site.
- Rédiger des déclarations et aider à préparer des documents pour le directeur du programme.
- Maintenir un système de suivi de la correspondance et des rapports nécessitant des actions dans les délais fixés et assurer la liaison avec les chefs de projet respectifs pour garantir la soumission en temps voulu des réponses et des rapports au directeur du programme.
- Assurer un flux d’informations fiable entre le site, le bureau national et tous les autres sites du programme.
- S’occuper des donateurs, des sponsors et des visiteurs qui se présentent au bureau du programme et répondre aux demandes de renseignements.
- Assurer la gestion et l’utilisation efficaces du tableau d’affichage du bureau du programme.
- Organiser et rédiger les procès-verbaux des assemblées générales qui se tiennent au bureau du programme.
- Assurer la photocopie et la reliure des documents dans le bureau du programme.
- Effectuer toute autre tâche assignée par le superviseur.
SOS Villages d’Enfants Ghana s’engage à prévenir tout type de comportement indésirable au travail, y compris le harcèlement sexuel, l’exploitation et les abus, le manque d’intégrité et les fautes financières, et à promouvoir le bien-être des enfants, des jeunes, des adultes et des bénéficiaires avec lesquels SOS Villages d’Enfants Ghana travaille. L’organisation attend de l’ensemble de son personnel et de ses bénévoles qu’ils partagent cet engagement par le biais de son code de conduite. Nous accordons une grande importance à ce que seules les personnes qui partagent et démontrent nos valeurs soient recrutées pour travailler avec nous. SOS Villages d’Enfants Ghana s’engage à garantir la diversité et l’égalité des sexes au sein de son organisation et encourage les candidats issus de milieux divers à postuler.
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